Cómo Gold Kitchen convirtió 4 horas diarias de contabilidad en segundos
Gold Kitchen es una empresa ucraniana que vende equipos profesionales para el sector HoReCa y atiende ventas minoristas, pedidos en línea y entregas mayoristas a aliados. Desde que dejó la oficina en 2019, la empresa trabaja de forma totalmente remota, lo que significa que todas las áreas del negocio necesitan acceso compartido y actualizado a los números.
“Pasaba cuatro horas al día solo revisando y 'arrastrando' fondos de un mes a otro. — Roman, propietario de Gold Kitchen”
— Roman, propietario de Gold Kitchen
Desafío
Antes de Finmap, el propietario, Roman, llevaba las finanzas de la empresa a mano: sacaba cifras de varios bancos y de hojas de cálculo de Excel, y las conciliaba él mismo.
«Pasaba cuatro horas al día solo revisando y 'arrastrando' fondos de un mes a otro», dice Roman. Era tiempo que habría podido dedicar a abrir nuevas líneas, atender clientes o escalar el negocio, pero se iba en la rutina.
Lo más costoso era la falta de visibilidad. Con las ventas repartidas entre mayoristas, retail y pedidos en línea, Roman no podía saber qué canal generaba realmente la utilidad. «No sabía cuál era mi facturación ni qué áreas eran rentables. Solo tenía una idea aproximada de las cifras», cuenta. Sin ningún tipo de contabilidad gerencial, las decisiones de gasto e inversión se tomaban por intuición y no con datos, y no había manera de ver venir un desfase de caja antes de que llegara.
Solución
Roman decidió resolver el problema de raíz en lugar de ponerle parches. Conectó Finmap y sumó a un experto financiero con más de 20 años de experiencia trabajando con grandes empresas e importadores para que lo ayudara a configurarlo bien.
«El experto financiero es de primera. Me sorprendió muy gratamente. El conocimiento es la clave», dice Roman.
La implementación avanzó por etapas: mapear cada fuente de ingresos y gastos y separarlas por área de negocio, configurar las categorías y las reglas automáticas de Finmap según la estructura propia de Gold Kitchen, sincronizar los datos mediante integraciones —y, donde no había integración directa, mediante importación de archivos, incluida la conexión de NovaPay y la configuración de la contabilidad de las cuentas de Monobank— y capacitar a Roman y a su equipo para que lean los datos por sí mismos en lugar de esperar informes manuales.
Resultados
El cambio se notó directamente en la rutina diaria de Roman. El tiempo que dedica a la gestión financiera se redujo aproximadamente diez veces: en lugar de cuatro horas al día, le bastan unos pocos clics. Como dice Roman: «Un segundo es un ahorro de tiempo enorme; puedes ver todas tus finanzas a cualquier hora del día o del año».
Además del tiempo ahorrado, Roman ahora tiene visibilidad total de los ingresos y gastos por categoría, una idea clara de qué áreas del negocio son realmente rentables y una base para proyectar desfases de caja y pagos: decisiones que antes se tomaban por intuición hoy se toman con datos.
«Antes había una contabilidad que trabajaba más para el Estado. Después, una contabilidad gerencial que trabaja para la empresa», dice Roman.
Con el modelo básico ya montado —categorías creadas, áreas del negocio separadas y el equipo involucrado en el mantenimiento diario—, Gold Kitchen mira ahora hacia adelante: usar Finmap para proyectar desfases de caja, optimizar los gastos por área de negocio para mejorar los márgenes y abrir nuevos canales de venta sobre la contabilidad gerencial que ya tiene.
«Ahora tenemos mucho más que una contabilidad para informes; tenemos una contabilidad gerencial que muestra el panorama real del negocio», dice Roman.
