Cómo Intelligent System creció ~150% en un año de pandemia con Finmap

Desafío

Mykola Mostovoy montó su negocio de construcción como lo hace al principio la mayoría de los contratistas: rápido, a pie de obra y en Excel. Cuando la empresa ya manejaba diez cuadrillas desde Varsovia, con un equipo internacional de personas de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia, ese método dejó de funcionar. Cada cuadrilla llevaba su propio presupuesto de materiales e insumos, pero nadie tenía un solo lugar donde ver el panorama completo: qué clientes habían pagado de verdad, cuánto salía por compras y salarios, qué proyectos daban utilidad y cuáles no, o qué equipos había en inventario en diez obras distintas. Antes de Finmap, todo eso vivía en archivos de Excel dispersos, y cuadrar las cifras de una cuadrilla con las de otra consumía un tiempo que el equipo no tenía.

La firma contable polaca que la empresa tenía subcontratada no estaba pensada para cerrar esa brecha. Sus informes llegaban entre dos y tres semanas después de los hechos: aceptables para los trámites formales, pero inservibles para una decisión que había que tomar esa misma semana. La solución obvia, contratar a un director financiero de tiempo completo en Varsovia, tenía un costo concreto: alrededor de 8.000 PLN (unos €2.000) al mes, un compromiso que Mostovoy no quería asumir por un cargo que todavía no podía justificar del todo. «Necesitábamos una herramienta de contabilidad gerencial más oportuna, que nos mostrara dónde estamos generando utilidad, dónde estamos perdiendo dinero y dónde podríamos operar con más eficiencia», dice.

Solución

Mostovoy reunió en Finmap los presupuestos de las diez cuadrillas, con acceso por roles: los gerentes de proyecto, los maestros de obra y los conductores ven y registran solo lo que corresponde a su parte del negocio. En lugar de acumular los papeles para una conciliación de fin de mes, los empleados registran ellos mismos las transacciones de ingresos, gastos y transferencias a medida que ocurren, a través de los tres puntos de entrada principales de Finmap.

Dos funciones sostienen el trabajo diario. El informe de flujo de caja le da a Mostovoy, el mismo día, una lectura de por dónde se mueve realmente el dinero, cuadrilla por cuadrilla. El Calendario de pagos le permite planear los ingresos y los gastos con anticipación, en lugar de descubrir un faltante cuando ya es un problema. «El calendario de pagos nos ayudó a planificar nuestros ingresos y gastos para saber si íbamos a tener un desfase de caja o dónde podía presentarse. Tuvimos tiempo de reaccionar y evitar esa situación», dice.

El sistema también resultó ser una red de seguridad que nadie había planeado. Un septiembre, un empleado perdió una factura de 4.500 PLN (unos €1.000) y se olvidó por completo del asunto, hasta que los contadores fueron a cerrar los documentos del mes y vieron que faltaba. Como la transacción ya estaba registrada en Finmap, la empresa detectó el faltante antes de que el dinero se perdiera para siempre. «Menos mal que pasó todo por Finmap», dice Mostovoy.

Resultados

Con visibilidad diaria sobre las diez cuadrillas, el negocio de construcción de Mostovoy creció alrededor de 150% en un solo año, a pesar de la pandemia. Otro emprendimiento de su portafolio, en fintech y manejado también con Finmap, creció 400% en el mismo periodo.

Igual de revelador es el cargo que Mostovoy todavía no ha tenido que contratar. «En el nivel en el que operamos, hace mucho tiempo deberíamos haber contratado a alguien que se encargara de las finanzas. Pero con el servicio de Finmap todavía no hace falta», dice, y así se ahorra esos aproximadamente 8.000 PLN mensuales sin renunciar a una visibilidad diaria y estructurada de cada cuadrilla.

Cuando se le pregunta directamente por qué adoptó Finmap, Mostovoy no recurre a una métrica financiera. «¡Porque es genial!», dice.