Cómo Gold Kitchen convirtió 4 horas diarias de contabilidad en segundos
Gold Kitchen es una empresa ucraniana que vende equipamiento profesional para el rubro HoReCa, con ventas en retail, pedidos en línea y entregas al por mayor a partners. Desde que dejó su oficina en 2019, la empresa trabaja completamente a distancia, lo que significa que todas las áreas del negocio necesitan acceso compartido y actualizado a las cifras.
“Me pasaba cuatro horas al día solo revisando y «arrastrando» fondos de un mes a otro. — Roman, dueño de Gold Kitchen”
— Roman, propietario de Gold Kitchen
Desafío
Antes de Finmap, Roman, el dueño, llevaba las finanzas de la empresa a mano: sacaba cifras de varios bancos y de planillas de Excel y las conciliaba él mismo.
«Me pasaba cuatro horas al día solo revisando y “arrastrando” fondos de un mes a otro», dice Roman. Era tiempo que podría haberse dedicado a abrir nuevas líneas de negocio, a trabajar con los clientes o a hacer crecer la empresa, pero se iba en tareas de rutina.
Lo más costoso era la falta de visibilidad. Con las ventas repartidas entre mayoristas, retail y pedidos en línea, Roman no podía saber qué canal generaba realmente la utilidad. «No sabía cuánto era mi facturación ni qué áreas eran rentables. Solo tenía una idea aproximada de las cifras», dice. Sin ningún tipo de contabilidad de gestión, las decisiones de gasto e inversión se tomaban por intuición y no con datos, y no había cómo ver venir un déficit de caja antes de que llegara.
Solución
Roman decidió resolver el problema de manera sistemática en vez de ir poniendo parches. Conectó Finmap y sumó a un experto financiero con más de 20 años de experiencia trabajando con grandes empresas e importadores para que ayudara a dejarlo bien configurado.
«El experto financiero es de primer nivel. Estoy muy gratamente sorprendido. El conocimiento es clave», dice Roman.
La implementación avanzó por etapas: mapear todas las fuentes de ingresos y gastos y separarlas por área de negocio; configurar las categorías y las reglas automáticas de Finmap según la estructura propia de Gold Kitchen; sincronizar los datos mediante integraciones e importación de archivos donde no había integración directa, lo que incluyó conectar NovaPay y configurar la contabilidad de las cuentas de Monobank; y capacitar a Roman y a su equipo para que lean los datos por sí mismos en vez de esperar informes hechos a mano.
Resultados
El cambio se reflejó directamente en la rutina diaria de Roman. El tiempo que dedicaba a la gestión financiera se redujo aproximadamente diez veces: en vez de cuatro horas al día, bastan unos pocos clics. Como dice el propio Roman: «Un segundo es un ahorro de tiempo enorme; puedes ver todas tus finanzas en cualquier momento del día o del año».
Además del tiempo ahorrado, Roman ahora tiene visibilidad total de los ingresos y gastos por categoría, una lectura clara de qué áreas del negocio son realmente rentables y una base para proyectar los déficits de caja y los pagos: decisiones que antes se basaban en la intuición hoy se basan en datos.
«Antes teníamos una contabilidad que trabajaba más para el fisco. Después pasamos a una contabilidad de gestión que trabaja para la empresa», dice Roman.
Con el modelo base ya armado (categorías creadas, áreas de negocio separadas y el equipo involucrado en la mantención del día a día), Gold Kitchen mira hacia adelante: usar Finmap para proyectar los déficits de caja, optimizar los gastos por área de negocio para mejorar los márgenes y abrir nuevos canales de venta sobre una contabilidad de gestión que ya está funcionando.
«Ahora tenemos mucho más que una contabilidad hecha para presentar informes; tenemos una contabilidad de gestión que muestra el panorama real del negocio», dice Roman.
