Скільки закладати на непрямі витрати в ставку

Коли агенція виставляє ставку, найпоширеніша помилка — рахувати її від зарплати. «Спеціаліст коштує стільки-то на годину, накину зверху трохи — ось і ціна». Проблема в тому, що зарплата — це лише частина того, у що вам обходиться людина. Решта — непрямі витрати, які в ставці ніхто не бачить, і саме через них агенція працює з набагато меншою маржею, ніж думає.

Розберемо, що таке непрямі витрати, скільки їх закладати в ставку й чому без них навіть «прибутковий» проєкт може бути в нулі.

Що таке непрямі витрати

Прямі витрати — це те, що йде безпосередньо на клієнта чи проєкт: зарплата за відпрацьовані на ньому години, підрядники. Непрямі (накладні) витрати — це все, що потрібне бізнесу, щоб працювати, але не належить жодному проєкту окремо: оренда, бухгалтерія, менеджмент, продажі, ПЗ, навчання, простій команди. Клієнт не оплачує їх напряму, але оплатити їх мусить — через вашу ставку.

Якщо непрямі витрати не закладені в ставку, вони все одно нікуди не діваються — вони просто з'їдають ваш прибуток.

Чому ставка «від зарплати» веде в мінус

Уявімо, що година спеціаліста «по зарплаті» коштує 250 грн, і ви продаєте за 500 — здається, маржа 100%. Але додайте оренду, менеджмент, продажі, простій — і реальна собівартість години виявляється не 250, а 450. Тоді ваша справжня маржа не 100%, а лише близько 11%. Один невдалий проєкт — і ви вже в мінусі, хоча «на папері» ставка виглядала вдвічі вищою за собівартість.

Саме тому ставку треба рахувати від повної собівартості години, а не від зарплати — детально це розібрано у статті Собівартість години: як порахувати ставку.

Скільки закладати: рахуємо накладний коефіцієнт

Простий спосіб — порахувати накладний коефіцієнт. Візьміть усі непрямі витрати бізнесу за місяць і поділіть на всі прямі (зарплати продуктивної команди). Наприклад, якщо прямі витрати 300 тисяч, а непрямі 150 тисяч, коефіцієнт = 0,5, тобто до кожної гривні прямих витрат треба додати 50 копійок накладних. Це і є та частка, яку ставка мусить покривати понад зарплату.

Приклад: ставка з накладними і без

Зарплатна вартість години спеціаліста — 250 грн. Накладний коефіцієнт — 0,5, отже накладні на годину — ще 125 грн. Повна собівартість години = 375 грн. Якщо ви хочете маржу 40%, ставка = 375 × 1,4 = 525 грн.

А тепер порівняйте з наївним підходом: 250 + «накину 40%» = 350 грн. Різниця між 350 і 525 — це 175 грн з кожної години, які ви віддавали б клієнту безкоштовно, самі того не помічаючи. На проєкті в 200 годин це 35 тисяч втраченого прибутку.

Типові непрямі витрати, які забувають

Найчастіше в накладні забувають внести: простій команди (неоплачувані години), час на внутрішні зустрічі й навчання, менеджмент і адміністрування, продажі й маркетинг, ПЗ і підписки, амортизацію техніки. Кожна з цих статей окремо здається дрібницею, а разом вони легко складають 40–60% від прямих витрат.

Як тримати накладні під контролем

Непрямі витрати небезпечні не самі по собі, а коли вони ростуть непомітно. Тому їх варто регулярно перераховувати й тримати накладний коефіцієнт в полі зору: якщо він повзе вгору, ваша реальна маржа падає, навіть якщо ставки ті самі. Це прямо пов'язано із собівартістю клієнта (як її рахувати) і з тим, чи не йдуть проєкти в мінус (маржа по проєкту).

У Finmap прямі й непрямі витрати видно в одному місці, тож накладний коефіцієнт і реальну собівартість години можна тримати під контролем без окремих таблиць. Спробуйте 7 днів безкоштовно.