Van Handgeschreven Boeken naar een 54 Miljoen UAH Bedrijf: Het ThinkGlobal-verhaal
“Momenteel heb ik een omzet van ongeveer 54 miljoen UAH per jaar. De winstgevendheid voor de scholen is ongeveer 46%, en voor de kleuterschool is het lager — ongeveer 14%.”
— Yana Moskovchenko, oprichtster van ThinkGlobal private school en KUKU Kids kleuterschool
Uitdaging
Yana Moskovchenko stelde zich niet voor om een zakenimperium op te bouwen — ze begon met de zoektocht van een moeder naar een school die de geest van haar dochter niet zou “breken” op de manier waarop ze voelde dat het staatsstelsel had gedaan. Deze zoektocht leidde haar ertoe de franchiserechten van ThinkGlobal private school in 2017 te kopen, samen met een centrum voor vroege kindheid dat later KUKU Kids kleuterschool werd, plus een reeks GLOBAL FRIENDS familiekampen.
Jaren lang voerde ze de financiën zoals veel oprichters eerst doen: met de hand. Dagboeken registreerden hoeveel in- en uitging op elke locatie, en Moskovchenko moest de nummers zelf afstemmen — en ze kwamen vaak niet overeen. Tot ze fysiek een locatie bezocht of iemand daar belde, had ze geen idee hoeveel geld eigenlijk in het kasregister zat. Ze beschrijft constant proberen alles in haar hoofd te houden: waar hebben we iets vergeten op te nemen, waarom is er een tekort, waarom past het niet in Excel. “Het was een nachtmerrie,” zegt ze. “Ik wil het me niet eens herinneren.”
De onzekerheid kwam tot een hoogtepunt aan het begin van de grootschalige invasie, toen Moskovchenko overwoog de school te verkopen uit bezorgdheid over instabiliteit — voordat ze besefte dat proberen een bedrijf te verkopen dat op niets meer dan een Excel-vel wordt gevolgd, naar haar woorden, onprofessioneel was.
Oplossing
Moskovchenko hoorde over Finmap op een conferentie en implementeerde het in het hele bedrijf. De uitrol was geen onmiddellijke instemming — haar team verzette zich aanvankelijk, zoals de meeste teams zich tegen elk nieuw systeem verzetten. Ze duwde het erdoor met een eenvoudige argumentatie: niemand wil kleren meer met de hand wassen, en dit was het equivalent van het installeren van een afwasmachine voor de financiën van de school. Finmaps team voerde een onboardingsessie uit voor haar personeel, en binnen een maand vertelden dezelfde werknemers die zich verzet hadden haar: “Hoe hebben we het voordien gedaan?”
Vandaag voert Moskovchenko twee schoollocaties en een kleuterschool uit, elk met zijn eigen administrator en kasregister, en categoriseert betalingen in Finmap. Ze kan het saldo van elk register op elk moment controleren, en volgt de GLOBAL FRIENDS kampen als een afzonderlijk project zodat ze precies kan zien hoeveel naar reclame kan gaan versus hoeveel nettowinst is. Wanneer ze de schoolgeld voor volgende jaar bepaalt, doet ze dit nu op basis van echte financiële gegevens uit Finmap in plaats van gissen.
Resultaten
Het duidelijkste resultaat is zichtbaarheid. Moskovchenko zegt dat ze met Finmap in een ander stadje kan zitten, haar telefoon kan openen en de echte toestand van het bedrijf zien — een twee minuten controle in plaats van een afstemningsnachtmerrie. Voor een recent interview haalde ze de nummers in een paar minuten in de app: jaarlijkse omzet van ongeveer 54 miljoen UAH (grofweg $1.272.770), met winstgevendheid van ongeveer 46% voor de scholen en ongeveer 14% voor de kleuterschool.
Sindsdien is ze een voorstander geworden van het behandelen van financiële tracking als een zakelijk fundamenteel in plaats van een karwei, en raadt ze andere oprichters die onderwijs binnengaan aan om hun financiële model te berekenen voordat ze beginnen, niet daarna. Zoals ze het zegt, is de kost van het hulpmiddel niets vergeleken bij de uren handmatig werk die het vervangen — en de vrijheid die het haar, naar haar woorden, gekocht heeft om zich te concentreren “op liefde, op groei, op de gelegenheid dit universum te proeven.”
