Cómo Viora Build recuperó 20 horas a la semana al cambiar las hojas de cálculo por Finmap
Viora Build es una constructora con sede en Portugal que levanta villas premium y de lujo, además de desarrollos residenciales de varios pisos, para inversionistas privados y desarrolladores que exigen tanto calidad de obra como transparencia en las cifras que la respaldan. Como la mayoría de las constructoras que trabajan por proyectos, Viora Build maneja varias obras a la vez, cada una con su propio presupuesto, contratistas, cronograma de pagos y costos de materiales: una estructura en la que es fácil perder la pista de lo que realmente pasa con el dinero.
“Trabajar con el director financiero me liberó, como mínimo, 20 horas a la semana en finanzas. — Simon, gerente de operaciones de Viora Build”
— Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build
Desafío
Durante años, Viora Build llevó sus finanzas como lo hacen muchas constructoras en crecimiento: en Google Sheets. Cada gasto se digitaba a mano y se clasificaba manualmente, proyecto por proyecto.
«Llevábamos todos los gastos a mano, y eso nos llevaba constantemente a errores. Necesitábamos un sistema que nos diera una imagen clara y ayudara a planificar el crecimiento», dice Simon, gerente de operaciones de Viora Build.
Las fallas iban más allá de los errores de digitación. La empresa no tenía informes de estado de resultados (P&L) ni de flujo de caja, así que los márgenes reales de los proyectos no se veían sino mucho después de ocurridos los hechos. No había calendario de pagos, lo que dejaba al negocio expuesto a desfases de caja. Y como varios proyectos grandes corrían en paralelo, un solo error de cálculo implicaba un riesgo financiero real.
«Necesitábamos a alguien que pudiera preparar informes de P&L y de flujo de caja bien hechos, hacer desgloses por meses y por trimestres, encargarse de la planificación financiera y preparar propuestas comerciales para inversionistas», explica Simon. La empresa sabía desde el principio que era necesario automatizar, pero las limitaciones de recursos retrasaron el paso hasta que el negocio pudo costearlo.
Solución
Cuando Viora Build tuvo el capital para actuar, avanzó en dos frentes a la vez. Primero, contrató a un gerente financiero que se encargara de clasificar las operaciones, preparar los informes y hacer la planificación financiera, un cargo que desde entonces evolucionó hasta convertirse en director financiero, con labores más estratégicas.
«Al principio trabajábamos con un gerente financiero: clasificaba todas las operaciones y armaba los informes. Y ahora trabajamos a un nivel más profundo, con un director financiero, que ejecuta decisiones estratégicas y nos entrega los informes», dice Simon.
En segundo lugar, la empresa sacó todas sus operaciones financieras de Google Sheets y las pasó a Finmap, con lo que obtuvo seguimiento por categorías, saldos de cuentas en vivo e informes de P&L y de flujo de caja cuando los necesita. Con lo básico resuelto, el equipo da ahora un paso más: integrar finanzas, compras y estimación de costos en un solo sistema ERP, para que la planificación de compras, el control de costos y los certificados de finalización queden sincronizados.
Resultados
La gestión financiera dejó de ser reactiva y el equipo directivo obtuvo una visión clara de todos los proyectos.
El logro más inmediato fue el tiempo. «Trabajar con el director financiero me liberó, como mínimo, 20 horas a la semana en finanzas», dice Simon, horas que ahora dedica a desarrollar el negocio en lugar de perseguir cifras.
El segundo logro fue la precisión. «Ahora podemos calcular con exactitud los márgenes de nuestros proyectos y, gracias a eso, la utilidad neta», señala Simon. Con un calendario de pagos, el equipo también sabe con claridad qué vence próximamente y qué certificados de finalización faltan por emitir, y se acabó la adivinanza que antes rodeaba los desfases de caja.
Compras, finanzas y estimación de costos ahora trabajan sincronizadas y no en silos separados, lo que ahorra tiempo a todo el equipo gerencial, no solo a Simon. Con el despliegue del ERP en marcha, Viora Build se prepara para su siguiente etapa: asumir proyectos más grandes con la seguridad que da saber exactamente cómo está el dinero.
«Ahora podemos planificar nuestras finanzas sin acorralarnos. Eso nos da confianza y libertad para crecer», dice Simon.
