De los libros contables escritos a mano a un negocio de 54 millones de UAH: la historia de ThinkGlobal

Desafío

Yana Moskovchenko no se propuso construir un imperio empresarial: partió como una mamá en busca de un colegio que no le «quebrara» el espíritu a su hija, como sentía que lo había hecho el sistema estatal. Esa búsqueda la llevó a comprar en 2017 la franquicia del colegio privado ThinkGlobal, junto con un centro de primera infancia que más tarde se convirtió en el jardín infantil KUKU Kids, además de una serie de campamentos familiares GLOBAL FRIENDS.

Durante años llevó las finanzas como lo hacen al principio muchos fundadores: a mano. En cuadernos de registro se anotaba cuánto entraba y salía en cada sede, y Moskovchenko tenía que conciliar las cifras ella misma, y muchas veces no coincidían. Hasta que no iba en persona a una sede o llamaba a alguien de allá, no tenía idea de cuánto dinero había realmente en la caja. Cuenta que intentaba tenerlo todo en la cabeza: ¿dónde se nos olvidó registrar algo?, ¿por qué hay un faltante?, ¿por qué no cuadra con Excel? «Era una pesadilla», dice. «Ni siquiera quiero acordarme».

La incertidumbre llegó a su punto más alto al comienzo de la invasión a gran escala, cuando Moskovchenko pensó en vender el colegio por la inestabilidad, antes de darse cuenta de que intentar vender un negocio que solo estaba registrado en una planilla de Excel era, en sus palabras, poco profesional.

Solución

Moskovchenko conoció Finmap en una conferencia y lo implementó en todo el negocio. Al principio no hubo adhesión inmediata: su equipo se resistió, como se resiste la mayoría de los equipos a cualquier sistema nuevo. Ella lo sacó adelante con un argumento sencillo: hoy nadie quiere lavar la ropa a mano, y esto era como instalar un lavavajillas para las finanzas del colegio. El equipo de Finmap hizo una sesión de capacitación para su personal y, en un mes, los mismos empleados que se habían resistido le decían: «¿Cómo vivíamos antes?».

Hoy Moskovchenko administra dos sedes del colegio y un jardín infantil, cada establecimiento con su propio administrador y su propia caja, y categoriza los pagos dentro de Finmap. Puede revisar el saldo de cualquier caja en cualquier momento y maneja los campamentos GLOBAL FRIENDS como un proyecto aparte, para ver con exactitud cuánto puede destinar a publicidad y cuánto es utilidad neta. Cuando fija el valor de las mensualidades del año siguiente, ahora lo hace con los datos financieros reales de Finmap y no a ojo.

Resultados

El resultado más claro es la visibilidad. Moskovchenko dice que con Finmap puede estar en otra ciudad, abrir el celular y ver el estado real del negocio: una revisión de dos minutos en lugar de una pesadilla de conciliación. Al prepararse para una entrevista reciente, sacó las cifras en la app en un par de minutos: ingresos anuales de unos 54 millones de UAH (aproximadamente USD 1.272.770), con una rentabilidad de aproximadamente 46% en los colegios y de alrededor de 14% en el jardín infantil.

Desde entonces se ha vuelto una defensora de tratar el control financiero como algo fundamental del negocio y no como una tarea engorrosa, y les dice a otros fundadores que entran al rubro de la educación que calculen su modelo financiero antes de empezar, no después. Como ella misma lo plantea, el costo de la herramienta no es nada comparado con las horas de trabajo manual que reemplazó, y con la libertad que le dio, en sus palabras, para concentrarse «en el amor, en el crecimiento, en la oportunidad de saborear este universo».