Сколько закладывать на косвенные расходы в ставку

Когда агентство выставляет ставку, самая частая ошибка — считать её от зарплаты. «Специалист стоит столько-то в час, накину сверху немного — вот и цена». Проблема в том, что зарплата — это лишь часть того, во что вам обходится человек. Остальное — косвенные расходы, которых в ставке никто не видит, и именно из-за них агентство работает с гораздо меньшей маржой, чем думает.

Разберём, что такое косвенные расходы, сколько их закладывать в ставку и почему без них даже «прибыльный» проект может оказаться в нуле.

Что такое косвенные расходы

Прямые расходы — это то, что идёт непосредственно на клиента или проект: зарплата за отработанные на нём часы, подрядчики. Косвенные (накладные) расходы — это всё, что нужно бизнесу, чтобы работать, но не относится ни к одному проекту в отдельности: аренда, бухгалтерия, менеджмент, продажи, ПО, обучение, простой команды. Клиент не оплачивает их напрямую, но оплатить их обязан — через вашу ставку.

Если косвенные расходы не заложены в ставку, они всё равно никуда не исчезают — они просто съедают вашу прибыль.

Почему ставка «от зарплаты» ведёт в минус

Представим, что час специалиста «по зарплате» стоит 250 грн, и вы продаёте за 500 — кажется, маржа 100%. Но добавьте аренду, менеджмент, продажи, простой — и реальная себестоимость часа оказывается не 250, а 450. Тогда ваша настоящая маржа не 100%, а лишь около 11%. Один неудачный проект — и вы уже в минусе, хотя «на бумаге» ставка выглядела вдвое выше себестоимости.

Именно поэтому ставку надо считать от полной себестоимости часа, а не от зарплаты — подробно это разобрано в статье Себестоимость часа: как посчитать ставку.

Сколько закладывать: считаем накладной коэффициент

Простой способ — посчитать накладной коэффициент. Возьмите все косвенные расходы бизнеса за месяц и разделите на все прямые (зарплаты продуктивной команды). Например, если прямые расходы 300 тысяч, а косвенные 150 тысяч, коэффициент = 0,5, то есть к каждой гривне прямых расходов нужно добавить 50 копеек накладных. Это и есть та доля, которую ставка должна покрывать сверх зарплаты.

Пример: ставка с накладными и без

Зарплатная стоимость часа специалиста — 250 грн. Накладной коэффициент — 0,5, значит накладные на час — ещё 125 грн. Полная себестоимость часа = 375 грн. Если вы хотите маржу 40%, ставка = 375 × 1,4 = 525 грн.

А теперь сравните с наивным подходом: 250 + «накину 40%» = 350 грн. Разница между 350 и 525 — это 175 грн с каждого часа, которые вы отдавали бы клиенту бесплатно, сами того не замечая. На проекте в 200 часов это 35 тысяч упущенной прибыли.

Типичные косвенные расходы, о которых забывают

Чаще всего в накладные забывают внести: простой команды (неоплачиваемые часы), время на внутренние встречи и обучение, менеджмент и администрирование, продажи и маркетинг, ПО и подписки, амортизацию техники. Каждая из этих статей по отдельности кажется мелочью, а вместе они легко составляют 40–60% от прямых расходов.

Как держать накладные под контролем

Косвенные расходы опасны не сами по себе, а когда растут незаметно. Поэтому их стоит регулярно пересчитывать и держать накладной коэффициент в поле зрения: если он ползёт вверх, ваша реальная маржа падает, даже если ставки те же. Это напрямую связано с себестоимостью клиента (как её считать) и с тем, не уходят ли проекты в минус (маржа по проекту).

В Finmap прямые и косвенные расходы видно в одном месте, поэтому накладной коэффициент и реальную себестоимость часа можно держать под контролем без отдельных таблиц. Попробуйте 7 дней бесплатно.