De los cuadernos escritos a mano a un negocio de 54 millones de UAH: la historia de ThinkGlobal

Desafío

Yana Moskovchenko no se propuso construir un imperio empresarial: todo empezó con la búsqueda de una madre por un colegio que no «quebrara» el espíritu de su hija como sentía que lo había hecho el sistema estatal. Esa búsqueda la llevó a comprar en 2017 la franquicia del colegio privado ThinkGlobal, junto con un centro de primera infancia que después se convirtió en el jardín infantil KUKU Kids, además de una serie de campamentos familiares GLOBAL FRIENDS.

Durante años manejó las finanzas como lo hacen muchos fundadores al comienzo: a mano. En cuadernos se anotaba cuánto entraba y cuánto salía en cada sede, y Moskovchenko tenía que conciliar las cifras ella misma, y muchas veces no coincidían. Hasta que no iba en persona a una sede o llamaba a alguien de allá, no tenía idea de cuánto dinero había realmente en la caja. Cuenta que vivía tratando de tenerlo todo en la cabeza: ¿dónde se nos olvidó registrar algo?, ¿por qué hay un faltante?, ¿por qué no cuadra con Excel? «Era una pesadilla», dice. «Ni siquiera quiero acordarme».

La incertidumbre llegó a su punto máximo al comienzo de la invasión a gran escala, cuando Moskovchenko consideró vender el colegio por la inestabilidad, hasta que se dio cuenta de que intentar vender un negocio que solo se llevaba en una hoja de Excel era, en sus palabras, poco profesional.

Solución

Moskovchenko conoció Finmap en una conferencia y lo implementó en todo el negocio. La adopción no fue inmediata: su equipo se resistió al comienzo, como casi todos los equipos ante cualquier sistema nuevo. Ella lo impulsó con un argumento sencillo: nadie quiere volver a lavar la ropa a mano, y esto era como instalar un lavaplatos para las finanzas del colegio. El equipo de Finmap hizo una sesión de inducción para su personal y, en un mes, los mismos empleados que se habían resistido le decían: «¿Cómo vivíamos antes?».

Hoy Moskovchenko dirige dos sedes del colegio y un jardín infantil, cada uno con su propio administrador y su propia caja registradora, y los pagos se clasifican dentro de Finmap. Puede consultar el saldo de cualquier caja en cualquier momento y maneja los campamentos GLOBAL FRIENDS como un proyecto aparte, para ver con exactitud cuánto puede destinar a publicidad y cuánto es utilidad neta. Cuando define las pensiones del próximo año, ahora lo hace con base en datos financieros reales de Finmap y no a ojo.

Resultados

El resultado más claro es la visibilidad. Moskovchenko cuenta que con Finmap puede estar en otra ciudad, abrir el celular y ver el estado real del negocio: una revisión de dos minutos en lugar de una pesadilla de conciliación. Al prepararse para una entrevista reciente, sacó las cifras en la aplicación en un par de minutos: ingresos anuales de unos 54 millones de UAH (aproximadamente USD 1.272.770), con una rentabilidad de cerca de 46% en los colegios y de alrededor de 14% en el jardín infantil.

Desde entonces se ha vuelto una defensora de tratar el control financiero como un pilar del negocio y no como una carga, y a los fundadores que entran al sector educativo les aconseja calcular su modelo financiero antes de empezar, no después. Según ella, el costo de la herramienta no es nada frente a las horas de trabajo manual que reemplazó, ni frente a la libertad que le ha dado para concentrarse, en sus palabras, «en el amor, en el crecimiento, en la oportunidad de saborear este universo».