Hoeveel een developer je écht oplevert: de waarheid over de outstaff-marge

«Ik was ervan overtuigd dat ik 40% verdiende op elke developer. De eerste keer dat we het per persoon uitsplitsten, kwam er 11% uit. Het verschil was bench-tijd waar ik simpelweg nooit als kostenpost aan dacht.»

Dit zijn de woorden van een eigenaar die een outstaff-studio met 14 engineers runt. Het verhaal is herkenbaar voor bijna iedereen die een team per uur verhuurt: het klanttarief minus het salaris van de developer lijkt winst. In werkelijkheid verstopt zich het halve bedrijf tussen die twee getallen — en tot je de kosten per persoon uitsplitst, stuur je op omzet, niet op marge.

Waarom «tarief minus salaris» liegt

Neem een typische medior engineer. Je factureert de klant $35 per uur; de developer kost ongeveer $3.000 per maand na belasting. In het hoofd van de eigenaar is dat $35 tegenover ruwweg $20 — een marge van bijna 43%. Het ziet er geweldig uit, en precies op dit getal leunen mensen wanneer ze besluiten meer aan te nemen, korting te geven of een salaris te verhogen.

Het probleem is dat een developer geen 160 factureerbare uren per maand levert. Tussen projecten in zit hij op de bench. Het onboarden van een nieuwe klant kost een week terwijl de persoon zich inwerkt in andermans code en processen. Tel daar meetings, code reviews, leren, ziektedagen en vakantie bij op. De echte bezetting — het aandeel uren waar de klant daadwerkelijk voor betaalt — komt zelfs bij gezonde studio's zelden boven de 75% uit. En elk niet-factureerbaar percent financier je uit eigen zak.

De uitsplitsing voor één persoon

Laten we eerlijk rekenen, met dezelfde cijfers.

43% op papier werd 12% in de praktijk. En dat is nog het gunstige scenario. Laat de bezetting door één lege maand dalen naar 60%, en dezelfde developer gaat in de min — ook al betaal je het salaris gewoon door.

Laten we een heel jaar doorrekenen

Het maandcijfer is misleidend omdat de bench ongelijk verdeeld is. Neem dezelfde medior engineer over een jaar. Tien maanden draait hij op 80%, één maand op 40% (een project liep af, het volgende was nog niet begonnen), en in totaal gaat een week op aan ziektedagen en leren. Over het jaar betaalde de klant voor ongeveer 1.250 uur in plaats van de theoretische 1.920. Omzet: ongeveer $43.750. Salaris met belasting: $36.000. Overhead per persoon: $8.400. Jaarwinst uit de developer: ongeveer −$650. Dezelfde engineer die «43% marge geeft», eindigde het jaar licht negatief — allemaal door één lege maand en een paar niet-factureerbare weken die over het jaar uitgesmeerd zijn.

«De bench staat op geen enkele factuur, dus niemand ziet hem. En hij vreet meer op dan welke korting aan een klant dan ook.»

Drie kosten die iedereen onderschat

Ten eerste, de bench. De tijd tussen projecten betaal jij, niet de klant. Eén lege week per maand betekent minus 25% omzet per persoon bij hetzelfde salaris. In een studio van 14 mensen is zelfs een gemiddelde bench van 10% als het onderhouden van anderhalve persoon die niets opbrengt.

Ten tweede, niet-factureerbare uren binnen een project. Dagelijkse standups, klantoverleg, reviews, onderzoek, herwerk na gewijzigde requirements. De klant betaalt voor 6 uur terwijl er 8 bezet zijn. Die twee uur per dag zijn ook jouw kosten, alleen onzichtbaar.

Ten derde, managementoverhead. Elke vijf à zes engineers hebben een projectmanager nodig, en het werven of vervangen van iemand kost ongeveer een maand salaris, plus de maanden totdat de nieuwkomer op volle snelheid draait. Dat geld is aan geen enkele factuur gekoppeld, waardoor het makkelijk over het hoofd wordt gezien — tot je de winst per persoon na overhead uitrekent.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Je hoort het probleem terug in typische zinnen binnen de studio. «We hebben veel projecten maar weinig winst.» «We zijn gegroeid naar 20 mensen, maar de eigenaar verdient als bij 12.» «Een klant is afgehaakt — we redden ons wel, we zetten de persoon op een intern project» (oftewel, volledig op de bench voor jouw rekening). «Laten we deze klant 10% korting geven, ze zijn groot» — terwijl de marge op dat account al 12% was, en de korting maakt het verliesgevend.

Dit zijn allemaal symptomen van één ding: de studio telt het verschil tarief-minus-salaris en telt nooit de winst per persoon na bench en overhead. De omzet is groot, en de eigenaar vraagt zich af waar de winst blijft.

Zo zie je de marge op elke developer

Om dit te sturen moet je omzet en kosten per persoon of per project zien, niet in één pot. In Finmap zet je projecten en richtingen op, boek je klantomzet en de directe kosten van de persoon die het werk doet — en zie je de brutomarge per engineer en voor de studio als geheel. De bench houdt op onzichtbaar te zijn: een lege maand verschijnt meteen in het rapport, niet zes maanden later als een vaag «de winst is ergens gedaald». Je ziet ook welke klant een normale marge oplevert en welke enkel mensen bijna gratis belast.

Gerelateerd — hoe managementboekhouding verschilt van bookkeeping in IT en hoe je teambezetting meet.

Wat je eraan kunt doen

• Stel een streefbezetting in en houd die wekelijks in de gaten, niet één keer per kwartaal. Een op tijd opgemerkte lege week kan nog met een verkoop worden gedicht.
• Reken de bench mee in de prijs: het tarief moet niet alleen de drukke uren dekken, maar ook de onvermijdelijke lege. Als de streefbezetting 75% is, wordt het tarief daarop gebaseerd, niet op 100%.
• Meet de winst per persoon na overhead, niet het bruto verschil tarief-minus-salaris. Alleen het eerste getal vertelt de waarheid.
• Kijk naar de marge per klant: een grote klant met korting levert vaak minder op dan een kleine tegen volledig tarief.
• Plan vervangingen en aanwervingen vanuit de belasting, niet «voor de zekerheid». Elke «groei»-persoon zonder project is pure bench voor jouw rekening.

Outstaff voelt als een simpel businessmodel totdat je per persoon begint te rekenen. Zodra je dat doet, wordt duidelijk wie echt verdient, wie op de bench zit en waar marge weglekt via niet-factureerbare uren. En dan worden beslissingen over aannemen, kortingen of een nieuw project genomen op basis van cijfers, niet op het gevoel dat «er zijn veel mensen, dus het zit wel goed».

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Probeer Finmap 14 dagen gratis en zie deze maand al de marge op elke developer en elk project — zonder handmatig spreadsheets aan elkaar te plakken.