Николай Мостовой — 16 лет предпринимательского опыта, 3 года ведет бизнес в Польше
Занимается строительством, розничной торговлей, предоставлением консультационных услуг.
Специалист по управлению финансами.
Любит помогать другим предпринимателям становиться эффективнее и порядок в деньгах.

Intelligent System, г.Варшава — консалтинговая компания Николая, которая помогает предпринимателям со стратегическим планированием, созданием финмоделей, ценообразованием, маркетингом и всем, что необходимо бизнесу для роста. Также помогают компаниям из Украины выходить на польский рынок.

Сайт: https://intelligentsystem.com.pl

Вырасти в период пандемии и локдауна? Перестать терять тысячи евро? Экономить ежемесячно около 2000 €?

Это все стало возможным для бизнеса одного из наших пользователей, Николая Мостового. Как? Он внедрил системный учет денег с Finmap. А дальше произошла магия.

Шутка:) Никакой магии. Только регулярное ведение финучета и внимание к аналитике, чтобы каждый день понимать ситуацию в бизнесе. Как именно Николай использует Finmap и какие результаты это дает — рассказываем в кейсе.

Дано

До создания консалтинговой компании Николай занимался строительным бизнесом. Проект рос, было 10 бригад плюс менеджеры, которые вели объекты.

Каждый из них получал разные суммы, чтобы делать закупки материалов и расходников. Это все нужно было как-то сводить в одном месте, чтобы понимать, что вообще происходит в компании:

• сколько денег взяли от заказчика;
• сколько пошло на закупки, на зарплаты;
• окупается или не окупается каждый проект:
• все ли вообще посчитали и учли.

Плюс хотелось видеть, как происходит движение денежных средств каждый день, контролировать прибыльность бизнеса или видеть убытки оперативно.

То есть в бизнесе Николая появилась необходимость вести системный управленческий учет. И он стал искать решения.

Задача

Можно ли доверить такой учет бухгалтеру? В Польше аутсорсинговые бухгалтерские компании ведут только бухгалтерию и налоговую отчетность. Но главный минус — они подают данные за прошедший месяц только в следующем. То есть, чтобы понимать, какая ситуация в бизнесе, нужно по 2-3 недели ждать отчета.

«Нам нужен был инструмент именно управленческого учета. Который бы показывал, где мы зарабатываем, где проседаем, где у нас все хорошо, а где плохо. На каких объектах и на каких типах клиентов мы зарабатываем, а на каких уходим в минус», — говорит Николай.

Был еще один вариант — нанять финансового директора. Однако в Варшаве зарплата такого специалиста — от 8000 злотых (около 2000 €) в месяц.

Решили попробовать найти сервис, который бы мог реализовать управленческий учет с меньшими затратами. И Николай поставил перед собой такие задачи:

1. Найти простое решение.
   Чтобы разобраться мог не только человек с образованием бухгалтера или экономиста. Но и менеджер проектов, бригадир или водитель, который занимается закупками.
2. Вести весь управленческий учет в одном месте.
   Ранее Николай находил некоторые польские сервисы учета. Однако они могли закрыть лишь какую-то одну задачу. Например, составление сметы, ведение отчетности о приходе-расходе денежных средств или о прибыли и убытках (отчет P&L). А в Excel на учет уходило слишком много времени. И возможностей, чтобы решить все задачи, не хватало.
3. Обязательно, чтобы в сервисе был платежный календарь.
   Николай хотел планировать финансы на месяц вперед и дальше. А также предвидеть кассовые разрывы и иметь возможность избежать их.
4. Подобрать мультиязычное решение.
   В команде есть ребята из Украины, Молдовы, Грузии, Беларуси, Польши. То есть польские сервисы не подходили еще и потому, что не все сотрудники знают польский. Поэтому нужен был такой сервис, в котором можно выбрать язык.

Решение от Finmap

В поисках подходящего варианта, Николай наткнулся на сайт Finmap и зарегистрировался, чтобы попробовать.

Первый шаг

Для начала он, как специалист по управлению финансами, обратился к своей финмодели. Упорядочил структуру доходов и затрат. Систематизировал информацию, где, у кого и какие деньги бизнеса находятся. Например, на каких счетах, кредитках или наличными у кого-то из сотрудников. И перенес всю информацию в Finmap.

Дал доступы project-менеджерам, бригадирам и водителю, который совершает закупки. Кстати, в Finmap есть возможность ограничивать доступ и выбирать, какую информацию сотрудник может добавлять, какую только просматривать, а какая будет закрыта даже для просмотра

После чего все операции начали добавлять через 3 простых кнопки: Доход, Расход и Перевод. Системный учет стартовал.

Перестали терять деньги

Раньше в строительном бизнесе Николая нередко случалось, что сотрудники теряли чеки после закупки материалов или расходников. В итоге, клиенты не возмещали эти расходы и их несла компания. Таким образом терялись тысячи евро.

«В сентябре была ситуация, когда сотрудник потерял фактуру на 4500 злотых (около 1000 €), просто забыл. Когда мы подавали документы бухгалтерам для взаиморасчетов, оказалось, что фактуры нет. Соответственно, мы бы эти 4500 не посчитали клиентам и потеряли бы деньги. Хорошо, что он провел это все в Finmap»

Видя в отчете, что такой расход был, можно просто обратиться в магазин и восстановить чек, чтобы предоставить его клиенту. Николай отмечает, что уже только на таких ситуациях они бы потеряли сумму большую, чем стоимость подписки на Finmap.

Важные отчеты

Поскольку одной из задач Николая был ежедневный контроль движения денежных средств, он регулярно анализирует отчет «Деньги/Cash flow»*.

* Отчет «Деньги» в Finmap показывает движение денежных средств и позволяет видеть, какие суммы поступают, а какие расходуются компанией

Также очень полезным оказался Платежный календарь*. Благодаря ему риск кассового разрыва теперь виден заранее и есть время, чтобы исправить ситуацию. Да и в целом очень удобно планировать все оплаты наперед. Это помогает составлять бюджет на следующий месяц и далее, чтобы прогнозировать будущее бизнеса.

* В Платежном календаре Finmap можно видеть остатки и движение денег на любую дату. В том числе и платежи, запланированные на будущее. Если вы добавляете будущие расходы или поступления, Платежный календарь покажет, хватит ли денег или есть риск кассового разрыва.

Форс-мажор

Не обошлось и без форс-мажорных ситуаций. Кто-то из тех, кто имеет статус владельца*, случайно удалил профиль компании в Finmap. Казалось, огромный объем данных утерян. Николай быстро связался со службой заботы и нашим менеджерам удалось вытянуть архив с информаций из облака. Там сохранилось все, кроме операций за последние 2-3 дня до удаления. Их провели заново и учет был восстановлен.

* Ни у кого из команды Finmap нет доступа к данным наших пользователей. Поэтому исключен риск, что кто-то из менеджеров сможет удалить компанию или какие-то данные.

Что в результате

✅ Настроили системный финансовый учет в нескольких компаниях.

✅ Теперь легко вести учет оборота денежных средств. Благодаря простоте Finmap, Николай спокойно делегировал эту задачу менеджерам проектов и водителю, который занимается закупками и доставкой товаров. Сотрудники самостоятельно вносят все операции и тем самым экономят массу времени собственнику и руководителям.

✅ Платежный календарь помогает избегать кассовых разрывов. Сервис предупреждает о вероятности нехватки денег и Николай может заранее спланировать, как привлечь дополнительные средства.

«Платежный календарь помогал нам запланировать доходы и расходы, чтобы понимать, нет ли у нас кассового разрыва или где он может образоваться. У нас было время, чтобы среагировать и избежать такой ситуации».

✅ Кроме того, благодаря платежному календарю, собственник всегда знает, кому, когда и сколько должен его бизнес, а кто и сколько должен оплатить им. Это помогает планировать бюджет на месяц вперед и дальше.

✅ Бизнес Николая теперь не теряет деньги. Даже если после закупки материалов для объекта клиента потеряется чек, сумма расхода уже внесена в Finmap. А значит, о ней не забудут и легко подтвердят заказчику, просто восстановив чек.

Помимо этого, такой системный учет нравится клиентам. Они видят, какие суммы потрачены на их проект и куда конкретно пошли деньги. Это добавляет доверия к компании.

✅ Бизнес экономит деньги на услугах финансового директора:

«На том уровне, где мы работаем, нам давно следовало бы нанять человека, который будет вести финансы. Но с сервисом в этом еще нет необходимости», — говорит Николай.

✅ Одна из компаний Николая, в которой для финучета внедрен Finmap, выросла на 400% за год. А в прошлом году, даже несмотря на пандемию, был рост ~150%.

«В частности это и заслуга Finmap, потому что даже в сложное время мы понимали, какими деньгами располагаем, на что можем рассчитывать, что можем купить и так далее».

‍
P.S.
— Почему вы приняли решение внедрить Finmap в свой бизнес?
— Потому что он классный

Почему Николай считает нас классными и кому рекомендует Finmap, смотрите в этом видео.

Чтобы внедрить системный финучет и в любой момент видеть полную картину своего бизнеса, подключайте Finmap по ссылке:

Попробовать Finmap бесплатно

14 дней бесплатно. Наша служба заботы поможет найти гибкое решение и использовать максимум возможностей сервиса именно для вашей компании.

А узнать больше об услугах консалтинговой компании Intelligent System можно по ссылке: https://intelligentsystem.com.pl