Cómo TURE llevó la planificación financiera a un negocio que vive de las temporadas
TURE opera turismo aventura en Ucrania: trekking de montaña, rafting, viajes de esquí, sus propias cadenas de alojamiento «White Elephant» y «White Bison» y competencias al aire libre, con operaciones repartidas entre el Dniéster, los Cárpatos y Ternopil. Roman Kozachuk, jefe de marketing, se sumó a la empresa en 2016 y ayudó a formalizar su área de marketing en 2020; el negocio pasa de un equipo base de cuatro personas a entre 25 y 50 empleados en temporada alta.
“"La gestión intuitiva, sin planes ni presupuestos, puede dar resultados en el corto plazo, pero la planificación financiera hace resiliente a un negocio." — Roman Kozachuk, jefe de marketing de TURE”
— Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, TURE
Desafío
En sus primeros años en TURE, Kozachuk tuvo que hacer de todo. «Tenía que trabajar en distintos departamentos: desde coordinar guías y logística hasta administrar un arriendo de temporada en Ternopil e incluso trabajar yo mismo como guía. Eso me dio una visión de 360 grados del negocio», dice, una visión que hacía difícil ignorar las brechas en las finanzas de la empresa.
El turismo es un negocio que no perdona a quien lo lleva en planillas. Las finanzas de TURE vivían en archivos manuales de Excel con fórmulas complejas que tomaban tiempo en actualizarse, así que la imagen siempre iba un paso atrás de la realidad. Los viajes podían requerir cambios el mismo día por el clima, el mercado se contrajo bruscamente después de febrero de 2022 y la demanda oscila con fuerza entre la temporada alta del verano y la baja del invierno. Además, las operaciones estaban repartidas en varios lugares, sin una forma rápida de ver el gasto total por categoría en toda la empresa.
Solución
TURE se cambió a Finmap a comienzos de 2024, en busca de una estructura de gastos transparente y de visibilidad en tiempo real de la rentabilidad de cada proyecto. Las empresas individuales (FOP) de la compañía conectaron su banca directamente a la plataforma y reemplazaron el ingreso manual por datos en vivo. «Finmap nos ayudó a automatizar nuestros procesos de maravilla. La integración con la banca de nuestras empresas individuales (FOP) trae los datos en tiempo real. Ahora vemos el panorama financiero clasificado por canal: anuncios en Meta, anuncios en Google, diseño o merchandising de marca», dice Kozachuk.
Ese desglose por canal, junto con la vista Plan vs. Real de Finmap, le dio a TURE visibilidad inmediata del presupuesto en vez de una visibilidad atrasada, y permitió al equipo trazar una línea clara entre gastos operativos y gastos de capital, una distinción que importa en un negocio que invierte en cadenas de alojamiento y, a la vez, opera viajes del día a día.
Resultados
Kozachuk presenta el cambio menos como un reemplazo de software y más como una transformación en la forma de dirigir el negocio. «La gestión intuitiva, sin planes ni presupuestos, puede dar resultados en el corto plazo, pero la planificación financiera hace resiliente a un negocio», dice. Para una empresa cuya demanda puede moverse en un día por el clima, o en un año por un shock de mercado, esa resiliencia es justamente lo que importa.
Su consejo para quien piense seguir el mismo camino en el turismo es directo: «Si quieres entrar al rubro del turismo, tienes que sentir pasión por él, porque los desafíos son reales. Las finanzas son la herramienta que te muestra exactamente hacia dónde te está llevando esa pasión».
El relato de TURE no cita ningún ingreso, costo ni porcentaje de crecimiento específico atribuido al cambio; lo que describe es una transformación estructural: datos bancarios en tiempo real en vez de ingreso manual, gasto visible por canal en vez de enterrado en fórmulas, y un plan con el que el negocio puede contrastarse a sí mismo en vez de enterarse a fin de año de si las cifras resultaron. En un negocio tan estacional, conocer en tiempo real el panorama de plan versus real ya es un logro en sí mismo.
