Cómo SITNIKS CRM convirtió el caos financiero en su primera inversión
“Después de implementar Finmap, captamos nuestra primera inversión. — Artem Sitnikov, CEO y cofundador de SITNIKS CRM”
— Artem Sitnikov, CEO y Cofundador de SITNIKS CRM
Desafío
SITNIKS CRM desarrolla software de gestión de relaciones con clientes para pymes de Ucrania. Como muchas empresas de SaaS en crecimiento, partió llevando sus finanzas como lo hace la mayoría de las startups: en planillas de Excel hechas a medida.
El fundador, Artem Sitnikov, pronto chocó con los límites de ese enfoque. Las planillas exigían una actualización constante, una sola fórmula rota podía descuadrar un informe completo y el acceso era de todo o nada: los empleados veían todo o no veían nada. Peor aún, no había forma de saber quién había cambiado qué, así que las cifras podían dejar de significar algo sin que nadie se diera cuenta.
Para una empresa que aspiraba a levantar capital externo, esa brecha pesaba todavía más: los inversionistas esperan cifras claras y creíbles, y Sitnikov necesitaba un sistema capaz de entregarlas cuando se las pidieran. Se propuso encontrar un sistema de gestión financiera que redujera el tiempo dedicado a llevar la contabilidad, eliminara el ingreso manual de datos, automatizara los informes y generara cifras lo bastante transparentes para mostrárselas a los inversionistas.
Solución
SITNIKS CRM trasladó su gestión financiera a Finmap. Una preocupación inicial fue la seguridad: conectar las cuentas bancarias de la empresa a una herramienta de terceros parecía arriesgado. En la práctica, Finmap funciona como agregador de datos y no como custodio: el dinero sigue en los bancos de la propia empresa (el equipo trabaja con proveedores como Wise y Santander) y Finmap solo trae los datos de las transacciones para automatizar los cálculos y los informes.
Con las integraciones bancarias y las reglas de automatización ya en marcha, el ingreso y el procesamiento diario de datos requieren hoy una intervención mínima de Sitnikov o de sus gerentes. La configuración flexible de accesos le permite delegar la gestión financiera en los empleados sin perder el control, y así puede concentrarse en hacer crecer el negocio y en atraer inversionistas.
La pieza central de la configuración es el informe de estado de resultados de Finmap (estado de pérdidas y ganancias o P&L), al que Sitnikov llama «oro de Finmap»: consolida los resultados por categoría, contratista y proyecto, con filtros que le permiten profundizar en cada indicador y mantienen el informe fácil de leer. Junto con él, el informe de flujo de caja ahora se genera automáticamente a partir de los datos de transacciones recopilados. SITNIKS CRM también empezó a usar un informe específico de cuentas por cobrar para detectar qué clientes pagaban atrasados en un mes determinado, de modo que el equipo pudiera hacer seguimiento antes de que el atraso se transformara en un problema de flujo de caja.
Resultados
La rutina financiera que antes le consumía tiempo a Sitnikov hoy está en gran parte automatizada, y las cifras de la empresa están lo bastante ordenadas como para entregárselas a terceros cuando las pidan. Los inversionistas actuales y potenciales pueden ver los flujos financieros, los gastos y las obligaciones futuras de la empresa cuando quieran, lo que, según Sitnikov, genera la confianza que vuelve más convincentes las negociaciones. Las cobranzas ahora llegan de manera más predecible, lo que ha ayudado a la empresa a evitar déficits de caja.
La señal más clara del cambio, en palabras del propio Sitnikov: después de implementar Finmap, SITNIKS CRM captó su primera inversión.
Su consejo para otros fundadores que se preparan para captar inversión es directo: empieza a usar una herramienta financiera adecuada lo antes posible, mantén los informes lo bastante claros para que inversionistas y partners vean exactamente cómo funciona el negocio y cómo se usará su dinero, y aprovecha esa visibilidad para detectar los problemas cuando todavía son pequeños.
