Cómo Mathema cambió un error de Excel de USD 250 por control financiero diario
“"Tuve suerte con mis finanzas: siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas." — Vitalii Shkil, cofundador, Mathema”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
Desafío
Mathema es una escuela de matemáticas en línea que hoy da más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 estudiantes. No empezó así, y tampoco empezó en Finmap: el cofundador Vitalii Shkil armó las finanzas iniciales de la empresa en Excel, como lo hace la mayoría de los fundadores. Funcionó, hasta que el crecimiento del negocio la desbordó. Las hojas de cálculo que debían darle a Shkil una visión financiera completa nunca terminaron de dársela: las actualizaciones iban atrasadas y el negocio lo pagaba de maneras difíciles de prever. En un incidente, un error dentro de una fórmula de Excel le costó USD 250 al negocio, y el equipo tardó dos horas buscando solo para encontrar en qué punto se había torcido la cifra.
Para Shkil, ese tipo de brecha pesaba más de lo que habría pesado para un fundador primerizo. Llegó al negocio con conocimientos de contabilidad financiera y no estaba dispuesto a que una hoja de cálculo fuera el techo de lo que podía aplicar. «Tuve suerte con mis finanzas: siempre escuché a gente inteligente, y todos decían: controla tus finanzas», cuenta.
Solución
Desde marzo de 2021, Mathema gestiona sus finanzas en Finmap. Shkil conectó las cuentas bancarias de la empresa para que las transacciones se registren solas en lugar de digitarse a mano, con lo que eliminó el paso de captura manual por donde se había colado el error de USD 250. También configuró accesos por rol para todo el equipo, de modo que cada persona pueda registrar y ver las cifras que le corresponden sin que todos los titulares de cuentas necesiten una visibilidad financiera completa.
El hábito diario es el seguimiento del flujo de caja: una vista del mismo día de lo que entra y sale, que reemplazó el panorama atrasado y propenso a errores que antes le daba Excel. Además de esa revisión diaria, Shkil hace una revisión mensual del estado de resultados (P&L) y del estado de flujos de efectivo, y hace seguimiento específico a los pagos de la primera clase, porque esa métrica le dice si los estudiantes nuevos realmente se están convirtiendo en estudiantes que pagan y no solo se inscriben. Usa esas mismas cifras para mantener la estructura de costos de Mathema en revisión periódica, en busca de categorías que valga la pena optimizar a medida que la escuela crece. «Ya estaba aplicando mi conocimiento de contabilidad financiera a un negocio nuevo, para que fuera financieramente sano desde el comienzo», cuenta.
Resultados
Mathema se convirtió en una escuela que da más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 estudiantes, con informes financieros que ya no dependen de que alguien se acuerde de actualizar bien una hoja de cálculo ni de que alguien detecte un error antes de que cueste dinero de verdad. Con la disciplina diaria de flujo de caja que Shkil construyó en torno a Finmap, la empresa asegura que nunca ha caído en un desfase de caja, justo el tipo de punto ciego que le costó al negocio USD 250 y dos horas perdidas cuando Excel era todo el sistema.
Para Shkil, la elección de la herramienta nunca fue puramente financiera. «También quiero apoyar productos ucranianos geniales como Finmap», dice.
