Cum LIBERT a Economisit $8.348 pe An Înlocuind Foi de Calcul cu Finmap
LIBERT rulează transport premium și de clasă de afaceri în Ucraina — rezervări individuale și corporative, transport pentru delegații oficiale, logistică de evenimente, rute internaționale, vehicule blindate pentru călătorii sensibile la securitate, și șoferi care vorbesc engleză. Andriy Antonenko a fondat compania în 2008 și a construit-o în jurul unui principiu simplu: ordinea contează, mai ales în finanțe, așa că și-a antrenat echipa pe un sistem clar de raportare din timpuriu.
“\"În sfârșit, se construiesc relații cinstite și transparente cu întreaga mea echipă, care e una din cheile succesului pentru mine.\"”
— Andriy Antonenko, Proprietar, LIBERT
Provocare
Acea disciplină era manuală. LIBERT rula pe foi de calcul făcute singur, și până la sfârșitul anului asta însemna reconciliarea a doispe plus tabele lunare care deveniseră prea complexe pentru a avea încredere fără verificare constantă dublă. Fiecare seară purta același risc. „Dacă seara nu verifici totul pe tabele și nu legi suplimentar toate rezultatele, sau pierzi o greșeală undeva, atunci mâine va fi imposibil să dezlegi această grămadă de date!” spune Antonenko. Volumul de muncă depășise ceea ce ar putea o singură persoană de operații rezonabil manevra în ore normale, și sistemele CRM pe care LIBERT le-a încercat de-a lungul drumului nu se potriveau cum afacerea de fapt funcționează — niciuna nu era construită în jurul șoferilor, vehiculelor, și proiectelor felul în care compania de transport are nevoie.
Soluție
Antonenko a decis să încerce Finmap. „Sistemul e simplu și totul e clar. Și întâlnirea online cu consultantul de suport a făcut posibil să adaptez serviciul exact la formatul meu de afaceri,” spune el.
Compania și-a construit configurarea Finmap în jurul cum chiar ruleaza: fiecare dintre aproximativ 20 șoferi ai LIBERT primește un cont individual pentru a înregistra cheltuieli cu chitanțe și eticheta-le la un proiect, așa că cheltuielile nu sunt niciodată mister până când ajung la birou. Mașini individuale sunt urmărite ca proiecte în dreapta lor, arătând costuri de serviciu și venit pe clasă de vehicul. Un tablou de bord îi dă și lui Antonenko vizibilitate în consumul de combustibil al fiecărui șofer contra limitelor lor.
Rezultate
Rezultatul cel mai clar e o angajare pe care LIBERT nu mai are nevoie s-o facă. Luarea unui manager de operații suplimentar, la salariu lunar mediu al Ucrainei de $750, ar costa compania aproximativ $8.780 pe an. Abonamentul anual Finmap ruleaza $432 — o economie netă de $8.348 pe an, dincolo de plata și cheltuielile de management pe care o noua angajare ar fi adăugat.
De zi cu zi, asta înseamnă și mai puțin timp petrecut reconciliindu-se și mai mult timp petrecut rulând afacerea: limitele de combustibil, balanțele șoferilor, și profitabilitate la nivel de vehicul sunt acum ceva pe care Antonenko o poate verifica pe un tablou de bord în loc de reconstruire dintr-o grămadă de tabele. Celălalt rezultat e mai greu de pus un număr pe dar contează la fel de mult pentru el: încredere în interiorul echipei. „În sfârșit, se construiesc relații cinstite și transparente cu întreaga mea echipă, care e una din cheile succesului pentru mine. E important că e suficient pentru toți, atunci munca șoferilor va fi confortabil și nivelul serviciului nostru va crește,” spune el.
Deja se gândește la ce altceva ar putea sistemul prelua: „Nici nu știam dacă existau programe similare sau concurenți la Finmap. Și de ce, dacă sistemul asta mă satisface complet? Ar fi bine pentru afacerea noastră să poată nu doar să emită facturi în Finmap, dar și să furnizeze certificatele de lucrări completate.”
