Hoe TURE Financiële Planning naar een Seizoensgebonden Bedrijf Bracht
TURE voert avonturentoerisme in Oekraïne uit — bergwandelen, rafting, skitochten, zijn eigen “White Elephant” en “White Bison” accommodatieketens, en buitencompetities, met operaties verspreid over de Dniester, de Karpaten en Ternopil. Roman Kozachuk, Hoofd Marketing, sloot zich in 2016 bij het bedrijf aan en hielp de marketingfunctie in 2020 te formaliseren; het bedrijf schaalt van een vierpersoonsteam tot 25-50 werknemers op piekseizoen.
“Intuïtief management zonder plannen en budgetten kan korte-termijnresultaten opleveren, maar financiële planning maakt een bedrijf veerkrachtig.”
— Roman Kozachuk, Hoofd Marketing, TURE
Uitdaging
Kozachuks vroege jaren bij TURE betekenden dat hij alle petten tegelijk droeg. “Ik moest over verschillende afdelingen werken: van het coördineren van gidsen en logistiek tot het beheren van een seizoensverhuur in Ternopil en zelfs zelf als gids werken. Dit gaf me een 360-graden beeld van het bedrijf,” zegt hij — een beeld dat de gaten in de financiën van het bedrijf moeilijk te negeren maakte.
Toerisme is een onverbiddelijk bedrijf om op spreadsheets te draaien. TURE's financiën bevonden zich in handmatige Excel-bestanden met complexe formules die tijd kostten om bij te werken, dus het beeld was altijd een stap achter de werkelijkheid. Trips konden een verandering dezelfde dag nodig hebben vanwege weer, de markt zelf trok scherp in na februari 2022, en vraag schommelt hard tussen zomerpieken en winterdalingen. Bovendien waren operaties verspreid over meerdere locaties, zonder snelle manier om totale uitgaven per categorie in het hele bedrijf te zien.
Oplossing
TURE verhuisde begin 2024 naar Finmap, zoekend naar een transparante uitgavenstructuur en realtime zichtbaarheid in projectwinstgevendheid. De alleeneigenaren (FOP's) van het bedrijf verbonden hun bankrekeningen rechtstreeks met het platform, vervangend handmatige invoer door livegegevens. “Finmap hielp ons onze processen prachtig te automatiseren. Integratie met banken voor onze alleeneigenaren (FOP) haalt gegevens realtime. We kunnen nu het financiële beeld per kanaal zien: Meta-advertenties, Google-advertenties, ontwerp of merkhandise,” zegt Kozachuk.
Die kanaal-niveau uitsplitsing, gekoppeld aan Finmaps Plan versus Werkelijk beeld, gaf TURE onmiddellijke budgetzichtbaarheid in plaats van vertraagde, en stelde het team in staat om een duidelijke lijn te trekken tussen bedrijfsuitgaven en kapitaaluitgaven — een onderscheid dat van belang is voor een bedrijf dat in accommodatieketens investeert terwijl het ook dag-in-dag-uit trips runt.
Resultaten
Kozachuk frameert de verschuiving minder als een softwarewisseling en meer als een verandering in hoe het bedrijf wordt gerund. “Intuïtief management zonder plannen en budgetten kan korte-termijnresultaten opleveren, maar financiële planning maakt een bedrijf veerkrachtig,” zegt hij. Voor een bedrijf wiens vraag in een dag kan veranderen vanwege weer, of in een jaar vanwege een marktschok, is die veerkrachtigheid het punt.
Zijn advies aan iedereen die hetzelfde pad in toerisme overweegt is direct: “Als je de toerismesector wilt binnengaan, moet je er gepassioneerd over zijn omdat de uitdagingen echt zijn. Financiën is het hulpmiddel dat je precies laat zien waar die passie je heen leidt.”
TURE's verhaal vermeldt geen specifieke omzet, kosten of groeispercentage van de overstap — de verandering die het beschrijft is structureel: realtime bankgegevens in plaats van handmatige invoer, uitgaven zichtbaar per kanaal in plaats van begraven in formules, en een plan dat het bedrijf tegen zichzelf kan controleren in plaats van aan het einde van het jaar uit te vinden of de getallen werkten. In een bedrijf dat zo seizoengebonden is, het plan-versus-werkelijk beeld realtime kennen is op zichzelf de winst.
