Cómo KLEI cambió las conjeturas financieras por claridad en tiempo real
KLEI fabrica stickers, pero no de los producidos en serie, sino duraderos y con un acabado cuidadoso, desde Ucrania. Fundada en 2017 por Mykyta Anikanov, la empresa arrancó como una operación de diez personas que se sentía más como una familia que como un negocio. Creció rápido: llegaron pedidos de clientes internacionales como Reface, Wix, Banda Agency y Wikimedia, y hasta clientes tan lejanos como Canadá estaban dispuestos a esperar semanas por la entrega, sin ningún gasto adicional de marketing.
“"Abro Finmap, veo el saldo, los gastos que vienen, sigo en azul y paso a lo siguiente." — Mykyta Anikanov, fundador, KLEI”
— Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI
Desafío
El crecimiento no vino acompañado de visibilidad. Las finanzas de KLEI estaban repartidas entre cuentas bancarias separadas, hojas de cálculo y los apuntes mentales del propio Anikanov. Los pedidos variaban muchísimo —desde un solo sticker hasta tirajes de 10.000, con corte al contorno, en paquetes o corporativos— y cada tipo de pedido tenía su propia estructura de costos, que el equipo no lograba ver con facilidad. La mezcla de medios de pago generaba desfases de caja y, a medida que el saldo bancario se acercaba a cero mientras los pedidos seguían aumentando, Anikanov no podía responder la pregunta más básica: ¿KLEI era realmente rentable o solo estaba ocupada?
«Las finanzas siempre han sido mi punto débil: me costaban muchísimo», dice. El estrés seguía un patrón: «Antes estaba tranquilo dos días y estresado dos semanas. Ahora es al revés: siempre estoy tranquilo».
Solución
KLEI implementó Finmap en el otoño de 2021 y lo usó para reunir en un solo lugar cada cuenta, hoja de cálculo y nota mental, con un saldo en vivo y un calendario de pagos que reemplazaron la foto retrospectiva que el equipo solía armar después de los hechos. Dos cambios fueron los más notorios.
Primero, cuando Finmap hizo visibles las cuentas por cobrar, el equipo detectó un patrón de clientes que pagaban tarde y pasó el negocio a una política de solo pago anticipado. «Después de implementar la gestión financiera, vi en Finmap que sí teníamos cuentas por cobrar. Entonces dijimos: bueno, de ahora en adelante, solo con pago anticipado», dice Anikanov.
Segundo, KLEI armó una estructura de categorías dentro de Finmap —categorías separadas para stickers individuales y para paquetes de stickers— y así por fin pudo ver qué tipos de pedido eran realmente rentables, en lugar de juzgar el negocio solo por el saldo total. «Antes solo mirábamos el total: entró dinero, así que estábamos bien. Pero cuando empezamos a dividir por tipos de pedido, vimos que no todo era igual de rentable», dice.
También armó una rutina alrededor del sistema, en lugar de tratarlo como un arreglo de una sola vez: «Dedica tiempo a las finanzas cada semana. Incluso 30 minutos analizando los números te dan más que las suposiciones o la intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones con base en hechos».
Resultados
El cambio más evidente es la forma en que Anikanov empieza hoy su día. «Abro Finmap, veo el saldo, los gastos que vienen, sigo en azul y paso a lo siguiente. Antes tenía que revisar tres cuentas bancarias, hojas de cálculo, notas, y aun así no estar seguro», dice.
Pasar de revisar tres lugares a revisar uno liberó tiempo y atención que antes se iban en la ansiedad por las finanzas. Para 2025, KLEI había conseguido inversión, había empezado a construir su propia planta de producción, había abierto nuevas cuentas y había puesto en marcha una nueva estructura financiera acorde con su crecimiento: el tipo de hitos que cuesta alcanzar cuando todavía se adivina la rentabilidad pedido por pedido.
Cuando se le pregunta qué le diría a otro fundador en su misma situación, Anikanov vuelve al hábito más que al software: conoce tus números, revísalos cada semana y deja que los hechos, y no la intuición, impulsen la siguiente decisión.
