Cum Intelligent System a Crescut ~150% Într-un An de Pandemie cu Finmap
“\"Calendarul de plăți ne-a ajutat să planificăm veniturile și cheltuielile astfel încât să știm dacă aveam o lacună de numerar sau unde ar putea apărea. Am avut timp să reacționez și să evit o asemenea situație.\"”
— Mykola Mostovoy, Fondator, Intelligent System
Provocare
Mykola Mostovoy și-a construit afacerea de construcții în felul în care fac majoritatea contractorilor la început: rapid, hands-on, și din Excel. Până când compania rula zece echipe separate din Varșovia — dotate cu o echipă internațională extrasă din Ucraina, Moldova, Georgia, Belarus și Polonia — acea abordare încetase să funcționeze. Fiecare echipă ținea propriul buget pentru materiale și consumabile, dar nimeni nu avea un singur loc de a vedea poza întreagă: care clienți chiar plătiseră, cât se muta pe ușă pe achiziții și salarii, care proiecte erau profitabile și care nu, sau ce echipament stătea în depozit pe zece locuri diferite. Înainte de Finmap, toate acestea trăiau în fișiere Excel împrăștiate, și reconcilierea numerelor unei echipe contra celorlalte mânca timp pe care echipa nu-l avea.
Firma de contabilitate polonă de outsourcing a companiei nu era construită pentru a închide acel gol. Rapoartele sale ajungeau două-trei săptămâni după fapte — bine pentru depunere, inutile pentru o decizie care trebuia luată acea săptămână. Fix evident, angajarea unui director financiar cu normă întreagă în Varșovia, a venit cu etichetă reală: aproximativ 8.000 PLN (aproximativ €2.000) pe lună, cost pe care Mostovoy nu era gata să se angajeze pentru un rol pe care nu putea încă pe deplin justifica. „Aveam nevoie de un instrument de contabilitate managerială mai oportun care să ne arate unde câștigăm profit, unde pierdem bani, și unde am putea opera mai eficient,” spune el.
Soluție
Mostovoy a consolidat bugetele tuturor zece echipe în Finmap, cu acces bazat pe rol, așa că manageri de proiect, șefi de echipă și șoferi fiecare văd și intră doar în ceea ce e relevant pentru partea lor din afaceri. În loc de a grupa documente pentru o reconciliere la sfârșitul lunii, angajații înregistrează singuri venituri, cheltuieli și tranzacții de transfer, pe măsură ce se întâmplă, folosind cele trei puncte de intrare principale ale Finmap.
Două funcționalități poartă greutatea zilnică. Raportul Flux de Numerar îi dă lui Mostovoy o lectură aceeași zi pe unde se mută chiar banii, echipă cu echipă. Calendarul de Plăți îi permite să planifice venitul și cheltuiala înainte de timp în loc de a descoperi o lipsă după ce e deja o problemă. „Calendarul de plăți ne-a ajutat să planificăm veniturile și cheltuielile astfel încât să știm dacă aveam o lacună de numerar sau unde ar putea apărea. Am avut timp să reacționez și să evit o asemenea situație,” spune el.
Sistemul s-a transformat și în o plasă de siguranță neplanuită. Într-o septembrie, un angajat a pierdut o factură de 4.500 PLN (aproximativ €1.000) și a uitat-o cu totul — până când contabili au mers să stabilească documente lunii și au găsit-o lipsă. Pentru că tranzacția era deja înregistrată în Finmap, compania a prins lacuna înainte ca banii să fie pierduți pe bună. „Bine că a rulat-o tot prin Finmap,” spune Mostovoy.
Rezultate
Cu vizibilitate zilnică pe toate zece echipe, afacerea de construcții a lui Mostovoy a crescut cu aproximativ 150% într-un singur an — în pofida pandemiei. Un efort separat în portofoliul lui, rulat pe Finmap în fintech, a crescut 400% pe aceeași perioadă.
La fel de semnificativ e angajarea pe care Mostovoy încă nu a trebuit să o facă. „La nivelul la care operez, ar trebui să angajez pe cineva pentru a gestiona finanțele cu mult timp în urmă. Dar cu serviciul Finmap nu e nevoie încă,” spune el — ocolind acel cost de aproximativ 8.000 PLN pe lună în timp ce încă obține vizibilitate zilnică, structurată pe fiecare echipă.
Întrebat direct de ce a adoptat Finmap, Mostovoy nu ajunge la o metrică financiară. „Pentru că e cool!” spune el.
