Cómo SITNIKS CRM convirtió el caos financiero en su primera inversión
“Después de implementar Finmap, atrajimos nuestra primera inversión. — Artem Sitnikov, CEO y cofundador de SITNIKS CRM”
— Artem Sitnikov, CEO y Cofundador de SITNIKS CRM
Desafío
SITNIKS CRM desarrolla software de gestión de relaciones con los clientes para pymes de Ucrania. Como muchas empresas de SaaS en crecimiento, empezó llevando sus finanzas como lo hace la mayoría de las startups: en hojas de cálculo de Excel hechas a la medida.
El fundador, Artem Sitnikov, pronto chocó con los límites de ese enfoque. Las hojas de cálculo exigían actualización constante, una sola fórmula dañada podía descuadrar un informe completo y el acceso era de todo o nada: los empleados veían todo o no veían nada. Peor aún, no había forma de saber quién había cambiado qué, así que las cifras podían dejar de significar algo sin que nadie lo notara.
Para una empresa que aspiraba a conseguir inversión externa, esa brecha pesaba todavía más: los inversionistas esperan cifras claras y creíbles, y Sitnikov necesitaba un sistema capaz de producirlas cuando se las pidieran. Se propuso encontrar un sistema de gestión financiera que redujera el tiempo dedicado a las tareas contables, eliminara la digitación manual de datos, automatizara los informes y generara cifras lo bastante transparentes para mostrárselas a los inversionistas.
Solución
SITNIKS CRM pasó su gestión financiera a Finmap. Una preocupación inicial fue la seguridad: conectar las cuentas bancarias de la empresa a una herramienta de terceros parecía riesgoso. En la práctica, Finmap funciona como un agregador de datos: no custodia ni mueve el dinero, que sigue en los bancos de la propia empresa (el equipo trabaja con proveedores como Wise y Santander), y solo trae los datos de las transacciones para automatizar los cálculos y los informes.
Con las integraciones bancarias y las reglas de automatización ya funcionando, el registro y el procesamiento diario de datos requieren hoy una intervención mínima de Sitnikov o de sus gerentes. Los accesos flexibles le permiten delegar la gestión financiera en sus empleados sin perder el control, y así dedicarse a hacer crecer el negocio y a atraer inversionistas.
La pieza central de la configuración es el informe de estado de resultados (P&L) de Finmap, al que Sitnikov llama «oro de Finmap»: consolida los resultados por categoría, contratista y proyecto, con filtros que le permiten profundizar en métricas individuales sin que el informe deje de ser fácil de leer. Junto a él, el informe de flujo de caja ahora se genera solo a partir de los datos de transacciones recopilados. SITNIKS CRM también empezó a usar un informe específico de cuentas por cobrar para identificar los clientes que pagaban tarde en determinado mes, de modo que el equipo pudiera hacerles seguimiento antes de que se volviera un problema de flujo de caja.
Resultados
La rutina financiera que antes le consumía tiempo a Sitnikov hoy está en buena parte automatizada, y las cifras de la empresa están lo bastante ordenadas como para entregárselas a terceros cuando las pidan. Los inversionistas actuales y potenciales pueden ver cuando quieran los flujos de dinero, los gastos y las obligaciones futuras de la compañía, algo que, según Sitnikov, genera la confianza que hace más convincentes las negociaciones. Las cuentas por cobrar ahora se recuperan de forma más predecible, lo que ha ayudado a la empresa a evitar desfases de caja.
La señal más clara del cambio, en palabras del propio Sitnikov: después de implementar Finmap, SITNIKS CRM atrajo su primera inversión.
Su consejo para otros fundadores que se preparan para conseguir inversión es directo: empieza a usar una herramienta financiera adecuada lo antes posible, mantén los informes lo bastante claros para que inversionistas y socios vean con exactitud cómo funciona el negocio y cómo se usará su dinero, y aprovecha esa visibilidad para detectar los problemas cuando todavía son pequeños.
