Cómo Mathema cambió un error de Excel de USD 250 por un control financiero diario
“"Con mis finanzas tuve suerte: siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas." — Vitalii Shkil, cofundador de Mathema”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
Desafío
Mathema es una escuela de matemáticas en línea que hoy imparte más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 alumnos. No partió así, y tampoco partió con Finmap: el cofundador Vitalii Shkil armó las primeras finanzas de la empresa en Excel, como hace la mayoría de los fundadores. Funcionó, hasta que el crecimiento lo sobrepasó. Las planillas que debían darle a Shkil una visión financiera completa nunca terminaron de entregarla: las actualizaciones iban atrasadas y el negocio pagaba el costo de maneras difíciles de anticipar. En un caso, un error dentro de una fórmula de Excel le costó USD 250 al negocio, y el equipo tardó dos horas en encontrar dónde se había echado a perder la cifra.
Para Shkil, una brecha así pesaba más que para un fundador primerizo. Llegó al negocio con conocimientos de contabilidad financiera y no estaba dispuesto a que una planilla limitara lo bien que podía aplicarlos. «Con mis finanzas tuve suerte: siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas», cuenta.
Solución
Desde marzo de 2021, Mathema gestiona sus finanzas en Finmap. Shkil conectó las cuentas bancarias de la empresa para que las transacciones se registren automáticamente en vez de digitarse a mano, con lo que cerró la etapa de ingreso manual en la que se había colado el error de USD 250. También configuró accesos por rol para todo el equipo, de modo que cada persona pudiera registrar y ver las cifras de su área sin que todos los usuarios necesitaran visibilidad financiera completa.
El hábito diario es el seguimiento del flujo de caja: una vista al día de lo que entra y lo que sale, que reemplazó la imagen atrasada y propensa a errores que le daba Excel. Además de esa revisión diaria, Shkil analiza cada mes el estado de resultados (estado de pérdidas y ganancias o P&L) y el estado de flujo de efectivo, y sigue de cerca los pagos de la primera clase, porque esa métrica le muestra si los alumnos nuevos realmente se convierten en alumnos que pagan y no solo se inscriben. Con las mismas cifras mantiene bajo revisión periódica la estructura de costos de Mathema y busca categorías que valga la pena optimizar a medida que la escuela crece. «Ya estaba aplicando mi conocimiento de contabilidad financiera a un negocio nuevo, para hacerlo financieramente sano desde el comienzo», dice.
Resultados
Mathema creció hasta convertirse en una escuela que imparte más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 alumnos, con informes financieros que ya no dependen de que alguien se acuerde de actualizar bien una planilla ni de que detecte un error antes de que cueste dinero de verdad. Gracias a la disciplina diaria de flujo de caja que Shkil montó en torno a Finmap, la empresa asegura que nunca ha caído en un déficit de caja, justo el tipo de punto ciego que le costó USD 250 y dos horas perdidas cuando Excel era todo el sistema.
Para Shkil, la elección de la herramienta nunca fue solo una cuestión financiera. «También quiero apoyar buenos productos ucranianos, como Finmap», dice.
