Ile kosztów pośrednich wliczyć w swoją stawkę

Kiedy agencja ustala swoją stawkę, najczęstszym błędem jest wycenianie jej na podstawie samej pensji. "Specjalista kosztuje tyle za godzinę, doliczę trochę na górę — i mamy cenę." Problem w tym, że pensja to tylko część tego, ile naprawdę kosztuje cię dana osoba. Reszta to koszty pośrednie, których nikt nie widzi w stawce, i to właśnie przez nie agencja pracuje na dużo niższej marży, niż jej się wydaje.

Wyjaśnijmy, czym są koszty pośrednie, ile z nich należy wliczyć w stawkę i dlaczego bez nich nawet "opłacalny" projekt może wyjść na zero.

Czym są koszty pośrednie

Koszty bezpośrednie to wszystko, co trafia prosto do klienta lub projektu: pensja za przepracowane na nim godziny, podwykonawcy. Koszty pośrednie (narzuty) to wszystko, czego firma potrzebuje, żeby działać, ale co nie należy do żadnego konkretnego projektu: czynsz, księgowość, zarządzanie, sprzedaż, oprogramowanie, szkolenia, przestoje zespołu. Klient nie płaci za nie wprost, ale zapłacić za nie musi — poprzez twoją stawkę.

Jeśli koszty pośrednie nie są wliczone w stawkę, nie znikają — po prostu zjadają twój zysk.

Dlaczego stawka oparta na pensji prowadzi na minus

Załóżmy, że godzina pracy specjalisty "według pensji" kosztuje 250 грн, a sprzedajesz ją za 500 — wygląda to na 100% marży. Ale doliczmy czynsz, zarządzanie, sprzedaż, przestoje, i realny koszt godziny okazuje się wynosić nie 250, a 450. Wtedy twoja prawdziwa marża to nie 100%, a jedynie około 11%. Wystarczy, że jeden projekt pójdzie nie tak, a już jesteś na minusie, mimo że "na papierze" stawka wyglądała na dwukrotność kosztu.

Właśnie dlatego stawkę trzeba budować na podstawie pełnego kosztu godziny, a nie samej pensji — piszemy o tym szczegółowo w artykule Koszt godziny: jak ustalić swoją stawkę.

Ile doliczyć: jak obliczyć wskaźnik kosztów pośrednich

Najprostszy sposób to obliczenie współczynnika kosztów pośrednich. Weź wszystkie koszty pośrednie firmy za miesiąc i podziel je przez wszystkie koszty bezpośrednie (pensje zespołu produkcyjnego). Na przykład, jeśli koszty bezpośrednie wynoszą 300 tysięcy, a pośrednie 150 tysięcy, współczynnik = 0,5 — czyli na każdą hrywnę kosztu bezpośredniego trzeba doliczyć 50 kopiejek kosztów pośrednich. To właśnie ta część, którą twoja stawka musi pokryć ponad samą pensję.

Przykład: stawka z narzutem i bez niego

Koszt pensji za godzinę pracy specjalisty to 250 грн. Współczynnik kosztów pośrednich wynosi 0,5, więc na koszty pośrednie przypada kolejne 125 грн za godzinę. Pełny koszt godziny = 375 грн. Jeśli chcesz osiągnąć 40% marży, stawka = 375 × 1,4 = 525 грн.

Porównaj to teraz z naiwnym podejściem: 250 + "doliczmy 40%" = 350 грн. Różnica między 350 a 525 to 175 грн na każdej godzinie, które oddajesz klientowi za darmo, nawet o tym nie wiedząc. Przy projekcie na 200 godzin daje to 35 tysięcy utraconego zysku.

Koszty pośrednie, o których najczęściej się zapomina

Najczęściej pomijane pozycje kosztów pośrednich to: przestoje zespołu (godziny niefakturowane), czas spędzony na wewnętrznych spotkaniach i szkoleniach, zarządzanie i administracja, sprzedaż i marketing, oprogramowanie i subskrypcje, amortyzacja sprzętu. Każda z tych pozycji z osobna wygląda jak drobiazg, ale razem łatwo składają się na 40–60% kosztów bezpośrednich.

Jak trzymać koszty pośrednie pod kontrolą

Koszty pośrednie same w sobie nie są groźne — groźne stają się, gdy rosną niezauważone. Dlatego warto regularnie je przeliczać i mieć oko na współczynnik kosztów pośrednich: jeśli rośnie, twoja realna marża spada, nawet jeśli stawki pozostają te same. Ma to bezpośredni związek z kosztem pozyskania klienta (jak go obliczyć) oraz z tym, czy projekty nie zaczynają wychodzić na minus (marża projektu).

W Finmap koszty bezpośrednie i pośrednie widać w jednym miejscu, dzięki czemu możesz kontrolować współczynnik kosztów pośrednich i realny koszt godziny bez osobnych arkuszy kalkulacyjnych. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.