Cum Gold Kitchen a Transformat 4 Ore de Contabilitate Zilnică în Secunde
Gold Kitchen este o afacere ucraineană care vinde echipamente profesionale pentru industria HoReCa, operând pe retail, comenzi online, și livrări en-gros către parteneri. Din 2019, când și-a abandonat biroul, compania funcționează complet la distanță, ceea ce înseamnă că fiecare parte a afacerii are nevoie de acces partajat și actualizat la numere.
“Am petrecut patru ore pe zi doar revizuind și 'glisând' fonduri de la o lună la alta.”
— Roman, proprietar al Gold Kitchen
Provocare
Înainte de Finmap, proprietarul Roman conducea finanțele companiei manual — trăgând figuri din mai multe bănci și foi de calcul Excel și reconciliindu-le singur.
„Am petrecut patru ore pe zi doar revizuind și 'glisând' fonduri de la o lună la alta,” spune Roman. Acea oră ar fi putut merge în lansarea de noi direcții, lucrul cu clienți, sau scalarea afacerii, dar în schimb a dispărut în rutină.
Costul mai mare era invizibilitatea. Cu vânzări împărțite pe en-gros, retail, și comenzi online, Roman nu putea spune care canal chiar conducea profit. „Nu știam care era cifra mea de afaceri sau care zone erau profitabile. Aveam doar o idee aproximativă a cifrelor,” spune el. Fără vreo contabilitate managerială, deciziile pe cheltuire și investiție erau luate pe intuiție mai degrabă decât pe date, și nu era nicio cale de a vedea o găură de numerar venit înainte de a ajunge.
Soluție
Roman a decis să rezolve problema sistematic decât să o pată. A conectat Finmap și a adus un expert financiar cu peste 20 de ani de experiență lucrând cu mari companii și importatori pentru a ajuta la stabilire corect.
„Expertul financiar e de top. Sunt foarte plăcut surprins. Cunoașterea e cheie,” spune Roman.
Implementarea a trecut prin mai multe etape: maparea fiecărei surse de venit și cheltuială și împărțirea lor pe zona de afaceri, configurarea categoriilor Finmap și regulelor automate în jurul structurii specifice a Gold Kitchen, sincronizarea datelor prin integrări și importuri de fișier unde integrare directă nu era disponibilă — inclusiv conectarea NovaPay și stabilirea contabilității pentru conturi Monobank — și instruirea Roman și echipei sale să citească datele singuri în loc să aștepte rapoarte manuale.
Rezultate
Schimbarea s-a arătat direct în rutina zilnică a lui Roman. Timpul petrecut pe gestionarea financiară a fost redus de aproximativ zece ori — în loc de patru ore pe zi, câteva clicuri sunt suficiente. După cum o spune Roman: „O secundă este o economie uriaș de timp; poți vedea toate finanțele tale oricând din zi sau an.”
Dincolo de timp economisit, Roman acum are vizibilitate deplină pe venituri și cheltuieli pe categorie, o citire clară pe care zone de afaceri sunt chiar profitabile, și o fundație pentru prognozarea golurilor și plăților de numerar — decizii care obișnuiau să ruleze pe sentiment acum rulează pe date.
„Înainte, era contabilitate care funcționa mai mult pentru stat. După, era contabilitate managerială care funcționează pentru companie,” spune Roman.
Cu modelul de bază la loc — categorii construite, zone de afaceri separate, și echipa implicată în mentenanță zilnică — Gold Kitchen acum privește spre viitor: folosind Finmap pentru a prognoza golurile de flux de numerar, optimizând cheltuielile pe zona de afaceri pentru a îmbunătăți margele, și deschizând noi canale de vânzare peste contabilitatea managerială care este deja la loc.
„Acum avem mai mult decât contabilitate pentru rapoarte; avem contabilitate managerială care arată poza reală a afacerii,” spune Roman.
