Cómo TURE llevó la planificación financiera a un negocio que depende de las temporadas
TURE ofrece turismo de aventura en Ucrania: trekking de montaña, rafting, viajes de esquí, sus propias cadenas de alojamiento «White Elephant» y «White Bison» y competencias al aire libre, con operaciones que se extienden por el Dniéster, los Cárpatos y Ternopil. Roman Kozachuk, jefe de marketing, llegó a la empresa en 2016 y ayudó a formalizar el área de marketing en 2020; el negocio pasa de un equipo base de cuatro personas a entre 25 y 50 empleados en temporada alta.
“"La gestión intuitiva, sin planes ni presupuestos, puede dar resultados a corto plazo, pero la planificación financiera hace resiliente a un negocio." — Roman Kozachuk, jefe de marketing, TURE”
— Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, TURE
Desafío
Los primeros años de Kozachuk en TURE significaron tocar todos los palos a la vez. «Tenía que trabajar en varios departamentos: desde coordinar guías y logística hasta administrar un punto de alquiler estacional en Ternopil e incluso trabajar yo mismo como guía. Eso me dio una visión de 360 grados del negocio», dice, una visión que hacía difícil ignorar los vacíos en las finanzas de la empresa.
El turismo es un negocio que no perdona a quien lo maneja con hojas de cálculo. Las finanzas de TURE vivían en archivos de Excel manuales, con fórmulas complejas que tardaban en actualizarse, de modo que la información siempre iba un paso atrás de la realidad. Un viaje podía requerir cambios el mismo día por el clima, el mercado se contrajo con fuerza después de febrero de 2022 y la demanda oscila bruscamente entre los picos del verano y la temporada baja del invierno. Además, las operaciones estaban repartidas en varias sedes, sin una forma rápida de ver el gasto total por categoría en toda la empresa.
Solución
TURE se pasó a Finmap a comienzos de 2024, en busca de una estructura de gastos transparente y de visibilidad en tiempo real de la rentabilidad de los proyectos. Las empresas unipersonales (FOP) de la compañía conectaron sus bancos directamente a la plataforma y reemplazaron la digitación manual con datos en vivo. «Finmap nos ayudó a automatizar nuestros procesos de maravilla. La integración bancaria de nuestras empresas unipersonales (FOP) trae los datos en tiempo real. Ahora vemos el panorama financiero clasificado por canal: anuncios de Meta, anuncios de Google, diseño o mercancía de marca», dice Kozachuk.
Ese desglose por canal, junto con la vista Plan vs. Real de Finmap, le dio a TURE visibilidad inmediata del presupuesto, y no con retraso, y le permitió al equipo trazar una línea clara entre gastos operativos e inversiones de capital, una distinción que importa para un negocio que invierte en cadenas de alojamiento y a la vez opera viajes del día a día.
Resultados
Kozachuk describe el cambio menos como un reemplazo de software y más como una transformación en la forma de dirigir el negocio. «La gestión intuitiva, sin planes ni presupuestos, puede dar resultados a corto plazo, pero la planificación financiera hace resiliente a un negocio», dice. Para una empresa cuya demanda puede moverse en un día por el clima, o en un año por un golpe del mercado, esa resiliencia es lo fundamental.
Su consejo para quien piense seguir el mismo camino en el turismo es directo: «Si quieres entrar al sector turístico, tienes que sentir pasión por él, porque los retos son reales. Las finanzas son la herramienta que te muestra con exactitud hacia dónde te está llevando esa pasión».
El relato de TURE no cita una cifra concreta de ingresos ni de costos, ni un porcentaje de crecimiento atribuible al cambio; lo que describe es una transformación estructural: datos bancarios en tiempo real en lugar de digitación manual, gasto visible por canal en lugar de enterrado en fórmulas, y un plan con el cual el negocio puede contrastarse en lugar de enterarse a fin de año de si los números funcionaron. En un negocio tan estacional, conocer en tiempo real el panorama de plan versus real es, en sí mismo, el logro.
