Cum Mathema a Înlocuit o Greșeală de $250 Excel cu Control Financiar Zilnic
“\"Aveam noroc cu finanțele mele, mereu am ascultat oameni deștepți, și cu toții spuneau: controlează finanțele.\"”
— Vitalii Shkil, Co-fondator, Mathema
Provocare
Mathema e o școală de matematică online care azi rulează mai mult de 20.000 de lecții pe lună pentru mai mult de 2.000 de elevi. Nu a început așa, și nu a început nici pe Finmap — co-fondatorul Vitalii Shkil a construit finanțele timpurii ale companiei în Excel, felul în care făceau mulți founding. A lucrat, până când scara i-a ajuns. Foile de calcul care trebuiau să-i dea lui Shkil o imagine financiară completă niciodată nu au prestat cu adevărat — actualizări rămâneau, și afacerea plătea pentru asta în moduri care erau greu de văzut venind. Într-un incident, o eroare în interiorul unei formule Excel a pierdut afacerea $250, și a luat echipei două ore de căutare doar pentru a găsi unde numărul greșise.
Pentru Shkil, acel fel de gol conta mai mult decât ar fi putut pentru un fondator pentru-prima-dată. A intrat în afaceri purtând deja cunoștințe de contabilitate-financiară, și nu era dispus să lase o foaie de calcul să fie tavan pe cât de bine ar putea s-o aplice. „Aveam noroc cu finanțele mele, mereu am ascultat oameni deștepți, și cu toții spuneau: controlează finanțele,” spune el.
Soluție
Din martie 2021, Mathema rulează gestionarea sa financiară pe Finmap. Shkil a conectat conturile bancare ale companiei așa că tranzacții se postează automat în loc să fie scrise manual — închizând pasul de intrare-manuală unde greșeala de $250 se strecurase. A și setat acces bazat pe rol pe toată echipa, așa că oamenii au putut înregistra și vedea numerele relevante la partea lor din afaceri fără ca fiecare deținător de cont să aibă nevoie de vizibilitate financiară completă.
Obiceiul zilnic e monitorizarea fluxului de numerar — o vizualizare aceeași zi a ceea ce se mișcă înăuntru și afară, înlocuind poza întârziată, fragilă care Excel obișnuia să-i dea. Dincolo de acea verificare zilnică, Shkil revizuiește o declarație P&L și flux de numerar lunară, și urmărește pagamente-prim-lecție în mod special, pentru că acel metric îi spune dacă studenți noi se convertesc de fapt în plătitori mai degrabă decât doar se înscriu. El folosește aceleași numere pentru a ține structura de costuri a Mathemei sub revizuire regulată, căutând categorii gata optimizării pe măsură ce școala scalează. „Deja aplicam cunoștințele mele de contabilitate-financiară unei noi afaceri, fcând-o financiar sănătoasă din început,” spune el.
Rezultate
Mathema a crescut într-o școală care rulează mai mult de 20.000 de lecții pe lună pentru peste 2.000 de elevi, cu raportare financiară care nu mai depinde pe cineva amintindu-se să actualizeze o foaie de calcul corect, sau prinderea unei erori înainte să coste bani reali. Sub disciplina fluxului de numerar zilnic pe care Shkil a construit-o în jurul Finmap, compania raportează că niciodată nu a cădut într-o lacună de numerar — genul exact de orbire care a costat afacerea $250 și două ore pierdute înapoi când Excel era sistemul întreg.
Pentru Shkil, alegerea instrumentului niciodată a fost pur financiară. „Și vreau să suport produse cool din Ucraina cum e Finmap,” spune el.
