Wie Mathema einen $250-Excel-Fehler durch tägliche finanzielle Kontrolle ersetzte
“\"Mir ging es mit meinen Finanzen gut, ich hörte immer auf kluge Menschen, und sie alle sagten: Kontrolliere deine Finanzen.\”
— Vitalii Shkil, Co-Gründer, Mathema
Herausforderung
Mathema ist eine Online-Mathematikschule, die heute mehr als 20.000 Lektionen pro Monat für über 2.000 Schüler durchführt. Angefangen hat es nicht so, und auch nicht mit Finmap — Mitgründer Vitalii Shkil baute die frühen Finanzen des Unternehmens in Excel auf, wie es die meisten Gründer tun. Das funktionierte, bis das Wachstum es einholte. Die Tabellen, die Shkil ein vollständiges finanzielles Bild geben sollten, lieferten nie wirklich eines — Aktualisierungen hinkten hinterher, und das Geschäft bezahlte dafür auf Wegen, die schwer vorherzusehen waren. Bei einem Vorfall kostete ein Fehler in einer Excel-Formel das Unternehmen $250, und das Team brauchte zwei Stunden, nur um herauszufinden, wo die Zahl falsch gelaufen war.
Für Shkil wog diese Art von Lücke schwerer, als sie es für einen Gründer ohne Vorerfahrung getan hätte. Er brachte bereits kaufmännisches Fachwissen mit ins Geschäft und wollte nicht zulassen, dass eine Tabelle zur Obergrenze dessen wird, was er mit diesem Wissen erreichen konnte. „Ich hatte Glück mit meinen Finanzen, ich habe immer auf kluge Leute gehört, und die haben alle gesagt: Behalte deine Finanzen im Griff“, sagt er.
Lösung
Seit März 2021 läuft Mathemas Finanzverwaltung über Finmap. Shkil verband die Bankkonten des Unternehmens, sodass Transaktionen automatisch verbucht werden, statt von Hand eingetippt zu werden — und schloss damit den manuellen Eingabeschritt, in den sich der $250-Fehler eingeschlichen hatte. Er richtete außerdem einen rollenbasierten Zugriff im gesamten Team ein, sodass jeder nur die Zahlen erfassen und einsehen konnte, die für seinen Teil des Geschäfts relevant waren, ohne dass jeder Kontoinhaber vollständige finanzielle Einsicht brauchte.
Die tägliche Gewohnheit ist die Cashflow-Überwachung — ein tagesaktueller Blick darauf, was reinkommt und rausgeht, der die verzögerte, fehleranfällige Sicht ersetzt, die Excel früher lieferte. Über diese tägliche Kontrolle hinaus prüft Shkil einen monatlichen Gewinn-und-Verlust- sowie Cashflow-Bericht und verfolgt gezielt Zahlungen für die erste Lektion, denn diese Kennzahl zeigt ihm, ob neue Schüler tatsächlich zu zahlenden Kunden werden, statt sich nur anzumelden. Dieselben Zahlen nutzt er, um Mathemas Kostenstruktur regelmäßig zu überprüfen, und sucht dabei nach Kategorien, die sich zu optimieren lohnen, während die Schule wächst. „Ich habe mein Wissen im Finanz- und Rechnungswesen von Anfang an auf ein neues Unternehmen angewendet, um es von Beginn an finanziell gesund aufzustellen“, sagt er.
Ergebnisse
Mathema ist zu einer Schule herangewachsen, die mehr als 20.000 Lektionen pro Monat für über 2.000 Schüler durchführt, mit einer finanziellen Berichterstattung, die nicht mehr davon abhängt, dass jemand daran denkt, eine Tabelle korrekt zu aktualisieren, oder einen Fehler bemerkt, bevor er echtes Geld kostet. Unter der täglichen Cashflow-Disziplin, die Shkil um Finmap herum aufgebaut hat, berichtet das Unternehmen, nie in eine Liquiditätslücke geraten zu sein — genau die Art von blindem Fleck, die das Geschäft einst $250 und zwei verlorene Stunden kostete, als Excel noch das gesamte System war.
Für Shkil war die Werkzeugwahl nie rein finanzieller Natur. „Ich will auch coole ukrainische Produkte wie Finmap unterstützen“, sagt er.
