Hoe Viora Build 20 Uur per Week Vrijmaakte door Spreadsheets te Vervangen met Finmap
Viora Build is een bouwbedrijf met zetel in Portugal, dat premium en luxe villa's bouwt evenals meerlaagse woningontwikkelingen voor particuliere beleggers en ontwikkelaars die zowel bouwkwaliteit als transparantie in de getallen erachter verwachten. Zoals de meeste projectgebaseerde bouwers, voert Viora Build meerdere klussen tegelijk uit, elk met zijn eigen budget, aannemers, betalingsschema en materiaalkosten — een structuur waar het gemakkelijk is om het spoor bijster te raken van wat eigenlijk met het geld gebeurt.
“Werken met de financieel directeur maakte mij minstens 20 uur per week vrij voor financiën.”
— Simon, Operations Manager bij Viora Build
Uitdaging
Jaren lang voerde Viora Build zijn financiën op dezelfde manier uit als veel groeiende bouwbedrijven: in Google Sheets. Elke uitgave werd met de hand ingevoerd en handmatig gecategoriseerd, project voor project.
“We volgden alle uitgaven handmatig, en dit leidde voortdurend tot fouten. We hadden een systeem nodig dat een duidelijk beeld geeft en helpt bij groei,” zegt Simon, Operations Manager bij Viora Build.
De gaten gingen verder dan typo's. Het bedrijf had geen P&L- of Cashflow-rapporten, dus werkelijke projectmarges waren onzichtbaar tot lang daarna. Er was geen betalingskalender, wat het bedrijf blootgesteld liet aan kasgaten. En omdat meerdere grote projecten parallel liepen, droeg een enkele miscalculatie echt financieel risico.
“We hadden iemand nodig die juiste P&L- en Cashflow-rapporten kon opstellen, opsplitsingen per maanden en kwartalen kon maken, financiële planning kon afhandelen en commerciële voorstellen voor beleggers kon opstellen,” legt Simon uit. Het bedrijf wist vroeg aan dat automatisering nodig was, maar middelbeperkingen vertraagden de stap tot het bedrijf het zich kon veroorloven.
Oplossing
Zodra Viora Build het kapitaal had om te handelen, pakte het dit op twee fronten tegelijk aan. Ten eerste huurde het een financieel manager in om categorisering van operaties, bouwing van rapporten en financiële planning af te handelen — een rol die sindsdien is gegroeid tot een financieel directeursfunctie die meer strategisch werk afhandelt.
“Aanvankelijk werkten we in het formaat van een financieel manager: hij categoriseerde alle operaties, bouwde rapporten op. En nu werken we op een dieper niveau in het formaat van een financieel directeur, wanneer hij strategische beslissingen uitvoert en ons rapportage verstrekt,” zegt Simon.
Ten tweede verhuisde het bedrijf elke financiële operatie van Google Sheets naar Finmap, wat categorie-niveau tracking, live accountsaldi en P&L- en Cashflow-rapporten op aanvraag gaf. Met de basis op zijn plaats neemt het team nu een stap verder: het integreren van financiën, aankoop en kostenraming in een enkel ERP-systeem, zodat aankoopplanning, kostenbeheer en afwerkingscertificaten allemaal gesynchroniseerd blijven.
Resultaten
Financieel beheer was niet langer reactief, en het leiderschapsteam kreeg een duidelijk beeld in elk project.
De meest onmiddellijke winst was tijd. “Werken met de financieel directeur maakte mij minstens 20 uur per week vrij voor financiën,” zegt Simon — uren die hij nu in het ontwikkelen van het bedrijf doorbrengt in plaats van getallen na te jagen.
De tweede winst was nauwkeurigheid. “Nu kunnen we onze projectmarges nauwkeurig berekenen en, dankzij dit, nettowinst,” merkt Simon op. Met een betalingskalender op zijn plaats heeft het team ook een duidelijk beeld van wat aankomt en welke afwerkingscertificaten nog moet worden uitgegeven, het giswerk verwijderend dat kasgaten placht te omgeven.
Aankoop, financiën en raming werken nu in sync in plaats van in afzonderlijke silo's, waardoor tijd wordt bespaard in het bredere managementteam, niet alleen voor Simon. Met de ERP-uitrol bezig, positioneert Viora Build zich voor zijn volgende stadium: het aannemen van grotere projecten met het vertrouwen dat voortkomt uit het precies weten waar het geld staat.
“Nu kunnen we onze financiën plannen zonder onszelf in een hoek te rijden. Dit geeft vertrouwen en vrijheid voor groei,” zegt Simon.
