Quanto overhead includere nella tua tariffa

Quando un'agenzia stabilisce la sua tariffa, l'errore più comune è calcolarla a partire dallo stipendio. "Uno specialista costa tanto all'ora, ci aggiungo un po' sopra — ed ecco il prezzo." Il problema è che lo stipendio è solo una parte di quanto ti costa davvero una persona. Il resto sono i costi indiretti, che nessuno vede nella tariffa, e sono proprio questi il motivo per cui un'agenzia lavora con un margine molto più sottile di quanto pensi.

Vediamo cosa sono i costi indiretti, quanti includerne nella tua tariffa e perché, senza di essi, anche un progetto "redditizio" può finire a zero.

Cosa sono i costi indiretti

I costi diretti sono quelli che vanno direttamente a un cliente o a un progetto: lo stipendio per le ore lavorate su di esso, i subappaltatori. I costi indiretti (overhead) sono tutto ciò di cui l'azienda ha bisogno per funzionare ma che non appartiene a nessun progetto specifico: affitto, contabilità, management, vendite, software, formazione, tempi morti del team. Il cliente non li paga direttamente, ma deve pagarli comunque — attraverso la tua tariffa.

Se l'overhead non è incluso nella tariffa, non scompare — semplicemente erode il tuo profitto.

Perché una tariffa basata sullo stipendio porta in rosso

Supponiamo che l'ora di uno specialista "per stipendio" costi 250 грн e tu la vendi a 500 — sembra un margine del 100%. Ma aggiungi affitto, management, vendite, tempi morti, e il costo reale di un'ora risulta non essere 250 ma 450. Allora il tuo vero margine non è del 100% ma solo circa l'11%. Un progetto va male e sei già in rosso, anche se "sulla carta" la tariffa sembrava il doppio del costo.

Proprio per questo devi calcolare la tariffa a partire dal costo completo di un'ora, non dallo stipendio — questo è trattato in dettaglio nell'articolo Costo orario: come impostare la tua tariffa.

Quanto includere: calcolare il coefficiente di overhead

Il modo semplice è calcolare un coefficiente di overhead. Prendi tutti i costi indiretti dell'azienda per il mese e dividili per tutti quelli diretti (gli stipendi del tuo team produttivo). Per esempio, se i costi diretti sono 300 mila e quelli indiretti 150 mila, il coefficiente = 0,5 — il che significa che per ogni grivna di costo diretto devi aggiungere 50 copechi di overhead. Questa è la quota che la tua tariffa deve coprire oltre allo stipendio.

Esempio: una tariffa con overhead e senza

Il costo salariale dell'ora di uno specialista è 250 грн. Il coefficiente di overhead è 0,5, quindi l'overhead per ora è altri 125 грн. Il costo completo di un'ora = 375 грн. Se vuoi un margine del 40%, la tariffa = 375 × 1,4 = 525 грн.

Ora confrontalo con l'approccio ingenuo: 250 + "aggiungo il 40%" = 350 грн. La differenza tra 350 e 525 è 175 грн su ogni ora che regaleresti al cliente senza nemmeno accorgertene. Su un progetto di 200 ore sono 35 mila di profitto perso.

I costi indiretti che di solito si dimenticano

Le voci di overhead più spesso trascurate sono: i tempi morti del team (ore non fatturate), il tempo speso in riunioni interne e formazione, management e amministrazione, vendite e marketing, software e abbonamenti, ammortamento delle attrezzature. Ognuna di queste da sola sembra spiccioli, ma insieme arrivano facilmente al 40–60% dei costi diretti.

Come tenere sotto controllo l'overhead

I costi indiretti non sono pericolosi di per sé — diventano pericolosi quando crescono inosservati. Perciò vale la pena ricalcolarli regolarmente e tenere d'occhio il coefficiente di overhead: se sta salendo, il tuo margine reale sta scendendo anche se le tue tariffe restano invariate. Questo è direttamente collegato al costo di un cliente (come calcolarlo) e al fatto che i progetti stiano scivolando in rosso (margine di progetto).

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