Cómo Chystota.ua redujo su costo de entrega de USD 9 a USD 2,5 por viaje con Finmap

Desafío

Chystota.ua presta un servicio de limpieza con una promesa sencilla: sea cual sea el equipo que necesite un trabajo, el cliente lo recibe y la entrega va incluida en el precio —una aspiradora para una limpieza, una escalera para otra—. Esa promesa depende de muchas entregas pequeñas, cada una poco llamativa, que se cumplan a tiempo, y durante mucho tiempo llevar los equipos de un punto a otro se había convertido, sin que nadie lo notara, en uno de los costos ocultos más grandes del negocio. La empresa dependía de los taxis, y la tarifa de un taxi cambia según el clima, el día de la semana y la demanda, así que un mismo trayecto corto podía costar bastante distinto de un día para otro, sin una forma clara de ver el patrón ni de planear en función de él.

El propietario, Dmytro Sheremeta, había manejado el negocio en Excel hasta ese momento, y eso lo había llevado lejos, pero no lo suficiente. «Para mí las finanzas siempre han sido clave. Excel, aunque es útil, no siempre responde a los requerimientos de un negocio moderno. Pero cuando empezamos a trabajar con herramientas más profesionales para llevar las cuentas del negocio, todo cambió», cuenta.

Solución

Sheremeta pasó su análisis de flujo de caja a Finmap y empezó a revisarlo cada mes, con los números en la mano, para ver con exactitud en qué gastaba el negocio y dónde había espacio para recortar. A eso sumó un informe mensual del estado de resultados (P&L), que cada vez comparaba con los dos meses anteriores, de modo que cualquier categoría de costos que empezara a desviarse saltara a la vista de inmediato, en lugar de quedar enterrada en una hoja de cálculo hasta fin de año.

La categoría que primero llamó la atención fue la de las entregas. Con cifras limpias y comparables enfrente, en lugar de un montón de recibos de taxi con valores distintos, Sheremeta por fin pudo ponerle un número concreto a la situación de partida: USD 9 por una entrega de ida y vuelta. Esa cifra le dio un punto de referencia real y la seguridad para buscar una alternativa en vez de aceptar la tarifa del taxi como algo fijo. Encontró un aliado que hace las entregas en patinetas eléctricas y pasó las entregas del negocio a ese servicio.

Resultados

El cambio hizo bajar el costo de una entrega de ida y vuelta de USD 9 a USD 2,5. Aplicado al volumen de entregas que maneja el negocio, ese solo ajuste ahorró USD 9.000 en el año, únicamente en entregas. Sumado a las otras categorías de costos que Sheremeta ajustó con la misma revisión mensual de flujo de caja y P&L, el ahorro total superó los USD 12.000 en el año.

«Gracias a Finmap, ahorramos USD 9.000 solo optimizando el costo de entrega de equipos. En total, optimizamos costos por más de USD 12.000 durante el año», dice Sheremeta.

Para Chystota.ua, el verdadero cambio no fue que las patinetas eléctricas reemplazaran a los taxis, sino la visibilidad. Un costo que nadie vigila de cerca no se puede manejar. Un costo que se revisa cada mes, categoría por categoría, termina encontrando su propia solución.