De Cuadernos Escritos a Mano a un Negocio de 54 Millones de UAH: La Historia de ThinkGlobal

Desafío

Yana Moskovchenko no se propuso construir un imperio de negocios: empezó como una madre en busca de una escuela que no «quebrara» el espíritu de su hija, como ella sentía que lo había hecho el sistema público. Esa búsqueda la llevó a comprar la franquicia de la escuela privada ThinkGlobal en 2017, junto con un centro de educación inicial que más tarde se convirtió en el kínder KUKU Kids, además de una serie de campamentos familiares GLOBAL FRIENDS.

Durante años, llevó las finanzas como lo hacen muchos fundadores al principio: a mano. Había cuadernos donde se anotaba cuánto entraba y salía en cada sede, y Moskovchenko tenía que conciliar las cifras ella misma, y con frecuencia no cuadraban. Hasta que visitaba en persona una sede o le llamaba a alguien de ahí, no tenía idea de cuánto dinero había realmente en la caja. Cuenta que vivía intentando tenerlo todo en la cabeza: ¿en qué se nos olvidó registrar algo?, ¿por qué hay un faltante?, ¿por qué no coincide con Excel? «Era una pesadilla», dice. «Ni siquiera quiero acordarme».

La incertidumbre llegó a su punto máximo al inicio de la invasión a gran escala, cuando Moskovchenko consideró vender la escuela por temor a la inestabilidad, antes de darse cuenta de que intentar vender un negocio que se llevaba solo en una hoja de Excel era, en sus palabras, poco profesional.

Solución

Moskovchenko supo de Finmap en una conferencia y lo implementó en todo su negocio. No hubo aceptación inmediata: su equipo se resistió al principio, como la mayoría de los equipos ante cualquier sistema nuevo. Ella lo sacó adelante con un argumento sencillo: hoy nadie quiere lavar la ropa a mano, y esto equivalía a instalar un lavavajillas para las finanzas de la escuela. El equipo de Finmap dio una sesión de capacitación inicial a su personal, y en un mes los mismos empleados que se habían resistido le decían: «¿Cómo vivíamos antes?».

Hoy, Moskovchenko opera dos sedes de la escuela y un kínder, cada uno con su propio administrador y su propia caja registradora, y categoriza los pagos dentro de Finmap. Puede consultar el saldo de cualquier caja en cualquier momento, y da seguimiento a los campamentos GLOBAL FRIENDS como un proyecto aparte para ver exactamente cuánto puede destinarse a publicidad y cuánto es utilidad neta. Cuando fija la colegiatura del siguiente año, ahora lo hace con base en datos financieros reales de Finmap y no a ojo.

Resultados

El resultado más claro es la visibilidad. Moskovchenko dice que con Finmap puede estar en otra ciudad, abrir el celular y ver el estado real del negocio: una revisión de dos minutos en lugar de una pesadilla de conciliación. Al prepararse para una entrevista reciente, sacó las cifras en la app en un par de minutos: ingresos anuales de aproximadamente 54 millones de UAH (unos USD 1,272,770), con una rentabilidad de alrededor del 46% en las escuelas y de cerca del 14% en el kínder.

Desde entonces se ha vuelto una promotora de tratar el seguimiento financiero como un fundamento del negocio y no como una carga, y les dice a otros fundadores que van a entrar al sector educativo que calculen su modelo financiero antes de empezar, no después. Como ella lo dice, el costo de la herramienta no es nada comparado con las horas de trabajo manual que reemplazó y con la libertad que le ha dado, en sus palabras, para concentrarse «en el amor, en el crecimiento, en la oportunidad de saborear este universo».