Cómo LIBERT ahorró USD 8.348 al año al reemplazar las hojas de cálculo con Finmap
LIBERT presta servicios de transporte premium y de clase ejecutiva en Ucrania: reservas individuales y corporativas, transporte para delegaciones oficiales, logística de eventos, rutas internacionales, vehículos blindados para viajes con requisitos de seguridad y conductores que hablan inglés. Andriy Antonenko fundó la empresa en 2008 y la construyó sobre un principio sencillo: el orden importa, sobre todo en las finanzas; por eso, desde muy temprano capacitó a su equipo en un sistema de informes claro.
“"Por fin se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito." — Andriy Antonenko, propietario, LIBERT”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
Desafío
Esa disciplina era manual. LIBERT funcionaba con hojas de cálculo armadas por ellos mismos y, hacia fin de año, eso significaba conciliar más de doce tablas mensuales que se habían vuelto demasiado complejas para confiar en ellas sin verificarlas una y otra vez. Cada noche traía el mismo riesgo. «Si en la noche no revisas todo contra las tablas y no vuelves a listar todos los resultados, o se te pasa un error en alguna parte, ¡mañana será imposible desenredar esta maraña de datos!», dice Antonenko. La carga de trabajo ya superaba lo que un solo gerente de operaciones podía manejar razonablemente en un horario normal, y los sistemas CRM que LIBERT probó en el camino no se ajustaban a la forma real de operar del negocio: ninguno estaba pensado en torno a conductores, vehículos y proyectos, como necesita una empresa de transporte.
Solución
Antonenko decidió probar Finmap. «El sistema es sencillo y todo se entiende. Y la reunión en línea con el consultor de soporte permitió personalizar el servicio justo al formato de mi negocio», cuenta.
La empresa armó su configuración de Finmap según su forma real de operar: cada uno de los cerca de 20 conductores de LIBERT tiene una cuenta individual para registrar gastos con sus recibos y asignarlos a un proyecto, de modo que ningún gasto sea un misterio cuando llega a la oficina principal. Cada vehículo se maneja como un proyecto propio, con los costos de mantenimiento y los ingresos por clase de vehículo. Además, un tablero le permite a Antonenko ver el consumo de combustible de cada conductor frente a su límite.
Resultados
El resultado más claro es una contratación que LIBERT ya no necesita hacer. Sumar un gerente de operaciones adicional, con el salario mensual promedio de Ucrania de USD 750, le costaría a la empresa unos USD 8.780 al año. La suscripción anual de Finmap cuesta USD 432: un ahorro neto de USD 8.348 al año, sin contar la carga de nómina y de gestión que habría traído un nuevo empleado.
En el día a día, eso también significa menos tiempo conciliando y más tiempo dirigiendo el negocio: los límites de combustible, los saldos de los conductores y la rentabilidad por vehículo son datos que Antonenko ahora consulta en un tablero, en lugar de reconstruirlos a partir de una pila de tablas. El otro resultado es más difícil de cuantificar, pero para él pesa igual: la confianza dentro del equipo. «Por fin se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, y eso es para mí una de las claves del éxito. Es importante que a todos les alcance; así el trabajo de los conductores será cómodo y el nivel de nuestro servicio solo irá en aumento», dice.
Ya piensa en qué más podría asumir el sistema: «Ni siquiera sabía si existían programas parecidos o competidores de Finmap. ¿Y para qué, si este sistema me deja totalmente satisfecho? Sería bueno para nuestro negocio poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también expedir certificados de trabajos realizados».
