Cómo KLEI cambió las conjeturas financieras por claridad en tiempo real
KLEI fabrica stickers desde Ucrania, pero no de producción masiva, sino duraderos y con un terminado cuidadoso. Fundada en 2017 por Mykyta Anikanov, la empresa partió como un equipo de diez personas que se sentía más como una familia que como un negocio. Creció rápido: llegaron pedidos de clientes internacionales como Reface, Wix, Banda Agency y Wikimedia, y había clientes tan lejanos como Canadá que estaban dispuestos a esperar semanas por su pedido sin que la empresa hiciera ningún gasto adicional en marketing.
“"Abro Finmap, veo el saldo y los gastos que vienen, sigo en azul y sigo con lo mío." — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI”
— Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI
Desafío
El crecimiento no vino acompañado de visibilidad. Las finanzas de KLEI estaban repartidas entre cuentas bancarias separadas, planillas de cálculo y las notas mentales del propio Anikanov. Los pedidos variaban enormemente, desde un solo sticker hasta tiradas de 10.000, con corte por contorno, en packs o corporativos, y cada tipo de pedido tenía su propia estructura de costos, que el equipo no lograba ver con facilidad. La mezcla de medios de pago generaba déficits de caja, y como el saldo bancario se acercaba a cero aun cuando los pedidos seguían aumentando, Anikanov no podía responder la pregunta más básica: ¿era KLEI realmente rentable, o simplemente tenía mucho trabajo?
«Las finanzas siempre han sido mi punto débil: me costaba muchísimo», dice. El estrés tenía su propio ritmo: «Antes estaba tranquilo dos días y después estresado dos semanas. Ahora es al revés: siempre estoy tranquilo».
Solución
KLEI implementó Finmap en el otoño de 2021 y lo usó para reunir en un solo lugar cada cuenta, planilla y nota mental, con un saldo actualizado en tiempo real y un calendario de pagos que reemplazaron la foto retrospectiva que el equipo solía armar después de ocurridos los hechos. Dos cambios destacaron.
Primero, cuando Finmap dejó a la vista las cuentas por cobrar, el equipo detectó un patrón de clientes que pagaban atrasados y pasó el negocio a una política de solo pago anticipado. «Después de implementar la gestión financiera, vi en Finmap que de verdad teníamos cuentas por cobrar. Así que dijimos: bueno, desde ahora, solo pago anticipado», cuenta Anikanov.
Segundo, KLEI armó una estructura de categorías dentro de Finmap, con categorías separadas para stickers individuales y para packs de stickers, de modo que por fin pudo ver qué tipos de pedido eran realmente rentables, en lugar de juzgar el negocio solo por el saldo total. «Antes solo mirábamos el total: entraba plata, así que estábamos bien. Pero cuando empezamos a dividir por tipo de pedido, vimos que no todo era igual de rentable», dice.
Además, armó una rutina en torno al sistema en vez de tratarlo como una solución de una sola vez: «Dedícale tiempo a las finanzas todas las semanas. Incluso 30 minutos analizando las cifras te aportan más que adivinar o guiarte por la intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones basadas en hechos».
Resultados
El cambio más claro está en cómo parte su día Anikanov ahora. «Abro Finmap, veo el saldo y los gastos que vienen, sigo en azul y sigo con lo mío. Antes tenía que revisar tres cuentas bancarias, planillas, notas, y aun así no estaba seguro», dice.
Pasar de revisar tres lugares a revisar uno liberó tiempo y atención que antes se iban en la ansiedad por las finanzas. Para 2025, KLEI había captado inversión y comenzado a construir su propia planta de producción, había abierto nuevas cuentas y puesto en marcha una nueva estructura financiera acorde con su crecimiento: el tipo de hitos que cuesta alcanzar mientras todavía se adivina la rentabilidad pedido por pedido.
Al preguntarle qué le diría a otro fundador en su misma situación, Anikanov vuelve al hábito más que al software: conoce tus números, revísalos cada semana y deja que los hechos, y no la intuición, guíen la próxima decisión.
