Cómo Chystota.ua redujo con Finmap su costo de entrega de USD 9 a USD 2,5 por viaje

Desafío

Chystota.ua ofrece un servicio de limpieza con una promesa simple: sea cual sea el equipo que requiera un trabajo, el cliente lo recibe como parte del precio: una aspiradora para una limpieza, una escalera para otra. Esa promesa depende de muchas entregas pequeñas, cada una sin nada de especial, que se cumplan a tiempo, y durante mucho tiempo llevar ese equipo de un punto A a un punto B se había convertido, sin que nadie lo notara, en uno de los costos ocultos más grandes del negocio. La empresa dependía de taxis, y la tarifa de un taxi cambia con el clima, el día de la semana y la demanda, así que un mismo trayecto corto podía costar montos bastante distintos de un día para otro, sin una forma clara de ver el patrón ni de planificar en función de él.

Hasta ese momento, el dueño, Dmytro Sheremeta, había llevado el negocio en Excel, y eso lo había hecho avanzar bastante, pero no lo suficiente. «Las finanzas siempre han sido clave para mí. Excel, aunque es útil, no siempre responde a las exigencias de un negocio moderno. Pero cuando empezamos a trabajar con herramientas más profesionales para llevar la contabilidad del dinero de la empresa, todo cambió», dice.

Solución

Sheremeta llevó su análisis del flujo de caja a Finmap y empezó a revisarlo todos los meses, usando las cifras para ver con exactitud en qué gastaba el negocio y dónde había margen para recortar. Lo combinó con un informe mensual de estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias o P&L), que cada vez comparaba con los dos meses anteriores, de modo que cualquier categoría de costo que empezara a desviarse saltara a la vista de inmediato, en vez de quedar enterrada en una planilla de cálculo hasta fin de año.

La categoría que destacó primero fue la de entregas. Con cifras limpias y comparables a la vista, en lugar de un montón de boletas de taxi con montos variables, Sheremeta por fin pudo ponerle un número concreto a la situación de partida: USD 9 por una entrega de ida y vuelta. Esa cifra le dio una referencia real con la cual comparar y la confianza para salir a buscar una alternativa, en vez de aceptar la tarifa del taxi como algo fijo. Encontró un partner que hace las entregas en scooters eléctricos y pasó las entregas del negocio a ese servicio.

Resultados

Con el cambio, el costo de una entrega de ida y vuelta bajó de USD 9 a USD 2,5. Aplicado a todo el volumen de entregas que maneja el negocio, ese solo cambio generó un ahorro de USD 9.000 en el año, solo en entregas. Sumadas las demás categorías de costos que Sheremeta ajustó con la misma revisión mensual del flujo de caja y del P&L, el ahorro total superó los USD 12.000 en el año.

«Gracias a Finmap, ahorramos USD 9.000 solo con optimizar el costo de entrega de equipos. En total, optimizamos los costos en más de USD 12.000 durante el año», dice Sheremeta.

Para Chystota.ua, el cambio de fondo no fue que los scooters reemplazaran a los taxis, sino la visibilidad. Un costo que nadie seguía de cerca no se podía manejar. Un costo que se revisa todos los meses, categoría por categoría, termina encontrando su propia solución.