Wie Intelligent System während eines Pandemie-Jahres mit Finmap etwa 150% wuchs

Herausforderung

Mykola Mostovoy baute sein Baugeschäft auf, wie es die meisten Auftragnehmer anfangs tun: schnell, praktisch und mit Excel. Als das Unternehmen zehn separate Teams in Warschau führte — besetzt mit einem internationalen Team aus der Ukraine, Moldau, Georgien, Weißrussland und Polen —, funktionierte dieser Ansatz nicht mehr. Jedes Team führte ein eigenes Budget für Material und Verbrauchsgüter, aber niemand hatte einen Ort, an dem sich das Gesamtbild zeigte: welche Kunden wirklich bezahlt hatten, wie viel für Beschaffung und Gehälter ausgegeben wurde, welche Projekte profitabel waren und welche nicht, oder welche Ausrüstung gerade auf zehn verschiedenen Baustellen lagerte. Vorher lebte all das in verstreuten Excel-Dateien, und die Zahlen des einen Teams gegen die des anderen abzugleichen fraß Zeit, die dem Team fehlte.

Die ausgelagerte polnische Buchhaltungsfirma des Unternehmens war nicht dafür ausgelegt, diese Lücke zu schließen. Ihre Berichte kamen zwei bis drei Wochen zu spät — gut genug zum Einreichen, aber nutzlos für eine Entscheidung, die schon in dieser Woche getroffen werden musste. Der naheliegende Fix, die Einstellung eines hauptamtlichen Finanzdirektors in Warschau, hatte seinen Preis: etwa 8.000 PLN (rund €2.000) im Monat — eine Ausgabe, auf die sich Mostovoy für eine Position, die er selbst noch nicht vollständig rechtfertigen konnte, noch nicht einlassen wollte. „Wir brauchten ein zeitnäheres Werkzeug für die Betriebsbuchhaltung, das uns zeigt, wo wir Gewinn machen, wo wir Geld verlieren und wo wir effizienter arbeiten könnten“, sagt er.

Lösung

Mostovoy bündelte die Budgets aller zehn Teams in Finmap, mit rollenbasiertem Zugriff, sodass Projektleiter, Vorarbeiter und Fahrer jeweils nur das sehen und eingeben, was für ihren Teil des Unternehmens relevant ist. Statt Belege für eine Abstimmung am Monatsende zu sammeln, erfassen die Mitarbeiter Einnahmen-, Ausgaben- und Überweisungsbuchungen selbst, sobald sie anfallen, über Finmaps drei zentrale Erfassungspunkte.

Zwei Funktionen tragen die Hauptlast im Alltag. Der Cashflow-Bericht gibt Mostovoy einen tagesaktuellen Einblick, wohin das Geld tatsächlich fließt — Team für Team. Der Zahlungskalender lässt ihn Einnahmen und Ausgaben im Voraus planen, statt einen Engpass erst zu bemerken, wenn er bereits da ist. „Der Zahlungskalender half uns, unsere Einnahmen und Ausgaben zu planen, damit wir wussten, ob wir eine Liquiditätslücke hatten oder wo sie möglicherweise auftreten könnte. Wir hatten Zeit, zu reagieren und eine solche Situation zu vermeiden“, sagt er.

Das System entwickelte sich auch zu einem ungeplanten Sicherheitsnetz. Im September verlor ein Mitarbeiter eine Rechnung über 4.500 PLN (etwa €1.000) und vergaß sie völlig — bis die Buchhalter die Unterlagen des Monats abglichen und sie als fehlend bemerkten. Weil die Transaktion bereits in Finmap erfasst war, entdeckte das Unternehmen die Lücke, bevor das Geld endgültig verloren war. „Zum Glück ist bei uns alles über Finmap gelaufen“, sagt Mostovoy.

Ergebnisse

Mit täglicher Sichtbarkeit über alle zehn Teams wuchs Mostovoys Baugeschäft in einem einzigen Jahr um etwa 150 % — trotz Pandemie. Ein separates Unternehmen aus seinem Portfolio, im Fintech-Bereich tätig und ebenfalls auf Finmap betrieben, wuchs im selben Zeitraum um 400 %.

Genauso aussagekräftig ist die Einstellung, die Mostovoy bis heute nicht vorgenommen hat. „Auf der Ebene, auf der wir tätig sind, hätten wir schon vor Langem jemanden einstellen müssen, der die Finanzen verwaltet. Aber mit dem Finmap-Service besteht dafür noch keine Notwendigkeit“, sagt er — und umgeht damit die Kosten von rund 8.000 PLN im Monat, während er weiterhin tägliche, strukturierte Sichtbarkeit über jedes Team behält.

Direkt gefragt, warum er sich für Finmap entschieden hat, verweist Mostovoy nicht auf eine finanzielle Kennzahl. „Weil es einfach cool ist!“, sagt er.