Cómo Smartass Gym reemplazó el caos del efectivo por una visión financiera clara

Desafío

Maksym, el dueño, tenía un negocio con mucho movimiento, pero poco visible. El efectivo, en particular, se manejaba al margen del resto de la contabilidad.

«Había descuadres entre los informes y la realidad. El efectivo se llevaba por separado. Y a mí eso no me servía para nada, porque no tenía ninguna visibilidad del flujo de caja», cuenta Maksym.

Los administradores informaban de forma irregular: a veces tarde, a veces con errores. «Algunas cosas quedaban registradas, otras se duplicaban y otras no se registraban en absoluto. El efectivo se calculaba aparte», dice. Para saber cuánto efectivo había realmente en la caja, Maksym tenía que escribirles a los administradores, esperar las respuestas y sumarlo todo él mismo con una calculadora.

«Tenía que calcularlo todo a mano una vez a la semana o al mes, tratando de entender cómo cuadraba todo. Era muy incómodo, sobre todo porque ya teníamos una herramienta para eso y simplemente no la usábamos», dice. Sin una visión confiable del flujo de caja, Maksym no podía proyectar los dividendos ni planificar con tiempo los gastos grandes: el negocio reaccionaba ante las situaciones en vez de gestionarlas.

Solución

Maksym hacía tiempo que sabía que algo tenía que cambiar, pero el equipo estaba absorbido por su propio trabajo diario y él no tenía tiempo para meterse a fondo en las cifras. El punto de inflexión llegó con la posibilidad de sumar ayuda externa. «Cuando ofrecieron ayudar a arreglarlo, me di cuenta de que en solo unos meses podíamos darle la vuelta a todo», dice.

Con el apoyo de un director financiero, Smartass reconstruyó desde cero el seguimiento del efectivo: ahora cada transacción, desde los pagos recibidos hasta los depósitos de efectivo, se registra automáticamente en vez de armarse a partir de mensajes a los administradores. El equipo también fijó una llamada semanal recurrente para informar el avance, en la que Maksym recibe un resumen completo de lo que se hizo, lo que está en curso y los pagos programados, con lo que ya no necesita revisar las cifras todos los días ni andar detrás del personal para pedir novedades. Las compras grandes, como equipos nuevos o mantención técnica, ahora se reparten en varios meses en vez de golpear de una sola vez las cifras de un mes.

«Empezamos a distribuir bien los gastos. Ahora podemos planificar la mantención técnica de todo el año, en vez de llevarnos un golpe en un mes determinado», dice Maksym.

Resultados

La diferencia en el día a día es inmediata: se acabaron las sesiones de calculadora en las noches y el andar detrás de los administradores para que informen cuánto efectivo hay. «Ahora por fin está todo en orden en el manejo del efectivo. Lo veo todo con claridad en el sistema», dice Maksym.

El ritmo semanal también cambió su forma de trabajar. «Me resulta muy cómodo, porque una vez a la semana repasamos todo lo que hay que conversar. No tengo que recordarle nada a nadie», dice. Con cifras confiables en la mano, Maksym ahora puede planificar con anticipación en vez de reaccionar: proyecta con tiempo los dividendos, los bonos del personal y los reajustes de sueldo, en lugar de decidir sobre la marcha.

De cara al futuro, Smartass se apoya en esa base para armar presupuestos detallados a varios meses plazo, una estructura de bonos más transparente para el personal y una planificación de escenarios para cambios como un alza del arriendo o de los costos de los equipos. Como dice Maksym: «¡Sí, por supuesto que puedo recomendar Finmap!»