Cómo TURE Llevó la Planeación Financiera a un Negocio Construido sobre Temporadas
TURE opera turismo de aventura en Ucrania: trekking de montaña, rafting, viajes de esquí, sus propias cadenas de alojamiento «White Elephant» y «White Bison» y competencias al aire libre, con operaciones que abarcan el Dniéster, los Cárpatos y Ternopil. Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, se unió a la empresa en 2016 y ayudó a formalizar su área de marketing en 2020; el negocio pasa de un equipo base de cuatro personas a 25-50 empleados en temporada alta.
“"La gestión intuitiva sin planes ni presupuestos puede dar resultados a corto plazo, pero la planeación financiera vuelve resiliente a un negocio." — Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, TURE”
— Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, TURE
Desafío
En sus primeros años en TURE, Kozachuk hacía de todo a la vez. «Tuve que trabajar en varios departamentos: desde coordinar guías y logística hasta administrar una renta de temporada en Ternopil e incluso trabajar yo mismo como guía. Eso me dio una visión de 360 grados del negocio», dice, una visión que hacía difícil pasar por alto las carencias en las finanzas de la empresa.
El turismo es un negocio implacable para llevarlo en hojas de cálculo. Las finanzas de TURE vivían en archivos de Excel manuales con fórmulas complejas que tardaban en actualizarse, así que el panorama siempre iba un paso detrás de la realidad. Un viaje podía requerir un cambio el mismo día por el clima, el mercado mismo se contrajo con fuerza después de febrero de 2022, y la demanda oscila bruscamente entre los picos del verano y la temporada baja del invierno. Además, las operaciones estaban dispersas en varios puntos, sin una forma rápida de ver el gasto total por categoría en toda la empresa.
Solución
TURE se pasó a Finmap a principios de 2024 en busca de una estructura de gastos transparente y de visibilidad en tiempo real de la rentabilidad de cada proyecto. Las empresas unipersonales (FOP) de la compañía conectaron su banca directamente a la plataforma y reemplazaron la captura manual con datos en vivo. «Finmap nos ayudó a automatizar nuestros procesos de maravilla. La integración con los bancos de nuestras empresas unipersonales (FOP) trae los datos en tiempo real. Ahora podemos ver el panorama financiero categorizado por canal: anuncios de Meta, anuncios de Google, diseño o mercancía de la marca», dice Kozachuk.
Ese desglose por canal, junto con la vista Plan vs. Real de Finmap, le dio a TURE visibilidad inmediata del presupuesto, en lugar de una visibilidad con retraso, y permitió al equipo trazar una línea clara entre los gastos operativos y los gastos de capital, una distinción que importa para un negocio que invierte en cadenas de alojamiento mientras opera viajes todos los días.
Resultados
Kozachuk presenta el cambio menos como un cambio de software y más como una transformación de la manera de dirigir el negocio. «La gestión intuitiva sin planes ni presupuestos puede dar resultados a corto plazo, pero la planeación financiera vuelve resiliente a un negocio», dice. Para una empresa cuya demanda puede moverse en un día por el clima, o en un año por un golpe del mercado, esa resiliencia es lo que importa.
Su consejo para quien piense seguir el mismo camino en el turismo es directo: «Si quieres entrar en la industria del turismo, tienes que sentir pasión por ella, porque los retos son reales. Las finanzas son la herramienta que te muestra exactamente hacia dónde te está llevando esa pasión».
El relato de TURE no cita un ingreso, un costo ni un porcentaje de crecimiento concretos derivados del cambio; el cambio que describe es estructural: datos bancarios en tiempo real en lugar de captura manual, gasto visible por canal en lugar de enterrado en fórmulas, y un plan con el que el negocio puede contrastarse a sí mismo en lugar de enterarse al cierre del año de si los números funcionaron. En un negocio tan estacional, conocer en tiempo real el panorama de plan contra real es, en sí mismo, el logro.
