Куда исчезают деньги агентства: 5 скрытых расходов

Типичная загадка владельца агентства: по отчёту прибыль есть, а на счёте её не видно. «Куда исчезают деньги?» Ответ почти всегда один — в скрытые расходы. Это не воровство и не расточительство, а десятки мелких, поодиночке незаметных трат, которые вместе съедают ощутимую часть прибыли. Пока вы их не видите, вы не можете ими управлять.

Разберём 5 мест, где в агентстве чаще всего «исчезают» деньги.

Почему прибыль «куда-то девается»

Прибыль тает не из-за одной большой дыры, а из-за множества мелких. Каждая по отдельности кажется несущественной — «да это же копейки», — но вместе они складываются в 10–20% расходов, которых вы не замечаете. Проблема не в размере каждой, а в том, что они невидимы: не попадают в расчёт себестоимости, не закладываются в цену. О полной себестоимости, которая учитывает всё, — статья Сколько реально стоит клиент.

Расход 1. Простой команды

Самый дорогой скрытый расход — неоплачиваемые часы. Вы платите полную зарплату, а часть времени уходит не на клиентскую работу, а на внутренние встречи, простой между проектами, «пожары». Это время нигде не фигурирует как расход, но съедает маржу каждый день. Управлять этим помогает учёт загрузки команды.

Расход 2. Бесплатный пресейл и правки

Часы на подготовку предложений, которые не сконвертировались, и бесконечные бесплатные правки — это чистая работа команды, отданная даром. В активном агентстве это легко десятки часов в месяц. Ограничение объёма правок в договоре часть этой дыры закрывает.

Расход 3. Мелкие подписки и сервисы

Сервисы по 10–30 долларов в месяц плодятся незаметно: инструмент для дизайна, планировщик, аналитика, ещё один «на пробу». По отдельности — мелочь, вместе — ощутимая сумма, и половиной вы уже не пользуетесь. Раз в квартал стоит делать ревизию подписок.

Расход 4. Комиссии, курсы, банк

Банковские комиссии, комиссии платёжных систем, потери на конвертации валюты для зарубежных клиентов, эквайринг — всё это тихо забирает проценты с каждой транзакции. При обороте в сотни тысяч даже 1–2% — это заметные деньги, которых вы не видите, потому что они «размазаны» по операциям.

Расход 5. Время владельца

Самый недооценённый расход — собственный труд владельца, не учитываемый в расходах. Когда вы сами ведёте клиентов, делаете продажи и тушите пожары бесплатно, прибыль агентства фиктивно завышена: она держится на вашей неоплаченной работе. Учесть свою зарплату в расходах — и увидеть реальную прибыль — об этом статья Косвенные расходы в ставке.

Как найти свои скрытые расходы

Способ один — начать считать полную себестоимость, а не только очевидные расходы. Сведите все расходы в одно место, добавьте часы команды и свою зарплату — и скрытые дыры станут видимыми. Дальше каждую можно закрыть: поднять загрузку, ограничить бесплатную работу, вычистить подписки, заложить комиссии в цену. Сравнить прибыльность по направлениям помогает статья Маржа по направлениям.

В Finmap все расходы — от зарплат до мелких подписок и комиссий — видны в одном месте, так что скрытые дыры перестают быть невидимыми. Попробуйте 7 дней бесплатно.