Cómo Intelligent System Creció ~150% en un Año de Pandemia con Finmap

Desafío

Mykola Mostovoy construyó su negocio de construcción de la manera que la mayoría de contratistas lo hacen al principio: rápido, práctico y fuera de Excel. Para cuando la empresa estaba ejecutando diez cuadrillas separadas de Varsovia, con personal de un equipo internacional derivado de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia, ese enfoque había dejado de funcionar. Cada cuadrilla mantenía su propio presupuesto para materiales y consumibles, pero nadie tenía un único lugar para ver la imagen completa: qué clientes habían pagado realmente, cuánto se estaba saliendo por puerta en adquisición y salarios, qué proyectos eran rentables y cuáles no, o qué equipos estaban sentados en inventario en diez sitios diferentes. Antes de Finmap, todo eso vivía en archivos dispersos de Excel, y reconciliar los números de una cuadrilla contra otros se comía tiempo que el equipo no tenía.

La firma de contabilidad polaca subcontratada de la empresa no estaba construida para cerrar esa brecha. Sus reportes llegaban dos a tres semanas después, bien para presentación, inútil para una decisión que necesitaba tomarse esa semana. La solución obvia, contratar un director financiero de tiempo completo en Varsovia, vino con un precio real: alrededor de 8,000 PLN (aproximadamente €2,000) al mes, un costo que Mostovoy no estaba listo para comprometerse por un rol que aún no podía plenamente justificar. «Requeríamos una herramienta de contabilidad de gestión más oportuna que nos mostrara dónde estamos ganando ganancia, dónde estamos perdiendo dinero y dónde podríamos operar más eficientemente», dice.

Solución

Mostovoy consolidó los presupuestos de las diez cuadrillas dentro de Finmap, con acceso basado en rol de modo que gerentes de proyecto, capataces y conductores cada uno ven e ingresan solo lo relevante a su parte del negocio. En lugar de lotes de documentos por reconciliación de fin de mes, los empleados registran transacciones de ingresos, gastos y transferencias ellos mismos, mientras ocurren, usando los tres puntos de entrada principales de Finmap.

Dos características cargan el peso diario. El informe de Flujo de Caja proporciona a Mostovoy una lectura del mismo día en dónde el dinero realmente se está moviendo, cuadrilla por cuadrilla. El Calendario de Pagos le permite planificar ingresos y gastos adelante en tiempo en lugar de descubrir un déficit después de ser ya un problema. «El calendario de pagos nos ayudó a planificar nuestros ingresos y gastos de modo que supiéramos si teníamos una brecha de efectivo o dónde podría ocurrir. Tuvimos tiempo de reaccionar y evitar tal situación», dice.

El sistema también se convirtió en una red de seguridad no planeada. Un septiembre, un empleado perdió una factura de 4,500 PLN (aproximadamente €1,000) y la olvidó completamente, hasta que los contadores fueron a arreglar los documentos del mes y la encontraron faltando. Porque la transacción ya estaba registrada dentro de Finmap, la empresa capturó la brecha antes de que el dinero se fuera para bien. «Es bueno que la ejecutara a través de Finmap», dice Mostovoy.

Resultados

Con visibilidad diaria en las diez cuadrillas, el negocio de construcción de Mostovoy creció aproximadamente 150% en un único año, a pesar de la pandemia. Una empresa separada en su cartera, ejecutada en Finmap en fintech, creció 400% en el mismo período.

Igual de revelador es la contratación que Mostovoy aún no ha tenido que hacer. «En el nivel donde operamos, deberíamos haber contratado a alguien para manejar las finanzas hace mucho tiempo. Pero con el servicio de Finmap no hay necesidad de eso aún», dice, evitando ese costo mensual de aproximadamente 8,000 PLN mientras aún obtiene visibilidad estructurada diaria en cada cuadrilla.

Cuando se le pregunta directamente por qué adoptó Finmap, Mostovoy no busca una métrica financiera. «¡Porque es genial!», dice.