Cómo Viora Build Recuperó 20 Horas a la Semana al Cambiar las Hojas de Cálculo por Finmap

Desafío

Durante años, Viora Build llevó sus finanzas como lo hacen muchas constructoras en crecimiento: en Google Sheets. Cada gasto se capturaba a mano y se categorizaba manualmente, proyecto por proyecto.

«Registrábamos todos los gastos a mano, y eso nos causaba errores constantemente. Necesitábamos un sistema que diera un panorama claro y ayudara a planear el crecimiento», dice Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build.

Las fallas iban más allá de los errores de captura. La empresa no tenía reportes de P&L ni de flujo de efectivo, así que los márgenes reales de cada proyecto eran invisibles hasta mucho después. No existía un calendario de pagos, lo que dejaba al negocio expuesto a faltantes de efectivo. Y como varios proyectos grandes corrían en paralelo, un solo error de cálculo implicaba un riesgo financiero real.

«Necesitábamos a alguien que pudiera preparar reportes de P&L y de flujo de efectivo como se debe, hacer desgloses por mes y por trimestre, encargarse de la planeación financiera y preparar propuestas comerciales para inversionistas», explica Simon. La empresa sabía desde el principio que la automatización era necesaria, pero la falta de recursos retrasó el cambio hasta que el negocio pudo costearlo.

Solución

Cuando Viora Build tuvo el capital para actuar, avanzó en dos frentes a la vez. Primero, contrató a un gerente financiero que se hiciera cargo de categorizar las operaciones, elaborar los reportes y llevar la planeación financiera, un puesto que desde entonces ha crecido hasta convertirse en el de director financiero, con funciones más estratégicas.

«Al principio trabajábamos con el formato de gerente financiero: él categorizaba todas las operaciones y elaboraba los reportes. Y ahora trabajamos a un nivel más profundo, con el formato de director financiero, cuando él ejecuta decisiones estratégicas y nos proporciona los reportes», dice Simon.

En segundo lugar, la empresa sacó todas las operaciones financieras de Google Sheets y las pasó a Finmap, con lo que obtuvo seguimiento por categoría, saldos de cuentas en vivo y reportes de P&L y de flujo de efectivo cuando los necesita. Con lo básico resuelto, el equipo ahora da un paso más: integrar finanzas, compras y estimación de costos en un solo sistema ERP, para que la planeación de compras, el control de costos y los certificados de terminación se mantengan sincronizados.

Resultados

La gestión financiera dejó de ser reactiva y el equipo directivo obtuvo una visión clara de todos los proyectos.

La mejora más inmediata fue el tiempo. «Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas a la semana en finanzas», dice Simon, horas que ahora dedica a desarrollar el negocio en lugar de andar tras las cifras.

La segunda mejora fue la precisión. «Ahora podemos calcular con exactitud los márgenes de nuestros proyectos y, gracias a eso, la utilidad neta», señala Simon. Con un calendario de pagos en marcha, el equipo también tiene claro qué pagos vencen y qué certificados de terminación faltan por emitir, lo que elimina las conjeturas que antes rodeaban los faltantes de efectivo.

Compras, finanzas y estimación ahora trabajan en sincronía y no en silos separados, lo que ahorra tiempo a todo el equipo directivo y no solo a Simon. Con la implementación del ERP en marcha, Viora Build se prepara para su siguiente etapa: asumir proyectos más grandes con la confianza que da saber exactamente cómo está el dinero.

«Ahora podemos planear nuestras finanzas sin arrinconarnos. Eso nos da confianza y libertad para crecer», dice Simon.