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6 Min.
24.07.2026
Wie viel Ihres Umsatzes Sie für Gehälter ausgeben können
Olena Smolikova
Financial expert at Finmap
Das Team wächst nach und nach. Sie haben einen weiteren Manager eingestellt, das Gehalt einer starken Fachkraft erhöht, eine Assistenz eingestellt, weil Sie nicht mehr hinterherkamen. Jede Entscheidung für sich sah vernünftig aus. Dann schauen Sie sich das Monatsergebnis an – der Umsatz stimmt, aber es bleibt kaum Gewinn übrig, und es ist unklar, wo er geblieben ist.
Meistens ist er in die Personalkosten geflossen. Die Gehälter steigen unbemerkt: eine Person hier, eine Erhöhung dort. Und irgendwann arbeitet das Unternehmen vor allem dafür, das Team zu bezahlen – nicht den Inhaber.
Die Frage, wie viel Sie für Gehälter ausgeben können, ist eine der wichtigsten in jedem personalintensiven Geschäft. Und die Antwort darauf muss eine Zahl sein, kein Bauchgefühl von „irgendwie schaffen wir es schon“.
Warum die Personalkosten unbemerkt wachsen
Keine einzelne Einstellungsentscheidung wirkt für sich genommen gefährlich. Gefährlich ist die Summe all dieser Entscheidungen – die eine Zahl, die niemand vor Augen hat.
| Jede Entscheidung für sich | Was am Ende sichtbar wird |
|---|---|
| „Nehmen wir noch jemanden – wir kommen nicht hinterher“ | Der Umsatz ist nicht so schnell gewachsen wie die Personalkosten |
| „Ich habe das Gehalt erhöht, damit die Person nicht geht“ | Bei einer Person erhöht – ein halbes Jahr später fragen die anderen auch |
| „Das ist eine Investition ins Team“ | Eine Investition ohne Amortisationsrechnung ist einfach eine Ausgabe |
Solange die Personalkosten nicht als Anteil am Umsatz berechnet werden, wirkt jede neue Einstellung wie eine Kleinigkeit. Zusammen fressen sie jedoch still Ihre Marge auf.
„Ich habe nicht bemerkt, wann ich angefangen habe, für die Gehälter meines Teams zu arbeiten. Eines Monats habe ich einfach gemerkt, dass ich alle bezahlt hatte – nur mich selbst zuletzt. Dabei war der Umsatz ein Rekordwert.“
Wie viel ist normal
Eine universelle „richtige“ Zahl für die Personalkosten gibt es nicht – sie unterscheidet sich je nach Geschäftsart. Aber es gibt Orientierungswerte, von denen Sie ausgehen können:
| Geschäftsart | Orientierungswert Personalkosten am Umsatz |
|---|---|
| Handel, Einzelhandel | Niedriger: Hauptkosten sind die Wareneinstandskosten |
| Dienstleistungen, Agenturen, IT | Höher: Menschen sind die wichtigste Ressource und der größte Kostenfaktor |
| Produktion | Mittel: zwischen Material und Personal |
Es geht nicht darum, sich den „richtigen“ Prozentsatz zu merken, sondern Ihren eigenen zu kennen und dessen Entwicklung zu beobachten. Wenn die Personalkosten Jahr für Jahr steigen, der Gewinn aber nicht mithält, ist das ein Warnsignal – selbst wenn die absoluten Zahlen noch gut aussehen.
Wie Sie Ihre Personalkosten richtig berechnen
Damit die Zahl ehrlich ist, müssen in die Personalkosten mehr als nur die Nettogehälter einfließen:
- Alle Zahlungen an das Team – Grundgehälter, Provisionen, Boni, Prämien.
- Steuern und Sozialabgaben auf die Gehälter – auch das ist der Kostenanteil einer Person für das Unternehmen, keine separate Kleinigkeit.
- Ihre eigene Vergütung, wenn Sie im Unternehmen arbeiten und es nicht nur besitzen.
- Auftragnehmer für wiederkehrende Aufgaben – wenn jemand faktisch Teil des Teams ist, gehört seine Bezahlung ebenfalls zu den Personalkosten.
Addieren Sie diese Summe und teilen Sie sie durch den Umsatz desselben Zeitraums. So erhalten Sie Ihren tatsächlichen Prozentsatz. Vergleichen Sie ihn mit den Vormonaten – nicht eine einzelne Zahl, sondern die Entwicklung zeigt, ob alles unter Kontrolle ist.
„Als ich die Personalkosten zusammen mit den Steuern und meiner eigenen Vergütung berechnet habe, war der Prozentsatz anderthalbmal höher, als ich dachte. Danach wurden Einstellungsentscheidungen deutlich gelassener getroffen.“
Was tun, wenn es zu viel ist
Hohe Personalkosten sind nicht immer ein Grund, jemanden zu entlassen. Häufiger sind sie ein Grund, genauer hinzusehen, warum Menschen keine proportionale Leistung erbringen:
- Gehalt an Ergebnisse koppeln, wo derzeit ein Festgehalt ohne Umsatzbezug gezahlt wird.
- Auslastung prüfen. Manchmal kosten zwei halb ausgelastete Mitarbeiter so viel wie drei, die tatsächlich gebraucht werden.
- Nicht alle erhöhen, „damit sich niemand benachteiligt fühlt“. Eine Gehaltserhöhung ist eine Entscheidung für eine bestimmte Person und einen bestimmten Beitrag.
- Sich selbst zuerst bezahlen. Wenn der Inhaber sich selbst zuletzt bezahlt, sehen die Personalkosten immer „normal“ aus – auf Kosten Ihrer eigenen Unterbezahlung.
Wozu Buchhaltung und ein Finanzexperte hier gebraucht werden
Um die Personalkosten als Anteil des Umsatzes zu sehen und nicht als Stapel einzelner Gehaltsabrechnungen, müssen Gehälter, die Steuern darauf und der Umsatz an einem Ort zusammenlaufen. Dann berechnet sich der Prozentsatz von selbst, und sein Anstieg wird im Voraus sichtbar, nicht erst im Nachhinein.
In Finmap können Sie Teamzahlungen in eine separate Kategorie verschieben und Ihre Personalkosten Monat für Monat neben dem Umsatz sehen – dann hört die Frage „Wie viel können wir zahlen“ auf, eine Vermutung zu sein.
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Häufig gestellte Fragen
Welcher Prozentsatz des Umsatzes gilt für Gehälter als normal?
Eine einheitliche Zahl gibt es nicht: Im Einzelhandel sind die Personalkosten meist niedriger (Hauptkosten sind die Wareneinstandskosten), in Dienstleistungen und IT sind sie höher (Menschen sind das Produkt). Wichtiger als der Prozentsatz selbst ist seine Entwicklung: Wenn die Personalkosten schneller wachsen als der Umsatz, ist das ein Warnsignal – unabhängig vom absoluten Niveau.
Soll ich mein eigenes Gehalt in die Personalkosten einrechnen?
Ja, wenn Sie im Unternehmen arbeiten und es nicht nur besitzen. Andernfalls wirken die Personalkosten kleiner, als sie tatsächlich sind – auf Kosten Ihrer eigenen Unterbezahlung –, und Einstellungsentscheidungen beruhen auf falschen Zahlen.
Und Auftragnehmer und Freelancer – mitzählen?
Diejenigen, die faktisch Teil des Teams sind und wiederkehrende Aufgaben erledigen – ja. Einen einmaligen Auftragnehmer für ein bestimmtes Projekt – nein, das sind eher Projektkosten als laufende Personalkosten.
Die Personalkosten sind hoch, aber alle werden gebraucht – was tun?
Prüfen Sie zunächst, ob die Gehälter an Ergebnisse gekoppelt sind und ob alle voll ausgelastet sind. Oft liegt das Problem nicht an der Anzahl der Mitarbeiter, sondern daran, dass die Gehälter nicht vom Umsatz abhängen. Eine Kündigung ist der letzte Schritt – und auch sie sollte auf Zahlen basieren.
Wie oft sollte ich diesen Prozentsatz neu berechnen?
Einmal im Monat, zusammen mit den übrigen Kennzahlen. So erkennen Sie den Trend und können reagieren, bevor die Personalkosten Ihren Gewinn auffressen – nicht erst danach.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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