Cómo Intelligent System creció ~150% en un año de pandemia con Finmap

Desafío

Mykola Mostovoy levantó su negocio de construcción como lo hace la mayoría de los contratistas al comienzo: rápido, a pulso y con Excel. Cuando la empresa ya tenía diez cuadrillas operando desde Varsovia, con un equipo internacional de personas de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia, ese método dejó de funcionar. Cada cuadrilla manejaba su propio presupuesto de materiales e insumos, pero nadie tenía un lugar donde ver el panorama completo: qué clientes habían pagado de verdad, cuánto salía en compras y sueldos, qué proyectos eran rentables y cuáles no, o qué equipos había en inventario repartidos en diez obras distintas. Antes de Finmap, todo eso estaba en archivos de Excel dispersos, y conciliar las cifras de una cuadrilla con las de otra consumía un tiempo que el equipo no tenía.

La oficina contable polaca externa de la empresa no estaba pensada para cerrar esa brecha. Sus informes llegaban entre dos y tres semanas después de los hechos: servían para cumplir con el fisco, pero no para una decisión que había que tomar esa misma semana. La solución obvia, contratar a un director financiero a tiempo completo en Varsovia, tenía un costo real: unos 8.000 PLN (alrededor de €2.000) al mes, un compromiso que Mostovoy no estaba dispuesto a asumir por un cargo que todavía no podía justificar del todo. «Necesitábamos una herramienta de contabilidad de gestión más oportuna, que nos mostrara dónde estamos obteniendo utilidades, dónde estamos perdiendo dinero y dónde podríamos operar con mayor eficiencia», dice.

Solución

Mostovoy reunió en Finmap los presupuestos de las diez cuadrillas, con acceso según el rol, de modo que los jefes de proyecto, los capataces y los conductores ven y registran solo lo que corresponde a su parte del negocio. En lugar de acumular papeles para una conciliación a fin de mes, los empleados registran ellos mismos las transacciones de ingresos, gastos y transferencias a medida que ocurren, usando los tres puntos de entrada principales de Finmap.

Dos funciones cargan con el peso del día a día. El informe de flujo de caja le da a Mostovoy una lectura del mismo día de hacia dónde se mueve realmente el dinero, cuadrilla por cuadrilla. El Calendario de Pagos le permite planificar con anticipación los ingresos y los gastos, en vez de descubrir un déficit de caja cuando ya es un problema. «El calendario de pagos nos ayudó a planificar nuestros ingresos y gastos para saber si íbamos a tener un déficit de caja o en qué momento podía producirse. Tuvimos tiempo de reaccionar y evitar esa situación», dice.

El sistema también terminó siendo una red de seguridad que nadie había planeado. Un septiembre, un empleado extravió una factura de 4.500 PLN (unos €1.000) y se olvidó por completo del tema, hasta que los contadores fueron a cuadrar los documentos del mes y vieron que faltaba. Como la transacción ya estaba registrada en Finmap, la empresa detectó el hueco antes de que el dinero se perdiera para siempre. «Menos mal que lo pasó todo por Finmap», dice Mostovoy.

Resultados

Con visibilidad diaria de las diez cuadrillas, el negocio de construcción de Mostovoy creció cerca de un 150% en un solo año, a pesar de la pandemia. Otro emprendimiento de su cartera, del rubro fintech y también administrado en Finmap, creció 400% en el mismo período.

Igual de revelador es el cargo que Mostovoy todavía no ha tenido que contratar. «Al nivel en que operamos, hace tiempo que deberíamos haber contratado a alguien que se encargara de las finanzas. Pero con el servicio de Finmap todavía no hace falta», dice, con lo que se ahorra ese costo de unos 8.000 PLN al mes y mantiene una visibilidad diaria y ordenada de todas las cuadrillas.

Cuando se le pregunta directamente por qué adoptó Finmap, Mostovoy no recurre a ninguna métrica financiera. «¡Porque es genial!», dice.