Cómo LIBERT ahorró USD 8.348 al año al reemplazar las planillas de cálculo por Finmap
LIBERT presta servicios de transporte premium y de clase ejecutiva en Ucrania: reservas individuales y corporativas, traslado de delegaciones oficiales, logística de eventos, rutas internacionales, vehículos blindados para viajes que exigen seguridad y conductores que hablan inglés. Andriy Antonenko fundó la empresa en 2008 y la construyó sobre un principio simple: el orden importa, sobre todo en las finanzas, por lo que desde temprano capacitó a su equipo en un sistema de informes claro.
“"Por fin se está construyendo una relación honesta y transparente con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito." — Andriy Antonenko, dueño de LIBERT”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
Desafío
Esa disciplina era manual. LIBERT funcionaba con planillas de cálculo armadas por ellos mismos, y a fin de año eso significaba conciliar más de doce tablas mensuales que se habían vuelto demasiado complejas como para confiar en ellas sin revisarlas una y otra vez. Cada noche corría el mismo riesgo. «Si en la noche no revisas todo contra las tablas y no anotas además todos los resultados, o se te pasa un error en alguna parte, ¡mañana será imposible desenredar esta maraña de datos!», dice Antonenko. La carga de trabajo ya superaba lo que un solo jefe de operaciones podía manejar razonablemente en un horario normal, y los sistemas CRM que LIBERT probó en el camino no calzaban con la forma en que la empresa realmente operaba: ninguno estaba pensado en torno a conductores, vehículos y proyectos, como necesita una empresa de transporte.
Solución
Antonenko decidió probar Finmap. «El sistema es simple y todo se entiende. Y la reunión en línea con el consultor de soporte permitió personalizar el servicio exactamente al formato de mi negocio», dice.
La empresa armó su configuración de Finmap en torno a cómo funciona de verdad: cada uno de los cerca de 20 conductores de LIBERT tiene una cuenta individual para registrar sus gastos con las boletas y asociarlos a un proyecto, de modo que el gasto nunca sea un misterio cuando llega a la oficina central. Cada auto se lleva como un proyecto propio, que muestra los costos de mantención y los ingresos por clase de vehículo. Un panel también le da a Antonenko visibilidad del consumo de combustible de cada conductor frente a sus límites.
Resultados
El resultado más claro es una contratación que LIBERT ya no necesita hacer. Sumar a un jefe de operaciones adicional, con el sueldo mensual promedio de Ucrania de USD 750, le costaría a la empresa unos USD 8.780 al año. La suscripción anual de Finmap cuesta USD 432: un ahorro neto de USD 8.348 al año, sin contar los costos de remuneraciones y de gestión que habría sumado un nuevo trabajador.
En el día a día, eso también significa menos tiempo conciliando y más tiempo dirigiendo el negocio: los límites de combustible, los saldos de los conductores y la rentabilidad por vehículo son ahora cosas que Antonenko puede revisar en un panel, en lugar de reconstruirlas a partir de una pila de tablas. El otro resultado es más difícil de medir en números, pero a él le importa igual: la confianza dentro del equipo. «Por fin se está construyendo una relación honesta y transparente con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito. Es importante que haya suficiente de todo para todos; así el trabajo de los conductores será cómodo y el nivel de nuestro servicio no hará más que crecer», dice.
Ya está pensando en qué más podría asumir el sistema: «Ni siquiera sabía si existían programas parecidos o competidores de Finmap. ¿Y para qué, si este sistema me deja totalmente conforme? Sería bueno para nuestro negocio poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también entregar certificados de trabajos realizados».
