Wie viel Gemeinkosten Sie in Ihren Stundensatz einrechnen sollten

Wenn eine Agentur ihren Stundensatz festlegt, ist der häufigste Fehler, ihn vom Gehalt aus zu berechnen. „Ein Spezialist kostet so und so viel pro Stunde, ich schlage noch etwas drauf – und da ist der Preis.“ Das Problem ist, dass das Gehalt nur ein Teil dessen ist, was Sie eine Person tatsächlich kostet. Der Rest sind Gemeinkosten, die im Stundensatz niemand sieht – und genau deshalb arbeitet eine Agentur mit einer weitaus dünneren Marge, als sie denkt.

Schauen wir uns an, was Gemeinkosten sind, wie viel davon Sie in Ihren Stundensatz einrechnen sollten und warum ohne sie selbst ein „profitables“ Projekt bei null landen kann.

Was Gemeinkosten sind

Direkte Kosten fließen unmittelbar in einen Kunden oder ein Projekt ein: das Gehalt für die daran gearbeiteten Stunden, Subunternehmer. Indirekte Kosten (Gemeinkosten) sind alles, was das Unternehmen braucht, um zu funktionieren, aber keinem einzelnen Projekt zugeordnet werden kann: Miete, Buchhaltung, Management, Vertrieb, Software, Schulungen, Leerlaufzeiten des Teams. Der Kunde bezahlt diese nicht direkt, muss sie aber dennoch bezahlen – über Ihren Stundensatz.

Wenn Gemeinkosten nicht in den Stundensatz eingerechnet werden, verschwinden sie nicht einfach – sie fressen still Ihren Gewinn auf.

Warum ein gehaltsbasierter Stundensatz ins Minus führt

Angenommen, eine Stunde eines Spezialisten kostet „nach Gehalt“ 250 грн und Sie verkaufen sie für 500 – das sieht nach 100 % Marge aus. Aber rechnen Sie Miete, Management, Vertrieb und Leerlaufzeiten hinzu, und die tatsächlichen Kosten einer Stunde liegen nicht bei 250, sondern bei 450. Dann beträgt Ihre wahre Marge nicht 100 %, sondern nur etwa 11 %. Ein einziges misslungenes Projekt, und Sie stecken schon im Minus – obwohl der Stundensatz „auf dem Papier“ doppelt so hoch wirkte wie die Kosten.

Genau deshalb sollten Sie den Stundensatz auf Basis der vollen Kosten einer Stunde kalkulieren, nicht auf Basis des Gehalts – ausführlich behandelt im Artikel Kosten pro Stunde: So legen Sie Ihren Stundensatz fest.

Wie viel einrechnen: den Gemeinkostenzuschlag berechnen

Der einfache Weg besteht darin, einen Gemeinkostenzuschlag zu berechnen. Nehmen Sie alle indirekten Kosten des Unternehmens für den Monat und teilen Sie sie durch alle direkten Kosten (die Gehälter Ihres produktiven Teams). Betragen die direkten Kosten beispielsweise 300 Tausend und die indirekten 150 Tausend, liegt der Zuschlagsfaktor bei 0,5 – das heißt, für jede Hrywnja an direkten Kosten müssen Sie 50 Kopeken an Gemeinkosten hinzurechnen. Das ist der Anteil, den Ihr Stundensatz zusätzlich zum Gehalt decken muss.

Beispiel: ein Stundensatz mit und ohne Gemeinkosten

Die Gehaltskosten einer Stunde eines Spezialisten betragen 250 грн. Der Gemeinkostenzuschlag liegt bei 0,5, sodass die Gemeinkosten pro Stunde weitere 125 грн ausmachen. Die vollen Kosten einer Stunde = 375 грн. Wenn Sie eine Marge von 40 % anstreben, beträgt der Stundensatz = 375 × 1,4 = 525 грн.

Vergleichen Sie das nun mit dem naiven Ansatz: 250 + „40 % draufschlagen“ = 350 грн. Der Unterschied zwischen 350 und 525 beträgt 175 грн pro Stunde, die Sie dem Kunden gratis überlassen würden, ohne es überhaupt zu bemerken. Bei einem 200-Stunden-Projekt sind das 35 Tausend entgangener Gewinn.

Die Gemeinkosten, die meist vergessen werden

Die Gemeinkostenposten, die am häufigsten übersehen werden, sind: Leerlaufzeiten des Teams (nicht abrechenbare Stunden), Zeit für interne Meetings und Schulungen, Management und Administration, Vertrieb und Marketing, Software und Abonnements, Abschreibung von Ausrüstung. Jeder dieser Posten wirkt für sich genommen wie Kleingeld, zusammen aber summieren sie sich leicht auf 40–60 % der direkten Kosten.

Wie Sie die Gemeinkosten unter Kontrolle halten

Gemeinkosten sind nicht an sich gefährlich – gefährlich sind sie, wenn sie unbemerkt anwachsen. Deshalb lohnt es sich, sie regelmäßig neu zu berechnen und den Gemeinkostenzuschlag im Blick zu behalten: Steigt er, sinkt Ihre reale Marge, selbst wenn Ihre Stundensätze gleich bleiben. Das hängt direkt mit den Kosten eines Kunden zusammen (wie man sie berechnet) und damit, ob Projekte ins Minus rutschen (Projektmarge).

In Finmap sind direkte und indirekte Kosten an einem Ort sichtbar, sodass Sie den Gemeinkostenzuschlag und die realen Kosten pro Stunde ohne separate Tabellen unter Kontrolle behalten können. Testen Sie es 7 Tage kostenlos.