Projektbudget: Wie man das Überschreiten des Kostenvoranschlags vermeidet (Scope Creep)

Das Projekt startete profitabel: Sie haben den Kostenvoranschlag berechnet, eine Marge eingeplant und mit der Arbeit begonnen. Und am Ende stellte sich heraus, dass Sie nur ein paar Cent verdient oder sogar Verlust gemacht haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Die häufigste Ursache ist Scope Creep — die stille Ausweitung des Leistungsumfangs. Der Kunde bat um „noch eine Kleinigkeit“, dann um eine weitere, dann um ein paar Überarbeitungen — und jede für sich wirkte belanglos, doch zusammen fraßen sie die gesamte Marge des Projekts auf.

Schauen wir uns an, wie Sie ein Projekt im Rahmen des Kostenvoranschlags halten und den Gewinn nicht verschenken.

Was Scope Creep ist und warum er die Marge auffrisst

Scope Creep ist die schrittweise Ausweitung des Leistungsumfangs über das Vereinbarte hinaus, ohne entsprechende Erhöhung der Bezahlung. Das Projekt wurde für eine bestimmte Stundenzahl kalkuliert, doch das Team wendet tatsächlich mehr auf — für zusätzliche Wünsche, Nacharbeiten, „mach das hier auch noch schnell“. Der Preis blieb gleich, während die Kosten stiegen, also schmilzt die Marge mit jeder „Kleinigkeit“. Die vollen Projektkosten mit allen Stunden werden in Was ein Kunde wirklich kostet behandelt.

Wie „kostenlose Kleinigkeiten“ den Gewinn töten

Die Gefahr liegt genau darin, dass jede einzelne Überarbeitung oder Bitte belanglos wirkt — „das sind fünf Minuten“. Doch diese „fünf Minuten“ summieren sich über ein Projekt hinweg zu Dutzenden unbezahlten Stunden. Und weil sie nicht erfasst werden, sehen Sie nicht einmal das Ausmaß des Verlusts — der Gewinn geht am Ende einfach „irgendwie“ nicht auf. Zu den Kosten endloser Überarbeitungen siehe Die Kosten von Überarbeitungen.

Schritt 1. Den Leistungsumfang im Vertrag festlegen

Der Schutz vor Scope Creep beginnt vor dem Start: legen Sie klar fest, was im Preis enthalten ist und was nicht. Wie viele Überarbeitungen, welche Arbeiten, wo die Grenzen liegen. Wenn der Umfang schriftlich festgelegt ist, wird jedes „lass uns auch noch“ zu einem sichtbaren Schritt über die Vereinbarung hinaus statt automatisch kostenloser Arbeit. Das ist der günstigste Schutz — er kostet nur Klarheit im Voraus.

Schritt 2. Die tatsächlichen Stunden gegen den Kostenvoranschlag verfolgen

Als Nächstes — das Ausufern in Zahlen sehen. Wenn Sie die tatsächlichen Stunden des Teams im Projekt erfassen und mit dem Kostenvoranschlag vergleichen, bemerken Sie die Überschreitung während der Arbeit, nicht erst im Nachhinein. Ein Projekt, das 140 Stunden statt der geplanten 90 verschlungen hat, ist sofort sichtbar — und Sie können stoppen oder eine Nachberechnung ausstellen, bevor es zu spät ist.

Schritt 3. Bezahlte Änderungen außerhalb des Umfangs

Die Grundregel: Alles, was über den festgelegten Umfang hinausgeht, wird separat berechnet. Das ist keine Gier, sondern Fairness: Zusatzarbeit kostet zusätzliches Geld. Es genügt, ruhig zu sagen: „Das liegt außerhalb unserer Vereinbarung, hier ist, was es kosten wird.“ Kunden nehmen das in der Regel gelassen hin, weil die Grenzen von Anfang an transparent waren. Zur Wahl eines Modells, das besser vor Scope Creep schützt, siehe Preismodelle.

Beispiel: Ein Projekt, das den Kostenvoranschlag sprengte

Der Kostenvoranschlag des Projekts lag bei 90 Stunden, der Preis bei 90 Tausend, die vollen Kosten pro Stunde bei 500 UAH — die geplanten Kosten betrugen also 45 Tausend und der Gewinn 45 Tausend. Doch der Kunde fügte ein paar „Kleinigkeiten“ und mehrere Runden Überarbeitungen hinzu — tatsächlich waren es 140 Stunden. Die realen Kosten stiegen auf 70 Tausend, und der Gewinn fiel auf 20 Tausend statt 45. Die Hälfte des Gewinns wurde verschenkt — nicht wegen schlechter Arbeit, sondern wegen eines nicht festgelegten Umfangs. Hätten diese 50 zusätzlichen Stunden separat berechnet werden können, wäre das Projekt profitabel geblieben.

Womit anfangen

Legen Sie vor Ihrem nächsten Projekt fest, was im Preis enthalten ist und wie viele Überarbeitungen vorgesehen sind. Erfassen Sie während der Arbeit die tatsächlichen Stunden und vergleichen Sie sie mit dem Kostenvoranschlag. Und berechnen Sie alles außerhalb des Umfangs separat. Diese drei Gewohnheiten holen den Gewinn zurück, der früher still verloren ging. Zum Vergleich der Profitabilität von Projekten und Bereichen siehe Marge nach Bereich.

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