Quels frais généraux intégrer à votre tarif horaire

Lorsqu'une agence fixe son tarif, l'erreur la plus courante consiste à le calculer à partir du salaire. « Un spécialiste coûte tant de l'heure, j'ajoute un peu par-dessus — et voilà le prix. » Le problème, c'est que le salaire n'est qu'une partie de ce que cette personne vous coûte réellement. Le reste, ce sont les coûts indirects, que personne ne voit dans le tarif, et c'est précisément pour cela qu'une agence travaille avec une marge bien plus étroite qu'elle ne le pense.

Voyons ce que sont les coûts indirects, quelle part en intégrer à votre tarif, et pourquoi, sans eux, même un projet « rentable » peut finir à zéro.

Ce que sont les coûts indirects

Les coûts directs sont ceux qui vont directement à un client ou à un projet : le salaire correspondant aux heures travaillées dessus, les sous-traitants. Les coûts indirects (frais généraux) regroupent tout ce dont l'entreprise a besoin pour fonctionner mais qui n'appartient à aucun projet en particulier : loyer, comptabilité, management, ventes, logiciels, formation, temps morts de l'équipe. Le client ne les paie pas directement, mais il les paie forcément — via votre tarif.

Si les frais généraux ne sont pas intégrés à votre tarif, ils ne disparaissent pas pour autant — ils grignotent simplement votre bénéfice.

Pourquoi un tarif calculé sur le salaire mène dans le rouge

Disons que l'heure d'un spécialiste « au salaire » coûte 250 грн et que vous la vendez 500 — cela ressemble à une marge de 100 %. Mais ajoutez le loyer, le management, les ventes, les temps morts, et le coût réel d'une heure s'avère être non pas 250, mais 450. Votre véritable marge n'est alors plus de 100 %, mais d'environ 11 % seulement. Un projet qui tourne mal, et vous voilà déjà dans le rouge, alors que « sur le papier » le tarif semblait deux fois supérieur au coût.

C'est exactement pour cela qu'il faut calculer le tarif à partir du coût complet d'une heure, et non du salaire — c'est traité en détail dans l'article Coût horaire : comment fixer votre tarif.

Quelle part intégrer : calculer le coefficient de frais généraux

La méthode simple consiste à calculer un coefficient de frais généraux. Prenez tous les coûts indirects de l'entreprise pour le mois et divisez-les par tous les coûts directs (les salaires de votre équipe productive). Par exemple, si les coûts directs sont de 300 000 et les coûts indirects de 150 000, le coefficient = 0,5 — ce qui signifie que pour chaque hryvnia de coût direct, il faut ajouter 50 kopecks de frais généraux. C'est la part que votre tarif doit couvrir en plus du salaire.

Exemple : un tarif avec et sans frais généraux

Le coût salarial de l'heure d'un spécialiste est de 250 грн. Le coefficient de frais généraux est de 0,5, donc les frais généraux par heure s'élèvent à 125 грн supplémentaires. Le coût complet d'une heure = 375 грн. Si vous visez une marge de 40 %, le tarif = 375 × 1,4 = 525 грн.

Comparez maintenant cela à l'approche naïve : 250 + « j'ajoute 40 % » = 350 грн. La différence entre 350 et 525, ce sont 175 грн par heure que vous offririez au client sans même vous en rendre compte. Sur un projet de 200 heures, cela représente 35 000 de bénéfice perdu.

Les coûts indirects qu'on oublie le plus souvent

Les postes de frais généraux les plus souvent oubliés sont : les temps morts de l'équipe (heures non facturées), le temps passé en réunions internes et en formation, le management et l'administration, les ventes et le marketing, les logiciels et abonnements, l'amortissement du matériel. Chacun de ces postes semble insignifiant pris isolément, mais ensemble ils représentent facilement 40 à 60 % des coûts directs.

Comment garder les frais généraux sous contrôle

Les coûts indirects ne sont pas dangereux en soi — ils le deviennent quand ils augmentent sans qu'on s'en aperçoive. Il vaut donc la peine de les recalculer régulièrement et de garder un œil sur le coefficient de frais généraux : s'il dérive vers le haut, votre marge réelle baisse même si vos tarifs restent inchangés. Cela est directement lié au coût d'un client (comment le calculer) et à la question de savoir si des projets basculent dans le rouge (marge par projet).

Dans Finmap, les coûts directs et indirects sont visibles au même endroit, ce qui vous permet de garder le coefficient de frais généraux et le coût réel d'une heure sous contrôle, sans tableurs séparés. Essayez gratuitement pendant 7 jours.