Cómo Smartass Gym cambió el caos del efectivo por una visión financiera clara

Desafío

El propietario, Maksym, tenía un negocio con mucho movimiento pero poca visibilidad. El efectivo, en particular, se manejaba al margen del resto de la contabilidad.

«Había desajustes entre los informes y la realidad. El efectivo se llevaba por separado. Y eso a mí no me funcionaba para nada, porque no tenía ninguna visibilidad del flujo de caja», dice Maksym.

Los administradores reportaban de forma irregular: a veces tarde, a veces con errores. «Algunas cosas quedaban contabilizadas, otras se duplicaban y otras no se registraban en absoluto. El efectivo se calculaba aparte», dice. Para saber cuánto efectivo había realmente en la caja, Maksym tenía que escribirles a los administradores, esperar sus respuestas y sumarlo todo él mismo en una calculadora.

«Tenía que calcularlo todo a mano una vez por semana o por mes, tratando de entender de alguna forma qué estaba pasando. Era muy incómodo. Y más aún cuando ya teníamos una herramienta para eso y simplemente no la usábamos», dice. Sin una imagen confiable del flujo de caja, Maksym no podía proyectar los dividendos ni planear con tiempo los gastos más grandes: el negocio reaccionaba ante las situaciones en lugar de gestionarlas.

Solución

Hacía tiempo que Maksym sabía que algo tenía que cambiar, pero el equipo estaba desbordado con su propio trabajo del día a día y él no tenía tiempo de meterse a fondo en los números. El punto de quiebre llegó con la posibilidad de contar con ayuda externa. «Cuando ofreciste ayudar a arreglarlo, me di cuenta de que en unos pocos meses podíamos cambiarlo todo», dice.

Con el apoyo de un director financiero, Smartass reconstruyó desde cero el control del efectivo: cada transacción, desde los pagos recibidos hasta las consignaciones de efectivo, se registra ahora de forma automática, en lugar de armarse a partir de mensajes a los administradores. El equipo también estableció una llamada semanal fija de reporte, en la que Maksym recibe un resumen completo de lo que se hizo, lo que está en curso y los pagos programados, y así ya no tiene que revisar las cifras a diario ni perseguir al personal para pedirle novedades. Las compras grandes, como equipos nuevos o el mantenimiento técnico, ahora se distribuyen a lo largo de varios meses en lugar de caerle de golpe a las cifras de un solo mes.

«Empezamos a distribuir bien los gastos. Ahora podemos planear el mantenimiento técnico de todo el año, en lugar de llevarnos un golpe en un mes específico», dice Maksym.

Resultados

La diferencia en el día a día es inmediata: se acabaron las sesiones nocturnas con la calculadora y la persecución a los administradores para que reporten los totales de efectivo. «Ahora sí está todo en orden en el manejo del efectivo. Lo veo todo con claridad en el sistema», dice Maksym.

El ritmo semanal también cambió su forma de trabajar. «Me resulta muy cómodo porque una vez a la semana repasamos todo lo que hay que hablar. No tengo que recordarle nada a nadie», dice. Con cifras confiables de respaldo, Maksym ahora puede planear en lugar de reaccionar: proyecta con anticipación los dividendos, las bonificaciones del personal y los aumentos de sueldo, en vez de decidir sobre la marcha.

De cara al futuro, Smartass construye sobre esa base presupuestos detallados a varios meses, un esquema de bonificaciones más transparente para el personal y una planificación de escenarios ante cambios como el aumento del arriendo o de los costos de los equipos. Como dice Maksym: «¡Sí, claro que puedo recomendar Finmap!»