Cómo Viora Build recuperó 20 horas a la semana al cambiar las planillas por Finmap
Viora Build es una constructora con sede en Portugal que levanta villas premium y de lujo, además de proyectos residenciales en altura, para inversionistas privados y desarrolladores inmobiliarios que exigen tanto calidad de construcción como transparencia en las cifras que la respaldan. Como la mayoría de las constructoras que trabajan por proyecto, Viora Build lleva varias obras a la vez, cada una con su propio presupuesto, contratistas, calendario de pagos y costos de materiales: una estructura en la que es fácil perder la pista de lo que realmente pasa con el dinero.
“Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas semanales en finanzas. — Simon, jefe de operaciones de Viora Build”
— Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build
Desafío
Durante años, Viora Build llevó sus finanzas como lo hacen muchas constructoras en crecimiento: en Google Sheets. Cada gasto se digitaba a mano y se categorizaba de forma manual, proyecto por proyecto.
«Llevábamos todos los gastos a mano y eso nos generaba errores constantemente. Necesitábamos un sistema que nos diera una visión clara y nos ayudara a planificar el crecimiento», dice Simon, jefe de operaciones de Viora Build.
Los problemas iban más allá de los errores de digitación. La empresa no tenía informes de estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias o P&L) ni de flujo de caja, por lo que los márgenes reales de cada proyecto no se veían hasta mucho después de ocurridos los hechos. No había un calendario de pagos, lo que dejaba al negocio expuesto a déficits de caja. Y como varios proyectos grandes corrían en paralelo, un solo error de cálculo implicaba un riesgo financiero real.
«Necesitábamos a alguien que pudiera preparar informes de P&L y de flujo de caja como corresponde, hacer desgloses por mes y por trimestre, encargarse de la planificación financiera y preparar propuestas comerciales para inversionistas», explica Simon. La empresa sabía desde el comienzo que necesitaba automatizar, pero la falta de recursos postergó el paso hasta que el negocio pudo costearlo.
Solución
Una vez que Viora Build tuvo el capital para actuar, avanzó en dos frentes a la vez. Primero, contrató a un gerente de finanzas para que se hiciera cargo de categorizar las operaciones, armar los informes y planificar las finanzas, un cargo que con el tiempo evolucionó a director financiero, con funciones más estratégicas.
«Al principio trabajamos con la figura de un gerente de finanzas: él categorizaba todas las operaciones y armaba los informes. Ahora trabajamos a un nivel más profundo, con la figura de un director financiero, que ejecuta decisiones estratégicas y nos entrega los informes», dice Simon.
En segundo lugar, la empresa sacó todas las operaciones financieras de Google Sheets y las pasó a Finmap, con lo que obtuvo seguimiento por categoría, saldos de cuentas actualizados y informes de P&L y de flujo de caja a pedido. Con lo básico resuelto, el equipo ahora da un paso más: integrar finanzas, abastecimiento y estimación de costos en un único sistema ERP, para que la planificación de compras, el control de costos y los certificados de término se mantengan sincronizados.
Resultados
La gestión financiera dejó de ser reactiva y el equipo directivo obtuvo una visión clara de todos los proyectos.
El beneficio más inmediato fue el tiempo. «Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas semanales en finanzas», dice Simon, horas que hoy dedica a desarrollar el negocio en vez de andar detrás de las cifras.
El segundo beneficio fue la precisión. «Ahora podemos calcular con exactitud los márgenes de nuestros proyectos y, gracias a eso, la utilidad neta», señala Simon. Con un calendario de pagos en funcionamiento, el equipo también tiene claro qué vencimientos se vienen y qué certificados de término faltan por emitir, lo que elimina la incertidumbre que antes rodeaba los déficits de caja.
Abastecimiento, finanzas y estimación ahora trabajan en sincronía y no en silos separados, lo que ahorra tiempo a todo el equipo gerencial y no solo a Simon. Con la implementación del ERP en marcha, Viora Build se prepara para su próxima etapa: asumir proyectos más grandes con la tranquilidad de saber exactamente cómo está el dinero.
«Ahora podemos planificar nuestras finanzas sin acorralarnos. Eso da seguridad y libertad para crecer», dice Simon.
