Cât overhead să incluzi în tariful tău

Când o agenție își stabilește tariful, cea mai frecventă greșeală este să-l calculeze pornind de la salariu. „Un specialist costă atât pe oră, mai adaug puțin deasupra — și iată prețul.” Problema este că salariul reprezintă doar o parte din ceea ce te costă efectiv o persoană. Restul sunt cheltuielile indirecte, pe care nimeni nu le vede în tarif, și tocmai din cauza lor o agenție lucrează cu o marjă mult mai subțire decât crede.

Să vedem ce sunt cheltuielile indirecte, cât din ele să incluzi în tariful tău și de ce, fără ele, chiar și un proiect „profitabil” poate ajunge la zero.

Ce sunt cheltuielile indirecte

Costurile directe sunt cele care merg direct către un client sau proiect: salariul pentru orele lucrate pe el, subcontractanții. Cheltuielile indirecte (overhead) sunt tot ce are nevoie afacerea pentru a funcționa, dar care nu aparține niciunui proiect anume: chiria, contabilitatea, managementul, vânzările, software-ul, instruirea, timpii morți ai echipei. Clientul nu plătește pentru acestea direct, dar trebuie să le plătească — prin tariful tău.

Dacă overhead-ul nu este inclus în tariful tău, nu dispare — pur și simplu îți mănâncă profitul.

De ce un tarif bazat pe salariu duce în minus

Să spunem că ora unui specialist „după salariu” costă 250 грн și o vinzi cu 500 — pare o marjă de 100%. Dar adaugă chiria, managementul, vânzările, timpii morți, și costul real al unei ore se dovedește a nu fi 250, ci 450. Atunci marja ta reală nu este 100%, ci doar în jur de 11%. Un proiect merge prost și ești deja pe minus, deși „pe hârtie” tariful părea dublu față de costul real.

Tocmai de aceea trebuie să calculezi tariful pornind de la costul complet al unei ore, nu de la salariu — acest subiect este tratat în detaliu în articolul Cost pe oră: cum îți stabilești tariful.

Cât să incluzi: calcularea coeficientului de overhead

Modul simplu este să calculezi un coeficient de overhead. Ia toate cheltuielile indirecte ale afacerii pe lună și împarte-le la toate cele directe (salariile echipei tale productive). De exemplu, dacă costurile directe sunt 300 de mii, iar cele indirecte 150 de mii, coeficientul = 0,5 — adică pentru fiecare grivnă de cost direct trebuie să adaugi 50 de copeici de overhead. Aceasta este ponderea pe care tariful tău trebuie să o acopere peste salariu.

Exemplu: un tarif cu overhead și fără

Costul salarial al orei unui specialist este 250 грн. Coeficientul de overhead este 0,5, deci overhead-ul pe oră este încă 125 грн. Costul complet al unei ore = 375 грн. Dacă vrei o marjă de 40%, tariful = 375 × 1,4 = 525 грн.

Acum compară asta cu abordarea naivă: 250 + „adaug 40%” = 350 грн. Diferența dintre 350 și 525 este de 175 грн la fiecare oră pe care i-ai oferi-o clientului gratuit, fără măcar să observi. La un proiect de 200 de ore, asta înseamnă 35 de mii de profit pierdut.

Cheltuielile indirecte pe care oamenii de obicei le uită

Elementele de overhead cele mai des omise sunt: timpii morți ai echipei (orele nefacturate), timpul petrecut în întâlniri interne și instruire, managementul și administrarea, vânzările și marketingul, software-ul și abonamentele, amortizarea echipamentelor. Fiecare dintre acestea în parte pare mărunțiș, dar împreună ajung ușor la 40–60% din costurile directe.

Cum ții overhead-ul sub control

Cheltuielile indirecte nu sunt periculoase în sine — devin periculoase când cresc neobservate. De aceea merită să le recalculezi periodic și să ții sub observație coeficientul de overhead: dacă acesta urcă, marja ta reală scade chiar dacă tarifele rămân aceleași. Acest lucru este direct legat de costul unui client (cum îl calculezi) și de faptul dacă proiectele alunecă pe minus (marja de proiect).

În Finmap, costurile directe și indirecte sunt vizibile într-un singur loc, așa că poți ține sub control coeficientul de overhead și costul real al unei ore fără foi de calcul separate. Încearcă gratuit timp de 7 zile.