Wie LIBERT $8.348 pro Jahr sparte, indem es Tabellen durch Finmap ersetzte
LIBERT bietet Premium- und Business-Class-Transporte in der Ukraine — Privat- und Firmenbuchungen, offizielle Delegationsfahrten, Veranstaltungslogistik, internationale Routen, gepanzerte Fahrzeuge für sicherheitskritische Reisen und englischsprachige Fahrer. Andriy Antonenko gründete das Unternehmen 2008 und baute es auf einem einfachen Prinzip auf: Ordnung zählt, besonders bei den Finanzen, also schulte er sein Team von Anfang an auf ein klares Berichtssystem.
“\"Endlich werden ehrliche und transparente Beziehungen zu meinem ganzen Team aufgebaut, was einer der Schlüssel zum Erfolg für mich ist.\”
— Andriy Antonenko, Inhaber, LIBERT
Herausforderung
Diese Disziplin war manuell. LIBERT arbeitete mit selbstgebauten Tabellen, und zum Jahresende bedeutete das, zwölf oder mehr monatliche Tabellen abzustimmen, die so komplex wurden, dass man ihnen ohne ständige Nachkontrolle nicht mehr vertrauen konnte. Jeder Abend barg dasselbe Risiko. „Wenn man abends nicht alles gegen die Tabellen prüft, zusätzlich alle Ergebnisse auflistet und keinen Fehler irgendwo übersieht, dann wird es am nächsten Tag unmöglich, dieses Datenchaos zu entwirren!“, sagt Antonenko. Die Arbeitsbelastung war über das hinausgewachsen, was ein einzelner Operations-Manager in normalen Arbeitsstunden vernünftig bewältigen konnte, und die CRM-Systeme, die LIBERT unterwegs ausprobierte, passten nicht zu der Art, wie das Geschäft wirklich funktionierte — keines war so aufgebaut, wie es ein Transportunternehmen braucht: um Fahrer, Fahrzeuge und Projekte herum.
Lösung
Antonenko beschloss, Finmap auszuprobieren. „Das System ist einfach, und alles ist klar. Und dank des Online-Gesprächs mit dem Support-Berater ließ sich der Service genau auf mein Geschäftsmodell zuschneiden“, sagt er.
Das Unternehmen richtete sein Finmap-Setup genau danach aus, wie das Geschäft tatsächlich läuft: Jeder der rund 20 Fahrer von LIBERT bekommt einen eigenen Account, um Ausgaben mit Belegen zu erfassen und einem Projekt zuzuordnen, sodass die Ausgaben nie ein Rätsel sind, wenn sie in der Zentrale ankommen. Einzelne Fahrzeuge werden selbst als eigenständige Projekte geführt und zeigen Servicekosten und Einnahmen nach Fahrzeugklasse. Ein Dashboard gibt Antonenko außerdem Einblick in den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrers im Vergleich zu dessen Limit.
Ergebnisse
Das klarste Ergebnis ist eine Einstellung, die LIBERT nicht mehr vornehmen muss. Ein zusätzlicher Operations-Manager würde das Unternehmen beim ukrainischen Durchschnittsgehalt von $750 im Monat rund $8.780 im Jahr kosten. Finmaps Jahresabonnement kostet $432 — eine Nettoersparnis von $8.348 im Jahr, zusätzlich zu der Lohnbuchhaltung und dem Verwaltungsaufwand, den eine neue Stelle mit sich gebracht hätte.
Tag für Tag bedeutet das auch weniger Zeit für Abstimmungsarbeit und mehr Zeit für die Führung des Geschäfts: Kraftstofflimits, Fahrerguthaben und die Rentabilität auf Fahrzeugebene sind jetzt Dinge, die Antonenko auf einem Dashboard prüfen kann, statt sie aus einem Stapel Tabellen zu rekonstruieren. Das andere Ergebnis lässt sich schwerer in einer Zahl ausdrücken, ist ihm aber genauso wichtig: Vertrauen im Team. „Endlich entstehen ehrliche und transparente Beziehungen zu meinem gesamten Team, was für mich einer der Schlüssel zum Erfolg ist. Es ist wichtig, dass für alle genug da ist — dann wird die Arbeit der Fahrer angenehmer, und das Niveau unseres Service wird immer weiter wachsen“, sagt er.
Er denkt bereits darüber nach, was das System sonst noch übernehmen könnte: „Ich wusste nicht einmal, ob es ähnliche Programme oder Konkurrenten zu Finmap gibt. Und wozu auch, wenn mich dieses System vollkommen zufriedenstellt? Es wäre gut für unser Geschäft, in Finmap nicht nur Rechnungen ausstellen zu können, sondern auch Zertifikate über abgeschlossene Arbeiten bereitzustellen.“
