Wie viel ein Entwickler wirklich einbringt: die Wahrheit über die Outstaff-Marge

«Ich war mir sicher, dass ich an jedem Entwickler 40% verdiene. Als wir das erste Mal pro Person aufgeschlüsselt haben, kamen 11% heraus. Die Differenz war Bankzeit, die ich einfach nie als Kosten betrachtet hatte.»

Das sind die Worte des Inhabers eines Outstaff-Studios mit 14 Ingenieuren. Die Geschichte kennt fast jeder, der ein Team stundenweise vermietet: Der Kundensatz minus das Gehalt des Entwicklers sieht nach Gewinn aus. In Wirklichkeit verbirgt sich zwischen diesen beiden Zahlen der halbe Betrieb — und solange Sie die Kosten nicht pro Person aufschlüsseln, steuern Sie den Umsatz, nicht die Marge.

Warum «Satz minus Gehalt» lügt

Nehmen wir einen typischen Mid-Level-Entwickler. Sie stellen dem Kunden $35 pro Stunde in Rechnung; der Entwickler kostet nach Steuern etwa $3.000 im Monat. Im Kopf des Inhabers sind das $35 gegen rund $20 — eine Marge von fast 43%. Das sieht großartig aus, und genau auf diese Zahl stützt man sich, wenn man entscheidet, mehr Leute einzustellen, einen Rabatt zu geben oder ein Gehalt zu erhöhen.

Das Problem ist, dass ein Entwickler nicht 160 abrechenbare Stunden im Monat liefert. Zwischen Projekten sitzt er auf der Bank. Das Onboarding eines neuen Kunden kostet eine Woche, während sich die Person in fremden Code und Prozesse einarbeitet. Dazu kommen Meetings, Code-Reviews, Weiterbildung, Krankheitstage, Urlaub. Die reale Auslastung — der Anteil der Stunden, für die der Kunde tatsächlich zahlt — liegt selbst in gesunden Studios selten über 75%. Und jeden nicht abrechenbaren Prozentpunkt finanzieren Sie aus eigener Tasche.

Die Aufschlüsselung für eine Person

Rechnen wir ehrlich, mit denselben Zahlen.

Aus 43% auf dem Papier wurden 12% in der Realität. Und das ist noch das gute Szenario. Sinkt die Auslastung wegen eines leeren Monats auf 60%, rutscht derselbe Entwickler ins Minus — obwohl Sie das Gehalt genauso weiterzahlen.

Rechnen wir für ein ganzes Jahr

Die Monatszahl täuscht, weil die Bankzeit ungleichmäßig verteilt ist. Nehmen wir denselben Mid-Level-Entwickler über ein Jahr. Zehn Monate läuft er mit 80%, einen Monat mit 40% (ein Projekt endete, das nächste hatte noch nicht begonnen), und eine Woche insgesamt geht für Krankheitstage und Weiterbildung drauf. Über das Jahr hat der Kunde rund 1.250 Stunden bezahlt statt der theoretischen 1.920. Umsatz: etwa $43.750. Gehalt mit Steuern: $36.000. Overhead pro Person: $8.400. Jahresgewinn aus dem Entwickler: etwa −$650. Derselbe Ingenieur, der «43% Marge bringt», beendete das Jahr leicht im Minus — alles wegen eines leeren Monats und einiger nicht abrechenbarer Wochen, verteilt über das Jahr.

«Die Bankzeit taucht auf keiner Rechnung auf, deshalb sieht sie niemand. Und sie frisst mehr auf als jeder Rabatt an einen Kunden.»

Drei Kosten, die alle unterschätzen

Erstens die Bankzeit. Die Zeit zwischen Projekten bezahlen Sie, nicht der Kunde. Eine leere Woche im Monat bedeutet minus 25% Umsatz pro Person bei gleichem Gehalt. In einem Studio mit 14 Leuten entspricht schon eine durchschnittliche Bankzeit von 10%, dass Sie anderthalb Personen durchfüttern, die nichts einbringen.

Zweitens die nicht abrechenbaren Stunden innerhalb eines Projekts. Tägliche Standups, Abstimmungen mit dem Kunden, Reviews, Recherche, Überarbeitung nach Änderungen der Anforderungen. Der Kunde zahlt für 6 Stunden, während 8 belegt sind. Diese zwei Stunden täglich sind ebenfalls Ihre Kosten, nur unsichtbar.

Drittens der Management-Overhead. Auf jeweils fünf bis sechs Ingenieure kommt ein Projektmanager, und die Rekrutierung oder der Ersatz einer Person kostet etwa ein Monatsgehalt, plus die Monate, bis der Neuzugang die volle Geschwindigkeit erreicht. Dieses Geld ist an keine einzelne Rechnung gebunden, weshalb es leicht übersehen wird — bis man den Gewinn pro Person nach Overhead berechnet.

Wie sich das im Alltag zeigt

Man hört das Problem an typischen Sätzen im Studio. «Wir haben viele Projekte, aber wenig Gewinn.» «Wir sind auf 20 Leute gewachsen, aber der Inhaber verdient wie mit 12.» «Ein Kunde ist abgesprungen — kein Problem, wir setzen die Person auf ein internes Projekt» (also auf volle Bankzeit auf Ihre Kosten). «Geben wir diesem Kunden 10% Rabatt, er ist groß» — obwohl die Marge auf diesem Account schon bei 12% lag und der Rabatt ihn defizitär macht.

All das sind Symptome eines einzigen Problems: Das Studio rechnet die Differenz Satz-minus-Gehalt und nie den Gewinn pro Person nach Bankzeit und Overhead. Der Umsatz ist groß, und der Inhaber fragt sich, wo der Gewinn bleibt.

Wie Sie die Marge jedes Entwicklers sehen

Um das zu steuern, müssen Sie Umsatz und Kosten pro Person oder pro Projekt sehen, nicht in einem Topf. In Finmap legen Sie Projekte und Bereiche an, buchen den Umsatz vom Kunden und die direkten Kosten der ausführenden Person — und sehen die Bruttomarge pro Ingenieur und für das Studio insgesamt. Die Bankzeit ist nicht mehr unsichtbar: Ein leerer Monat zeigt sich sofort im Bericht, nicht erst nach sechs Monaten als vages «der Gewinn ist irgendwie eingebrochen». Ebenso sehen Sie, welcher Kunde eine normale Marge bringt und welcher die Leute nur fast umsonst auslastet.

Passend dazu — wie sich Betriebsbuchhaltung von der Buchhaltung in der IT unterscheidet und wie man die Teamauslastung misst.

Was Sie tun können

• Legen Sie eine Ziel-Auslastung fest und beobachten Sie sie wöchentlich, nicht einmal pro Quartal. Eine rechtzeitig erkannte leere Woche lässt sich noch mit einem Verkauf schließen.
• Kalkulieren Sie die Bankzeit ein: Der Satz muss nicht nur die ausgelasteten Stunden decken, sondern auch die unvermeidlichen leeren. Liegt die Ziel-Auslastung bei 75%, wird der Satz daraus berechnet, nicht aus 100%.
• Messen Sie den Gewinn pro Person nach Overhead, nicht die Bruttodifferenz Satz-minus-Gehalt. Nur die erste Zahl sagt die Wahrheit.
• Betrachten Sie die Marge pro Kunde: Ein großer Kunde mit Rabatt bringt oft weniger als ein kleiner zum vollen Satz.
• Planen Sie Ersatz und Einstellungen anhand der Auslastung, nicht «auf Vorrat». Jede Person «für das Wachstum» ohne Projekt ist reine Bankzeit auf Ihre Kosten.

Outstaff wirkt wie ein einfaches Geschäft, bis man anfängt, pro Person zu rechnen. Sobald man das tut, wird klar, wer wirklich verdient, wer auf der Bank sitzt und wo die Marge durch nicht abrechenbare Stunden verloren geht. Und dann werden Entscheidungen über Einstellungen, Rabatte oder ein neues Projekt anhand von Zahlen getroffen, nicht anhand des Gefühls, dass «es viele Leute gibt, also muss alles gut sein».

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

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