Cuánto overhead incorporar a su tarifa

Cuando una agencia fija su tarifa, el error más común es calcularla a partir del salario. «Un especialista cuesta tanto por hora, le sumo un poco más y ya tengo el precio.» El problema es que el salario es solo una parte de lo que esa persona realmente le cuesta. El resto son los costes indirectos, que nadie ve en la tarifa, y son precisamente la razón por la que una agencia trabaja con un margen mucho más estrecho de lo que cree.

Veamos qué son los costes indirectos, cuánto hay que incorporar de ellos a la tarifa y por qué, sin tenerlos en cuenta, incluso un proyecto «rentable» puede terminar en cero.

Qué son los costes indirectos

Los costes directos son los que van directamente al cliente o al proyecto: el salario correspondiente a las horas trabajadas en él, los subcontratistas. Los costes indirectos (overhead) son todo lo que el negocio necesita para funcionar pero que no pertenece a ningún proyecto en concreto: alquiler, contabilidad, gestión, ventas, software, formación, tiempos muertos del equipo. El cliente no paga esto directamente, pero lo acaba pagando de todos modos, a través de su tarifa.

Si el overhead no está incorporado a la tarifa, no desaparece: simplemente se come su beneficio.

Por qué una tarifa basada en el salario lleva a números rojos

Supongamos que la hora de un especialista «por salario» cuesta 250 грн y usted la vende a 500: parece un margen del 100%. Pero al sumar alquiler, gestión, ventas, tiempos muertos, el coste real de una hora resulta no ser 250, sino 450. Entonces su margen real no es del 100%, sino apenas de alrededor del 11%. Un proyecto sale mal y ya está en números rojos, aunque «sobre el papel» la tarifa pareciera el doble del coste.

Por eso hay que fijar la tarifa a partir del coste total de una hora, no del salario; esto se explica en detalle en el artículo Coste por hora: cómo fijar su tarifa.

Cuánto incorporar: cómo calcular el coeficiente de overhead

La forma sencilla es calcular un coeficiente de overhead. Tome todos los costes indirectos del negocio del mes y divídalos entre todos los costes directos (los salarios de su equipo productivo). Por ejemplo, si los costes directos son 300 mil y los indirectos 150 mil, el coeficiente = 0,5, es decir, por cada grivna de coste directo hay que sumar 50 kópeks de overhead. Esa es la parte que su tarifa debe cubrir además del salario.

Ejemplo: una tarifa con overhead y sin él

El coste salarial de la hora de un especialista es de 250 грн. El coeficiente de overhead es 0,5, por lo que el overhead por hora es otros 125 грн. El coste total de una hora = 375 грн. Si quiere un margen del 40%, la tarifa = 375 × 1,4 = 525 грн.

Ahora compárelo con el enfoque ingenuo: 250 + «sumar 40%» = 350 грн. La diferencia entre 350 y 525 son 175 грн en cada hora que le estaría regalando al cliente sin siquiera notarlo. En un proyecto de 200 horas, eso son 35 mil de beneficio perdido.

Los costes indirectos que suelen olvidarse

Las partidas de overhead que con más frecuencia se dejan fuera son: los tiempos muertos del equipo (horas no facturables), el tiempo dedicado a reuniones internas y formación, la gestión y la administración, las ventas y el marketing, el software y las suscripciones, la depreciación de los equipos. Cada una por separado parece calderilla, pero juntas fácilmente suman entre el 40% y el 60% de los costes directos.

Cómo mantener el overhead bajo control

Los costes indirectos no son peligrosos en sí mismos, sino cuando se van acumulando sin que nadie se dé cuenta. Por eso conviene recalcularlos con regularidad y mantener a la vista el coeficiente de overhead: si va en aumento, su margen real está cayendo aunque sus tarifas se mantengan iguales. Esto está directamente relacionado con el coste de un cliente (cómo calcularlo) y con si los proyectos están deslizándose a números rojos (margen del proyecto).

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